出張手配の支援サービスが選ばれる理由を効果や内容で解説
出張手配サービスは、システムとアウトソーシングで、出張手配業務に関する企業の負担を軽減できるサービスです。
サービスの利用により経費削減効果、業務の効率化効果など多くの効果が期待できます。
各社からサービスが提供されていますが、他社の導入の動きも気になるところと思います。ではサービスが選ばれる理由はどんなことだったのでしょうか。
ポイントとなる選ばれる理由を中心に、サービスの特徴をお伝えします。
出張手配サービスとは？その必要性とは？
出張手配サービスは、営業補助や、秘書などが行っている業務をシステム・アウトソーシングサービスで行い、業務時間の短縮・効率化および費用削減を行うサービスです。その他にも導入のメリットは多く見られます。
大手を中心とする旅行会社や、システムベンダーがサービスを提供しており、システムとアウトソーシングサービスを組み合わせたサービスが主流です。
出張手配および出張管理のために使われるシステムのことを「Business Travel Management System」と呼びます。
このシステムは予約および予約管理の機能以外にも、経費精算・承認フローなど、国内・国外の出張手配のために役立つ機能を多く備えています。
アウトソーシングサービスは、お客様窓口・サポートセンターなどのコールセンター形式でサービスを提供するもの、旅行会社を中心に、担当者を配置し、手厚い旅行サポートを行うものなど、様々な形態があります。
海外・国内の出張先でのサポートサービスなども提供しています。
出張手配サービスの特色
出張手配サービスは、システムとアウトソーシングで、会社の出張手配業務を代行、業務改善を図ります。
出張手配サービスは、内容にサービス提供者により違いがあるものの、以下のような企業の課題に対応できるサービスであり、業務を改善できるのです。
- 出張コストの削減をしたい
- 個人手配を廃止したい
- 個人立替の負担を軽減したい
- 月締め一括精算をして、請求書事務を効率化したい
- 国内出張、海外出張の手配先をまとめたい
- 複雑な手配を依頼したい
- 出張経費をリアルタイムで把握したい
- 出張内容・旅程をリアルタイムで把握して危機管理に役立てたい
- 社内規定に関するコンプライアンスを強化したい
BTMシステムとアウトソーシングサービスの組み合わせが主流ですが、それぞれの機能・サービス内容でこれらの課題に対応しています。
BTMシステムの特色・オンラインで出張手配情報を一括管理
BTMシステムは、一元管理・業務の効率化・承認フロー等の内部統制や、危機管理に必要な出張者の所在確認ができるなど、以下のような機能を備えています。
- 国内外のホテル予約、異なる交通機関も一元的に管理できる
- 申請および承認フロー・経費精算システムとの連携も可能
- 内部統制も対応、設定により、規定違反の出張もストップできる
- 危機管理のため、旅程把握がリアルタイムで行える など
多くの場合カスタマイズが必要になりますが、経費精算業務も業務システムとの連携によりできるようになっています。
これらのシステムにデータを保存し呼び出して他の出張時に使うことや、モニタリングをすることにデータを活用することもできます。
旅行会社でも、システムベンダーでも提供しており、大手旅行会社・ベンダーとも、アウトソーシングとの組み合わせによるサービスが主流です。
システムにより、業務の可視化・標準化、そして効率化が図られるので、出張手配サービスを導入する際にはシステム利用、なかでもクラウドサービスを利用する企業が多くなっています。
アウトソーシングサービスの特色・問い合わせ窓口対応
これに対して、アウトソーシングサービスは、旅行会社コールセンター・お客様窓口などの名称でシステムでは足りない機能を補うもの、また、より踏み込んで担当者を置いて、出張手配業務の一部を代行するものなど、様々な形態があります。
急ぎの時や、特に窓口での問い合わせが必要な場合などに柔軟に対応できるメリットや、出張手配業務をすべてアウトソーシングしたい場合に使える「丸投げ」可能なものまで、幅広いサービスを用意しています。
サービスが選ばれる理由が、システムでは対応できないアウトソーシングサービスの充実度、である場合も企業の課題によっては考えられるところです。
サービスが選ばれる理由、ポイントはなにか
出張手配サービスは、企業の実態・解決したい課題のニーズにあわせて選ぶのが基本です。
ただし、企業の課題・ニーズには差があります。例えば、危機管理機能などは、海外出張が多くある企業では特に問題となりえますので、予算をかけて対応したいところでしょう。
また、国内出張が主の場合は、国内の交通機関は可能な限り広く網羅できれば便利です。
しかしながら、システムを中心に考えると、機能を充実させるためには、費用をそれだけ多く投資する必要が生じることがあります。
国内交通機関の予約オンラインネットワークに入らない交通機関などもあり、せっかくシステムを入れても、システムやオンライン予約のメリットがなかなか発揮できない場合もあります。
このように、出張手配の効率化が進まないこともありうるところがシステムの限界と考えられます。
利便性を選ぶならアウトソーシングサービスがおすすめ
出張手配の困り事・課題を解決するのに、十分に対応できるのが人の手であることも少なくありません。
社内で対応するよりも、専門の旅行業務に通じたアウトソーシングサービスがあると、コスト削減と利便性を一気に解決できることもあります。
この点、エルクトラベルの出張手配プラスは、お客さまに対して、メールでも電話でも回答し、出張手配の様々なニーズに旅行会社ならではの柔軟な対応が可能。
海外も国内もサービスに対応し、団体出張手配対応も得意です。担当から企画の提案をすることももちろんできます。
また、システムを利用できて、初期費用なし・月額費用も無料でスタートできます。
関連ページ：エルクトラベルが選ばれる理由
出張手配が選ばれる理由のまとめ
出張手配業務は自社のフローにあわせてシステムを選び、さらに便利な機能を使うためにカスタマイズする考え方もあります。
しかし、もう少しシンプルに考えると、アウトソーシングサービスのメリットを生かして効率化できる出張手配プラスのような出張手配サービスもあり、使い方はシステムより簡単です。
出張手配サービスが選ばれる理由は、システムか、アウトソーシングサービスの利便性か、その双方があります。自社にあった選び方、使い方を十分検討する必要があるといえるでしょう。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで2,300社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。
