新幹線での出張が簡単に！メリットの多い出張手配サービスとは

2020/12/28

更新日：2024/07/03

国内の出張では新幹線を利用する人が多くみられます。しかし、たくさんの業務を抱えながら、新幹線の切符の手配を出張者がするのは手間がかかるといえるでしょう。そのような忙しいビジネスマンをサポートするサービスとして人気があるのが出張手配代行サービスです。

ただ、出張手配代行サービスを利用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。この記事では、新幹線を利用する際の出張手配代行サービスについて詳しく紹介していきましょう。

出張時における社員の悩み

大企業など、秘書が全てを管理してくれる会社であれば出張手配を任せることも可能です。しかし、ビジネスマンが自ら出張手配を行う企業は多いでしょう。出張手配を出張者が行う場合には、次のような点が問題とされています。

新幹線のチケットは事前予約が必要

国内旅行や帰省であればその日にチケットを購入し、新幹線に飛び乗ることが可能です。しかし、ビジネスとして新幹線を利用する場合には、出張前に新幹線の切符を予約し、購入したチケットの領収書の管理をしなければなりません。

さらに、飛行機に乗る必要がある場合には航空券も手配し、宿泊するケースではホテルの予約も必要でしょう。ただし、ビジネスマンが出張をする際には、出張先での資料の準備など、さまざまな業務も求められます。

出張の準備とともに新幹線などの出張手配を進めなければならない場合には、社員の手間が増えてしまうでしょう。

領収書の管理が面倒

国内の出張にかかる費用は経費となるケースが多く、出張手配をした旨を会社に申請すると精算が可能です。しかし、出張後に精算が行われるシステムを採用している企業はめずらしくなく、出張時には出費がかさむと感じる人もいるでしょう。

また、立て替えた新幹線代を精算してもらうには、上司に領収書を添えて申請する必要があるなど、手間もかかります。

さらに、出張者は領収書の管理も求められるのです。領収書をもらい忘れたケースや、失くしてしまった場合には精算ができなくなってしまいます。

キャンセル時には払い戻しの手間もかかる

国内の出張は、天候に左右されることもあるでしょう。台風などで前もって予約した新幹線が当日にキャンセルとなることも考えられます。予約がキャンセルになった場合には、出張者が自分で払い戻しの手続きを取らなければなりません。出張手配のキャンセルがあれば、本来しなければならない業務がスムーズに行えないことも考えられるでしょう。

新幹線での出張は正しいデータ管理が必要

大企業などでは秘書が社員の出張手配を行う会社も多くみられますが、中小企業の場合には、出張者に新幹線の出張手配を行わせるケースがほとんどでしょう。しかしながら、出張手配のデータ管理には次のような問題が考えられます。

不正の可能性がある

国内で新幹線による出張であっても、その回数が多い場合には、膨大な出張データを管理する必要があります。そのため、社員が新幹線で出張する機会の多い企業などでは、どの予約が誰の出張であるのかといった情報をしっかりと管理しなければなりません。出張に関するデータを正しく管理できないことには社員が不正に出張費を受給してしまうという問題が起こる可能性もあるでしょう。そのような理由から、社員が出張予約をする際には、注意が必要です。

秘書の導入やシステム構築にはコストがかかる

国内の出張に関する社員の不正を防ぎ、一括して情報を管理するためには正しいシステムの構築が求められています。
秘書を導入するにはコストがかかりますが、自社でシステムから作り上げるときにもたくさんのお金が必要でしょう。

エクセルなどを使ってのデータ管理も可能ですが、一つひとつが手作業となるため手間がかかることは避けられません。

業務効率の向上には出張手配代行サービスの利用がおすすめ

新幹線の切符などの出張手配で不正を防ぎ、業務効率を上げられる方法として期待されているサービスに出張手配代行サービスがあります。

国内の出張手配における煩わしい作業を代行してもらえるサービスであり、国内出張におけるデータの管理もしやすくなると評判です。

新幹線で出張手配代行サービスを利用するメリット

国内の移動手段として利用されることの多い新幹線は、出張手配代行サービスを利用することでたくさんのメリットが得られます。

出張手配代行サービスは、JTBやDrTravel、Bzitなどが知られていますが、エルクトラベルを選ぶと、「ビジネスえきねっと」や「エクスプレス予約法人サービス」などとオンライン連携したシステムにより、チケットの手配がスムーズに行えるようになるでしょう。

ここからは、出張手配代行サービスとして人気のエルクトラベルを利用するメリットをまとめて紹介します。

大幅なコスト削減が可能

エルクトラベルは、システムの導入に費用がかからず、契約料や月額使用料も無料です。法人であってもシステム料金がかかりませんので、安心して利用できるでしょう。また、発券手数料なども抑えられていますので、国内の出張にかかるコストが大幅に抑えられると評判です。

また、ビジネスえきねっとやエクスプレス予約法人サービスなどの新幹線の法人契約サービスを併せてご契約いただけますと、通常のチケットよりもお安い割引運賃を利用できるため、更なるコスト削減が可能です。

どこでも簡単に申し込みが可能

国内の出張で利用することの多い新幹線は、webシステムからの申込が可能です。webシステムはスマホからの申込にも対応していますので、どこでも簡単に申し込みができるでしょう。申込の手順も非常に簡単で、2分もあれば申込が完了します。

さまざまなチケットの受け取り方法

エルクトラベルでは、紙の切符の郵送やQRコードによる駅での受け取りに加えて、ICカードに連携してチケットレス乗車ができるなど、さまざま受け取り方法が用意されていますので、便利で簡単に新幹線の手配ができると評判です。

データ管理が楽で不正防止にも

新幹線のチケットを社員が立て替えて支払った場合には、その後の請求が面倒になることも多いでしょう。しかし、エルクトラベルは申し込みをしたのが社員であっても、精算は請求書払いとなり、経理へと直接回されます。出張手配の請求が一括で行われるためデータの管理が簡単になり、業務の効率化も期待できるでしょう。さらに、社員と現金のやり取りがなくなるため、不正予約や領収書の改ざんなども防げますので、利用するメリットが多いといえるでしょう。

宿泊とセットでの手配も可能

エルクトラベルでは、楽天トラベル・じゃらんとホテル連携をして国内の宿泊にも対応しています。国内の宿泊施設の空き情報も簡単にわかりますので、泊りでの出張手配ではホテルと新幹線がまとめて予約できるでしょう。さらに、ビジネスパックなどの法人を対象としたパッケージの場合には、基本的に7日前までの予約で最大50％程度の割引が可能ですので、非常にお得感があります。

まとめ

エルクトラベルを利用すると、新幹線を利用した出張手配が非常にスムーズに行えるようになります。データの管理もしやすく、一括して支払いが可能なことから社員による不正も防げるようになるでしょう。なにより、出張手配の手間が削減されることで、仕事に専念できるようになり、業務の効率化が図れます。

エルクトラベルは導入や契約にかかる費用だけでなく月額の利用料もかかりませんので、簡単に取り入れられるのも魅力です。エルクトラベルを上手に利用し、スムーズな新幹線での出張手配を可能にしてみてはいかがでしょうか。

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