秘書業務の１つ、海外への出張同行について解説

社長や上司を的確にサポートし、企業の業績を縁の下で支える役割を担う秘書。

役員や管理職にとってなくてはならない存在のため、海外にも出張同行することが多いでしょう。

そんな秘書の仕事を詳しく説明し、出張同行業務をよりスムーズに行う方法を解説します。

秘書とは

秘書は会社の社長や役員、部長・課長といった役職をサポートする仕事です。

上司の業務に付随して発生する仕事が多く、一般的な事務職とは違った業務内容を行います。

派遣社員から秘書アシスタントとしての経験をスタートさせ、経験を積むことで正社員になるという人も多いでしょう。

秘書に求められるレベルは上司や所属の役職によって異なり、大企業の社長付の秘書として働くためには、十分な経験が必要です。

具体的な仕事内容

秘書の仕事は非常に多岐にわたります。

スケジュール調整などが一般的な仕事ですが、社長付か役員付かなど、誰をサポートするかによって求められる仕事が変わるのが特徴です。

まずは、一般的な秘書の仕事についてみていきましょう。

手続きや費用の精算業務

秘書は社長や上司の仕事にまつわるさまざまな手続きを代行します。

出張時の手続きを行うのも秘書の仕事であり、ホテルや交通機関の予約や費用の精算業務も担当することが多いでしょう。

交際費の管理が求められることもめずらしくなく、お金に関する手続きを行うケースもあります。

来客のアテンド

社長や役員への来客があった場合にも、秘書がもてなすことが多いでしょう。

面会や訪問を希望する相手からのアポイントを受け付ける窓口にもなるため、海外からの来客の場合には英語力が必要です。

なかでも、外資系企業の社長や役員の秘書として働く場合には、海外との取引が多く、海外への出張同行も頻繁に行われることから英語力が必須でしょう。

会社の備品管理

秘書は会社の備品管理なども担うことが多いでしょう。

オフィス環境をしっかりと整え、必要なものを必要なときに使えるようにしておくのも、秘書の重要なサポート業務の1つです。

社長のサポート業務

社長付の秘書は、社長のスケジュール管理や出張手配、来客の対応業務などがあるでしょう。

電話やメール対応・文書や資料の作成も秘書の基本業務ですので、十分な経験が求められます。

それに加え、会社によっては秘書が予算管理などを行うこともあるでしょう。

海外との取引が多い会社では、海外からのVIPのアテンド業務を行うこともあり、英語力が求められることも多いといえます。

海外出張時にもさまざまな手配をこなす必要があり、現地に出張同行することもめずらしくありません。

社長の仕事がスムーズに進むかは秘書の活躍にかかっているといっても過言ではなく、社長の片腕として信頼される存在です。

役員や部長などのスケジュール管理

役員や部長などの秘書として働くと、秘書の基本業務となるスケジュール管理や電話・メールの対応などを行うことが多いでしょう。

さらに、会社によっては株主総会の運営や広報、PR業務などを担当することもあります。

秘書の仕事の流れ

秘書の仕事は多岐にわたるため、求められるスキルや経験は働く会社や誰に付くのかによって異なるでしょう。

また、基本的な業務に加えて上司の予定に合わせて仕事をする必要もあります。正社員として秘書として働くと、社長や役員などの予定次第では残業となることも多いものです。

ただ、ここでは一般的な正社員秘書における一日の仕事の流れを紹介しましょう。

まず、秘書は上司よりも早めに出社するのが一般的です。新着メールや上司のスケジュールを確認し、上司の仕事がスムーズに進むように準備します。

上司が出社するとスケジュールを改めて確認し、共有しておくことが大切です。

会議や会食がある場合にはそれらの準備を行い、電話や新着メールにもすぐに対応できるように整えておきます。

お昼休憩を取り、午後からは上司が業務で使用する書類や会議の資料を作成することが多いでしょう。

進捗状況なども常にチェックし、上司と連携して仕事を進めていくことも重要な仕事です。

出張同行がある場合には出張手配などを行い、夜は会食などに同行することもめずらしくありません。

秘書はその場に応じた判断や対応をする必要がありますので、柔軟性が非常に重要です。

上司が求めることを先回りして考えられるだけの経験も正社員の秘書には求められるでしょう。

秘書として正社員で働くメリット

秘書として正社員で働くと、年収が高くなる傾向がみられます。

大手企業の求人は応募する人が多く倍率も高いため、ステータスを感じることもあるでしょう。

正社員の秘書として働くとたくさんの月給が期待できますが、派遣社員でも時給は高い傾向がみられます。

また、秘書は一般的な事務では体験できないような業務が行えますので、経験値が高くなることもメリットです。

普段では出会えないような大企業の代表など地位の高い人たちと交流できる可能性もあるでしょう。人脈が広がることで、より多くの経験ができるようになります。

また、出張が多い会社では出張同行もめずらしくありません。出張同行で新しい土地を訪れたり、おいしいものが食べられたりするといった声も多く聞かれます。

海外展開するコンサルティング会社などの秘書は海外への出張同行もあり、仕事を通じてスキルアップが期待できるでしょう。

秘書に向いている人の特徴

秘書は来客をアテンドする業務が多いため、丁寧な言葉遣いができる人が向いています。

正しいマナーを身につけ、上質なホスピタリティが提供できるスキルも必要でしょう。

取引先だけでなく、社長や上司を不快にさせないようにする能力も求められますので、コミュニケーション能力が高い人も向いています。

また、周囲への気配りができることも非常に重要でしょう。業務に必要な内容だけでなく、上司が求めるものに瞬時に反応できる瞬発力も大切です。

それでいて前に出過ぎるのではなく、あくまでもサポート業務をこなす人物としての立ち位置が分かっている必要もあるでしょう。

上司の仕事がいかにスムーズに進められるかを常に考え、自分の立ち回り方を考えなくてはなりません。

さらに、英語力があると秘書としてのステップアップも可能でしょう。

英語をはじめとした外国語に堪能であれば、海外への出張同行など海外展開へのサポート業務にも貢献できます。

そのほか、秘書は一度にたくさんの仕事をこなしますので、マルチタスクに対応できる能力も求められるでしょう。

上司が業務上行っていることを外部に漏らさない口の堅さも重要です。

英語が得意なら海外の出張同行も

海外との取引が多い会社では、海外で仕事をすることもめずらしくありません。

社長や上司の出張同行を命じられることもあり、出張同行も秘書の仕事の1つとして考えられています。

海外の出張同行で必要となるのは英語や海外での経験であり、現地での通訳や出張手配などを求められることが多いでしょう。

海外への出張同行ではビジネスレベル以上の英語力と業務を円滑に進めるためのコミュニケーションスキルが必要です。

それに加えて、秘書としての十分な経験も求められます。

出張同行時にしておくべき出張手配の基本的な流れ

国内や海外に出張同行する際には、社長などの上司だけでなく自分の出張手配もしなければなりません。

そこで、出張同行時に秘書が行うべき出張手配の流れを紹介しましょう。

内容の確認

上司の出張は急に決まることが多いため、秘書の出張同行も突然に言い渡されるケースがほとんどです。

そのため、出張手配をするときには、出張の内容をしっかりと確認しましょう。

出張の目的がなんであるのか、どの日程で行われるのかが分かると、出張同行時のホテルの手配がしやすくなります。

また、仕事の内容を確認し、行き先が国内か海外であるのかもチェックしておきましょう。場所が分かれば移動手段が決めやすくなります。

そのほか、上司の好みも確認しておくのが良いでしょう。どの航空会社が良いのか、どのホテルに宿泊をしたいのかを事前にリサーチしておくと、仕事がスムーズに進みます。

ホテルの広さや設備なども経験豊富な秘書などに確認しておき、快適に出張ができるよう環境を整えておきましょう。

海外の場合にはフライト時間などが限られていることも多くみられますが、いくつかの候補をリストアップし、上司に選んでもらうのも1つの方法です。

出張先への連絡

上司の出張や出張同行が決まると、先方に連絡をしておくのが良いでしょう。

支社などへの出張の場合には土地勘のある先方の秘書にホテルの予約などを頼むのも1つの方法です。

土地勘がある人に手配をしてもらえることで、治安がよく便利な立地のホテルへの宿泊が可能になります。

また、現地での移動に車を手配してもらえることもあり、快適な移動ができるでしょう。出張先への事前連絡によって出張同行がスムーズに行えるようになります。

ホテルや交通機関の手配

出張先が取引先などの場合には、出張同行する秘書がホテルや交通機関を手配することが多いものです。

手配の方法は会社によって異なりますが、会社が旅行代理店などと提携していることもあるでしょう。

旅行代理店などに手配を依頼すると、出張に便利なホテルなどを手配してもらえる可能性が高く、スムーズに出張同行に出かけられます。

また、緊急の窓口などを用意している大手の旅行代理店などでは、万が一の場合にも安心でしょう。

国内出張であれば自分でも手配ができますが、英語力が求められる海外出張の場合には、現地とのやり取りが難しくなります。

そういった場合でも、旅行代理店などに依頼すると簡単に出張同行の手配ができるでしょう。

ただし、旅行代理店などに出張手配を依頼するとお金がかかるため、出張経費に悩まされる会社も多いものです。

出張同行時には出張手配サービスの利用がおすすめ

秘書として上司などの出張同行をする場合には、出張手配サービスを利用するのが良いでしょう。

出張手配サービスは、ホテルや交通機関の予約が一度に行えるのが特徴で、秘書が代金を立て替える必要がありません。

出張同行の場合でも、通常業務に支障をきたすことなく出張手配ができることから、多忙な秘書にとって力強い味方となります。

出張同行の手配ならエルクトラベル

海外や国内の出張において出張同行をするのであればエルクトラベルに相談をするのがオススメです。

エルクトラベルであれば、経験が浅く英語に自信のない秘書でも簡単に海外出張の手配ができるようになるでしょう。

国内の出張手配も自分でするよりもスムーズですので、残業をする必要がなく、勤務時間中に出張手配が完了します。

一括請求で後日精算なし

株式会社エルクのエルクトラベルでは、役員などの上司の出張予約と出張同行する秘書の出張予約の請求をひとつにまとめることが可能です。

請求は一括で会社へと送られますので、上司と出張同行する秘書それぞれが立替払いをする必要がありません。

その結果、後日精算業務のカットがOKですので、空いた時間をほかの業務へと回せます。

一括請求によって秘書業務がスムーズに進むようになり、業務効率の向上につながるのです。

海外出張も任せて安心

出張同行する場合、土地勘がないことにはスムーズな手配が難しいでしょう。

どれだけ英語が堪能でも、現地の治安などを調べるには時間がかかりすぎることが多いものです。

仕事の合間に現地の情報を調べるのは骨の折れる作業ですので、海外出張では土地勘のある専門のスタッフに任せるのが良いでしょう。

エルクトラベルでは、海外経験の豊富なスタッフによるサポートが受けられますので、安心して出張同行の手配を任せられます。

海外で必要となる海外Wi-Fiの手配やレンタカーの予約なども可能で、仕事と並行した出張手配ができるでしょう。

秘書の出張同行ならエルクトラベルがおすすめ

秘書は上司のさまざまなサポートを行う仕事であり、出張同行を命じられることも多いでしょう。

出張同行時の手配は非常に手間のかかる仕事ですが、エルクトラベルに任せると簡単で便利な出張手配が可能です。

また、エルクトラベルでは一括請求が可能で、精算業務がカットできます。

英語力が求められる海外出張の手配もスムーズですので、出張同行の手配にはエルクトラベルを利用してみてはいかがでしょうか。