無料出張手配サービスのメリットと利用上の注意点とは？
出張手配サービスは、旅行会社やシステムベンダーなどが提供する、出張手配業務のアウトソーシングサービスのことで、システムと人の手を組み合わせて行うサービスが主流です。
通常は、システム使用料・サービスの手数料などが生じ、無料とはいかないものですが、中には無料のものもあります。
無料であると、コストがかからないうえ、多くの工程を会社の外で行ってもらえるので、多くのメリットがありそうです。
しかし、無料であることによる限界・有料サービスとの違いもあるので、理解して使用する必要があります。
そこで、無料の出張手配サービスのご紹介、利用する際の留意点について説明します。サービスの比較検討の参考としていただけると幸いです。
本記事とあわせてオススメの無料資料
出張手配サービスの無料・有料について
出張手配は、出張の時に行われる次のような一連の業務のことです。
- 出張者が出張申請書を作成、上司・上長へ提出
- 上司・上長の承認
- 人事部等へ出張申請書を提出し欠勤扱いにならないようにするなどの内部手続きをする
- 出張者が秘書・アシスタントなどの補助者に伝える
- 補助者が出張者に必要事項を確認する
- 補助者が移動手段の予約やホテルの予約を行う
- 補助者が日程表・旅程表を作成する
しかし、企業の中で、出張者・補助者がこれらの業務を行うことはあまり効率が良くないので、アウトソーシングサービスを使うことが主流になっています。
なかでも、出張手配の管理システムを使うことが多く見られます。システムとオペレーターなどの人の手を組み合わせることが主流といっていいでしょう。
また、出張手配業務は上記にご紹介した通りですが、これに出張を管理する業務が加わり、出張関連業務は多くの部署によって行われているのが実際です。
旅程や、勤務状況の管理、経費精算・保険加入・災害時の人員の安全確保などの危機管理などがあります。
BTMアウトソーシングでコスト削減へ
こうした手間暇・コストをアウトソーシングして削減できるメリットをもつサービスが、出張手配サービスです。出張管理まで含めて、BTM（ビジネストラベルマネジメント）サービスといわれることもあります。
企業のコスト削減・業務効率化などの経営課題を、出張手配サービスで解決している実例も多数となり、出張手配またはBTMの導入・運用成功事例がインターネットなどでも紹介されています。
効果は、コスト削減・業務効率化の達成があったとする例が多数見られます。
企業の出張手配での中心的な課題はこの2つなので、サービスがソリューションになっているのです。
旅費規程の運用の遵守度を高める、業務フローの定型化などのオペレーション上の課題など、サービス活用によりそれぞれの企業の固有のニーズを解決している例もみられています。
出張手配サービスは誰が提供するのか？
出張手配サービスは
- 旅行代理店
- システムベンダー
- その他のコンシェルジュサービス等の事業者
が提供しています。
中でも、出張手配システムを販売するシステムベンダーか、あるいは旅行代理店がサービスプロバイダとなっているケースが多く見られます。
サービスの中身は、システムの提供と、各種人の手による代行なので、システム利用料や、人件費がコストとしてかかるはずです。そのため、無料のサービスは少数で、通常は有料で利用できるサービスです。
無料の出張手配サービス３つをご紹介
無料の出張手配サービスをここでは３つご紹介します。
- じゃらんコーポレートサービス
- 楽天トラベル・Racco
- LINE Works 出張手配サービス
の３つです。
じゃらんコーポレートサービス
じゃらんコーポレートサービスをメリット中心にご紹介すると以下の通りです。
出張の動向が見えるようになる
じゃらんコーポレートサービスは、おなじみのじゃらんの画面と別に設定されている、管理画面で宿泊実績（宿泊施設名、予約プラン名、宿泊先のエリア、宿泊代金等）を一元的に管理できます。予約はじゃらんの画面から、個々で行います。
一元的に管理できることにより、社内の内部統制の強化・削減できるコストが見えるようになります。
また、出張の状況をリアルタイムで見ることができるので、災害時等の緊急時の安否確認に役立ちます。
出張データはCSVでダウンロードできますので、ダウンロードしたデータをもとに申請・承認の事後チェックや、CSVデータと連携できるシステムを利用した経費精算にも活用ができ、経理担当者の負担を削減できます。
社内規則の遵守を促進できる
エリアや役職ごとに、出張経費の上限設定が可能です。このことにより社内規則に合わせた出張経費の上限設定がシステム上も行えるようになります。
プランが設定されている上限を超えるとアラートが出るか、もしくは非表示にできて、予約が不可能になります。
また、キーワードを指定し、管理画面からあらかじめ設定すると、Quoカード付きなどの特典付きプランを予約不可とできるので、結果として出張コストの削減・適正化もはかれます。
クレジットカード・Concurとも連携
決済時にクレジットカード3社（三井住友VISA/Master/JCB）と連携、カードの利用データをシステム経由で利用でき、さらに経費精算の管理には、Concurが利用できます。
クレジットカードの中でも法人決済に便利なコーポレートカードとも組み合わせられるので、経費精算業務の工数削減・効率化に役立ちます。
関連記事：
じゃらんコーポレートサービスとは？特徴やメリット・注意点を解説
楽天トラベル・Racco
楽天トラベル・Racco（法人一括払いサービス）のメリットを中心にご紹介すると、以下の通りです。
出張精算を請求書1枚で！
Raccoは、出張者の宿泊代金を、一括で精算できるサービスです。
使い方ですが、
- 出張者個人が、会社で付与されたIDを使って、楽天トラベルの画面で予約を行う。
- 出張者個人は料金の支払いをせずに、楽天トラベルと同様、オンラインで発券等を受ける。
- 出張に赴く。
- チェックアウトの翌月に、会社がRaccoから出張旅費の一括清算を行う。
この結果、多数の請求書が一枚で処理できるのと同様の効果が生じ、経費精算業務が大幅に削減できます。
管理画面から、出張者全員を把握し、安否確認に役立てるなど、危機管理の用途にも使えます。
CSVダウンロード機能もありますので、経理システムとデータ連携も可能、経費精算にも便利です。
シークレットプランなどの割引が適用可
Raccoでは、法人限定の「シークレットプラン」があり、特に出張用にお得な価格が設定されることがあります。
法人の一括清算で、ANAやJALの航空券を支払う場合は、オプションとなります。
契約時にオプションの申し込みをしておくと、1か月程度で利用可能になり、出張用に割引価格の国内航空券予約・支払いができるようになります。
Raccoは一部の機能を除き、最短3日程度で導入が可能
サービスを使うまでに時間を要する審査や設定などがないので、3日程度でサービスを利用することができます。旅行代理店のサービスよりも、早く導入することができます。
ただし、法人の航空券一括精算サービスは、利用開始までに1か月ほどの時間がかかります。
海外と国内航空券・宿泊先、レンタカーがオンライン24時間予約可能
Raccoも24時間、いつでも予約が可能です。予約は海外・国内の航空券、宿泊予約、レンタカーの予約など、楽天トラベルで使える機能の多くがRacco 法人契約でも利用可能です。
特に宿に強い楽天トラベルのメリットが出張でも活用できます。
関連記事：
楽天トラベルの出張手配サービス「Racco」を解説
LINE WORKS 出張手配 トラベルjp for Business
トラベルjp for Businessは、LINE WORKS契約企業向けにLINE WORKSのチャット上から出張手配が可能なサービスです。
チャットを使ったサポートを受けながら、気軽に出張手配ができるところが最大の特徴ですが、その他にも以下のようなメリットがあります。
出張コンシェルジュによる充実のサポート
出張手配を、LINE WORKS上からコンシェルジュによるサポート付きで行うことができます。LINE WORKSのチャット上からの手配で、航空券・宿泊の予約が一気通貫にできる点が大きなメリットです。
コンシェルジュサービスによる出張手配で、簡単で便利なうえ、一方的な入力より、予約間違いも減ります。
土地勘のない場所への出張のさいにはホテルを選ぶのも一苦労ですが、自分で探す手間を削減できるでしょう。
LINE WORKS契約中の企業なら、すぐに利用開始
LINE WORKSを利用しているの企業であれば、会員登録を個々の予約サービスで行うことが不要で、LINE WORKSで管理者が簡単な設定を行うだけで利用を開始できます。
リマインダーの機能などもあり、簡単でかつ親切です。
かかる費用は、手配手数料のみ
出張者にとっては、非常に便利なサービスですが、手配手数料以外のサービス料金が一切かかりません。
無料サービスの留意点
無料サービスを使うとき、あらかじめ知っておきたい留意点があります。
無料の出張手配サービスにできること、できないことを正確に理解しておく
特に取り扱いの商品のバリエーション・システムでできる経費精算方法・機能には幅があります。
無料手配サービスではできないので、有料のオプションを加える必要があるといったことも生じる可能性があります。
そこで、標準で何ができて、オプションでは何ができるのか、よく確認のうえ、理解しておく必要があります。
出張手配システムも同様に機能に差があることに注意
会計システムとの連携があるもの、ないもの、データだけは連携できるものなど、システム仕様にも注意しておきましょう。
出張者側に便利なサポートサービスなのか、会社の管理部門に便利なBTMサービスなのか、システムによって異なっている点にも注意が必要です。
手配手数料は別途徴収されることがある
手配手数料は、システムの使用料・サービス利用料とは別途の徴収になることがあります。
システムが有料の場合は、機能・サポートなどシステム関連のサービスが手厚くなることもある
無料の出張手配サービスはコスト面ではメリットにはなりますが、サービス内容、システムの機能・サポートにはばらつきがあります。
特にシステムは使い勝手が良いほうがいい、あるいはシステムの機能が充実している方がよい、と思うのであれば、出張手配システムは有料のものを利用する方がニーズに合っているのではないかと考えられます。
例えば、BTMサービスのBzitなどが有料・定評のあるシステムです。経費精算にも便利な機能が充実しています。
充実したサービス内容、サポートでおすすめなのは？
無料のサービスは、会社のニーズに合っているものであれば、お得に活用することができます。
BTMシステムは多機能なものはいらない、あるいは、もう少し、人の手のサポートや、小回りの利くサービスがあったほうがいいのに、お悩みの方には、エルクトラベルの出張手配プラスがおすすめです。
出張手配プラスは現在無料で利用できるBTMシステムで、
- 予約システムを通じたチケットの取り扱いがバラエティに富んでいる
- 国内列車出張に強い
- チケット1枚からのデリバリーサービス
- 旅行代理店のサポート品質
などのメリットがあげられます。
例えば、無料の出張手配サービスの中には、予約ができる先が限られていて、手配先が分かれ、結果的に経費の精算に工数がかかるようなことが生じるなど、経費削減効果が薄くなってしまうものがあります。
有料のサービスで工数を徹底的に削減して、経費削減効果の方を高めた方がかえって安くついた、ということも起こりがちなのです。
エルクトラベルなら、国内・海外の航空券、海外の宿泊先も問題なく予約できるうえ、JR予約にも強い出張手配サービスを提供しています。
国内ホテル予約は、楽天トラベルとも連携しており選択肢が豊富で小回りが利きます。
行き届いたサービスで、コスト削減をご希望なら無料で使える出張手配プラスの検討をおすすめします。
まとめ
出張手配サービスは、システムの利用とオペレーターによるサポートの組み合わせによるものが主流ですが、中でも無料で使えるものは、コストの点でメリットがあります。気軽に試しに使ってみる、ということもあってよいことです。
半面、できること・できないことがあり、企業のニーズに合っているか、有料サービスの方が会社や出張者の困りごとを解決するのではないか、有料サービスにもトライアル利用などもありますので、よく検討して選ぶことをおすすめします。
関連記事：
これからの法人予約はスマートに！出張手配専門の旅行会社7選
出張手配の合理化、法人契約5つのポイントとおすすめ10選
BTM機能がついた出張手配の導入が正解！人気の出張管理システムを徹底比較
