出張手配で役立つホテル選びのコツ

2021/08/24

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出張にかかる経費を抑えるには、手配のコツをおさえることが大切です。

出張手配にはいくつかの方法があり、最適な出張手配を知っていると、経費の大幅な削減が可能になります。そこで、出張手配をお得に行うコツを紹介しましょう。

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ホテル選びのコツ

出張手配でホテル選びをする際には、次のポイントに注意するのがコツでしょう。

周辺環境やアクセスのよさ

宿泊を伴う出張ではホテル代がかかりすぎることがあるでしょう。しかし、安いホテルを選ぶと治安が悪いところを選んでしまう可能性もあり、安全な出張ができません。

また、出張先まで電車をいくつも乗り継がなくてはならないような立地ではスムーズな出張ができないでしょう。そのため、ホテル選びの際には周辺環境がいかに整っているかアクセスが良好かをしっかりとチェックするのがコツだといえます。

Wi-Fiなどのインターネット環境

出張時にはホテルに戻って書類を作成したり、会社にメールで進捗を報告したりすることが多いでしょう。ホテルの部屋で仕事をするというケースはめずらしくないため、Wi-Fiなどのインターネット環境が整っているかはホテル選びで抑えておきたいコツです。

インターネット環境が整っていない場合には自分のスマホを使う必要に迫られてしまい、個人的な出費がかさんでしまう可能性も考えられるでしょう。

アメニティの有無

出張時には着替えやパソコンなど多くの荷物が必要です。そのため、シャンプーやタオルなどの個人的な荷物はできるだけ少なくしたいと考える人が多いでしょう。よって、出張手配でホテルを選ぶ際にはアメニティの有無をしっかりとチェックしておくのがコツです。

「あるはずだ」と決めつけて歯ブラシや剃刀を持って行かなかった場合には、現地に着いてから困ってしまうことがめずらしくありません。海外ホテルではアメニティが用意されていないホテルも多いため、予約前に確認しておくのがコツだといえます。

ホテルをお得に予約する際の注意点

出張手配でホテルを少しでもお得に利用したいと考えるのであればキャンセル料について事前にチェックしておくのがコツでしょう。出張が急に取りやめになってしまった場合でも、キャンセル料がかからない期間であれば無駄な出費を抑えられます。

何日前からキャンセル料がかかるのかを知っておくことも、出張の予定も立てやすくするコツでしょう。

新幹線をお得に利用するコツ

新幹線で移動をする出張では、いくつかのコツをおさえておくと、お得に利用できるようになります。

新幹線とホテルのパック

宿泊を伴う出張では、新幹線とホテルがセットになったパックを選ぶのがお得でしょう。旅行代理店などの多くが新幹線とホテルをセットにしたお得なプランを打ち出していますので、利用してみるが節約のコツだといえます。

ただし、GoToトラベルキャンペーンはビジネスでの出張手配では利用できません。あくまでも個人的な旅行目的での利用に限定されていますので、注意しましょう。

こだま号でお得に

のぞみ号やひかり号ではなく、こだま号を利用するのもお得に出張に出かけるコツです。こだま号は停車する駅が多いものの安いパックなどが用意されている可能性が高いため、お得に移動ができるでしょう。

しかしながら、こだま号は移動時間が長くなることから、時間に余裕のある出張手配の場合におすすめです。

お得に出張手配をするコツ

出張が決まるとすぐに出張手配を始めることが多いでしょう。安いパックなどは出発の○日前までに予約するといった条件が設けられているケースがほとんどですので、時期を逃さずに予約するのがコツです。

そういった理由から、少しでも早いタイミングでの出張手配が必要でしょう。

スムーズな出張手配の手順

出張が決まるとホテルや新幹線・飛行機などの手配を行います。しかし、手配の前には上司に出張手配書を提出し、承認を得なくてはなりません。その後、ホテルや新幹線・飛行機の予約を行いますが、出張手配書の承認までに時間がかかると、なかなか出張手配ができないという状況が起こります。

よって、上司の承認業務をいかにスムーズに行うかが出張手配のスピードアップのコツだといえるでしょう。

海外出張時でも慌てないコツ

出張先が国内ではなく海外の場合にはいくつかの手順が増えます。

まず、海外出張が決まった時に旅券を持っていない人は旅券を取得しなくはなりません。旅券の残存有効期間が短い場合には更新する必要もあるのです。旅券の取得や更新には早くても1週間程度かかりますので、海外出張が決まるとすぐに手続きを始めるのがコツだといえます。

また、渡航先や渡航目的によってはビザが必要となることもあるでしょう。ビザの取得にかかる手続きは複雑になることが多いため、代行会社などを利用するのも簡単に出張手配を行うコツです。

スムーズでお得な手配の方法は？

出張が決まりホテルや新幹線・航空券の手配をするときにはいくつかの方法があります。

ただ、手配方法の選び方にはコツがあるといえるでしょう。どの方法を選ぶとスムーズでお得に手配ができるのでしょうか。コツを交えて紹介しましょう。

出張者が自分で手配する

出張者自身が自分で手配する方法を選ぶ会社は多いものです。新幹線などはインターネット上で予約ができますので、簡単に手配ができるコツでしょう。旅行代理店などに依頼をすると代行手数料がかかることも多いため、自分で手配をして手数料を節約するとお得感が得られます。

秘書などに任せる

会社の社長や役員・管理職の場合には秘書が出張手配をすることが多いでしょう。このやり方であれば忙しい出張者が業務に専念できますので、業務効率のアップが目指せます。

けれど、わざわざ出張手配のために秘書を雇うと人件費がかかりすぎることからお得だとはいい切れません。格安で出張手配ができたとしても、費用がかかりすぎる点が問題でしょう。

出張手配サービスの利用

出張が決まると申請書を上司に提出し承認を得るなどの手続きが必要です。また、出張後にも出張報告書や立て替えた出張費の精算などを求められることが多いでしょう。出張にかかる書類作成業務などを通常業務と並行して行うのは非常に難しく、出張申請の手間を削減したいという会社は多いものです。そこで、出張手配サービスを利用する会社が増えています。

出張手配サービスでればお得にホテルや新幹線などの予約ができるだけでなく、出張前や出張後の承認業務や精算業務が簡易化できるといったメリットがあるでしょう。なかでも、出張管理システムができる出張手配サービスを選ぶと、出張手配を管理が一元化され、申請や承認業務をシステム内で完結することが可能です。その結果、経費を抑えるだけでなく業務効率の向上も目指せます。

出張手配サービスを行う会社は？

出張手配にかかる費用がお得で、スムーズに予約できると評判の出張手配サービスは、その種類も豊富です。よって、出張手配サービスの選び方知っていることが、お得に出張手配を行うコツだといえます。

そこで、ここからの段落ではお得に出張手配ができるおすすめの出張手配サービスを紹介しましょう

大手の旅行会社

JTBやHISなど大手の旅行会社の出張手配サービスは安心して任せられると人気があります。個人旅行の手配でのノウハウを活かした出張手配サービスができると評判で、独自のシステムとの連携によりお得な出張手配を提供しているのです。

また、大手旅行代理店の強みを活かし、ホテルと新幹線のパックなども豊富ですので、多くの中から予約できるパックが選べます。

ただし、大手の旅行会社の出張手配は月額利用料金やオプションサービスなどによって料金がかかることが多いでしょう。したがって、お得な出張手配ができるとはいい切れません。

オンラインの旅行サイト

楽天トラベルやじゃらんなどオンラインで予約できる旅行サイトでも、法人向けの出張手配サービスを行っています。オンラインで完結することから料金を抑えた出張手配ができると評判で、お得にホテルや新幹線のパックが予約できるでしょう。楽天トラベルの国内ホテルは登録数が多いと評判で、アクセスの良さや料金の安さに定評があるホテルが選べると高く評価されています。

しかし、オンラインの旅行サイトで出張管理などを行う場合には料金がかかる場合や手配できるサービスがホテルだけに限られるなど制限があることが多いでしょう。

出張予約がどれほどお得であっても、手配サービスが制限されたり出張管理を利用することで費用が発生すると会社の稟議に通らない場合もあるでしょう。

専門の出張手配サービス会社

個人的な旅行ではなく出張手配を専門に行う会社に出張手配を依頼すると非常にお得だといえます。なかでも、出張手配に特化した会社であれば、これまでに培ったノウハウをもとに便利で確実な出張手配が可能です。出張先の土地勘がない場合でも専門のスタッフによるアドバイスが受けられますので、安心して予約ができるでしょう。

また、専門の出張手配サービス会社のなかには初期費用や月額料金がかからないところもあります。そういった会社を選ぶのがお得に出張手配を行うコツです。