委託で出張管理もおまかせ!業務効率アップにつながる出張手配の方法

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BTMを委託して出張手配・管理を行う企業が増加中

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BTMを委託して出張手配・管理を行う企業が増加中

時間のかかる出張手配を続けていると会社の業務効率を低下させてしまいます。

少しでも簡単でスピーディーな出張手配を求めるのであれば委託がおすすめです。この記事では出張手配の委託について説明します。

 

誰が出張手配をするのか

出張手配の委託を説明する前に、一般的な会社では誰が出張手配をしているのかを紹介してきましょう。

 

社長や役員などの場合は秘書

出張手配は誰の出張を手配するのかによって担当者が異なることがあります。社長や役員または管理職の場合には秘書が付いていることが多いでしょう。

そういった場合には、担当の秘書が出張手配をします。社長や役員などには好みの航空会社やひいきにしているホテルなどがあり、指定を受けることもめずらしくありません。

上司の好みをヒヤリングし、出張に最適なものが選ばれます。

 

大手企業は総務や営業事務

中小企業の場合には部署が細かくわかれていないことが多く、出張手配は事務の担当者が行うというケースがほとんどでしょう。

一方、大手企業の場合には総務や営業事務が出張手配をするのが一般的です。

旅行会社などと提携を結んでいる企業も多く、総務などが手配した新幹線や航空券のチケットは当日までに旅行会社から送られてきます。

営業事務であれば、実際に出張をする営業マンとの連携も密接ですので、スケジュール管理などがしやすくスムーズな出張手配が可能です。

 

営業マンが自分で行う会社も

会社と航空会社が法人契約をしている場合には、出張をする営業マンが自分で出張手配を行うこともあります。

総務や営業事務が出張手配をすると、営業マンのスケジュールの確認や出張内容の確認などの工数が多くなり、通常業務が妨げられてしまうでしょう。

そこで、本人に出張手配をさせ、総務や営業事務の業務効率のアップを目指す会社も増えています。

 

BTMの活用で出張手配はもっと便利に

出張手配の効率化は、実際に業務を行う側だけでなく経営サイドからも注目されているポイントです。

そこで、少しでもスムーズに出張手配が完了するよう、さまざまな手配サービスが登場しています。

なかでも、BTMは多くの企業から注目されている方法です。ここからは、BTMについて説明しましょう。

 

BTMとは

BTMはBusiness Travel Management(ビジネストラベルマネジメント)の頭文字を取った言葉です。

出張に関する情報を一手に管理できる機能であり、BTMを導入することにより、企業が掲げる目標を達成させます。

これまで会社では当たり前のであった出張の記録や渡航データの集約・サプライヤーの選定などの業務が、BTMによって一度に行えるようになるのが魅力でしょう。

さらに、上司などからの承認プロセスを最適化させることで業務効率をアップさせ、生産性の向上につなげます。

国内ではBTMを担当する専任者が置かれていない企業が多いものです。しかし、専任者を正社員として登用するよりもBTM業務自体を外部へと委託し、事業の拡大を目指す国内企業も増えています。

 

BTM新時代の到来

1980年代にアメリカで始まったBTMは、外資系企業が中心となり国内にも浸透するようになりました。

しかし、BTMが始まった当初は紙のチケットが当たり前で、電話やFAXなどで新幹線やホテルの予約をしていたのです。

出張経費を少しでも抑えるため、複数の旅行会社に見積を依頼することも多く、出張手配にはこれまで以上の時間がかかっていたといえるでしょう。

また、まとまった量を購入することでスケールメリットが活かされ、出張経費が抑えられるようになることから、一括した購買管理が求められるようになってきたのです。

そこで、これまでのBTMが見直され、BTMそのものを旅行会社へと委託する新しいスタイルが始まっています。

旅行会社への委託によって、コンサルタント形式となり、満足度の高い出張手配ができるようになりました。

委託型のBTMは時代に沿った出張手配ができると人気で、出張管理もしやすくなったのが特徴です。

 

BTMを委託するメリット

BTM業務を旅行代理店などに委託して出張手配をすると、さまざまなメリットが得られます。そこで、BTMを委託するメリットを紹介していきましょう。

 

手配を1つにまとめられる

BTMを委託すると、新幹線や飛行機、ホテル、レンタカーなどの出張に必要となる手配がまとめて行えるようになります。

旅行業界に精通した専門家によるサポートが受けられますので、無駄のない手配が可能になるでしょう。

 

出張費用の把握が可能

BTMを特定の会社に委託すると、会社全体の出張データを一括で管理できるようになります。

これにより、出張の細かい情報の把握・分析が可能で、出張費用も見える化されるでしょう。

どのくらいの費用が必要で、どのくらい削減できるかが分かりやすくなることから、BTMの委託は会社の経費削減に大きく貢献します。

 

出張申請や承認作業が簡単に

出張前の出張申請や上司からの承認作業も委託によって簡略化されます。

それでいて、しっかりと出張状況が管理されますので、不正を防ぐことも可能です。加えて、委託によって紙の管理や押印作業がなくなると業務がスムーズに進みます。

 

費用の一括請求が可能

BTMを委託すると出張で手配した交通手段やホテルの費用が会社に一括請求されるのが魅力でしょう。

出張者は立替払いをする必要がなく、会社側の後日精算業務のカットも可能です。領収書や請求書の管理も楽になりますので、効率よく仕事ができるでしょう。

 

BTMを委託するデメリット

会社にとってメリットの多いBTMの委託ですが、デメリットもありますので紹介していきます。

 

登録料をはじめとした費用負担の増大

BTMを旅行代理店などに委託すると費用がかかります。

導入の際に登録料をはじめとした初期費用が必要となる旅行代理店は多く、そのほかにも月額利用料金が必要なケースもあるでしょう。

出張の頻度が高くない会社の場合には、委託によって利用料がかさみ、結果的に出張費が増えることにもつながりかねません。

会社の出張状況とBTMの委託にかかる費用を照らし合わせ、総合的に考えることが大切です。

 

どのBTMを選ぶかが重要

海外から入ってきたBTMですが、BTMを提供している会社は国内にも多数存在します。

競争が激しくなっている業界でもありますので、Webでの対応が可能であったり、経験豊富なスタッフが勤務していたりと、それぞれの会社によって異なったサービスを展開しているのが特徴です。

BTMの選び方によって出張手配がスムーズに進むがどうかが大きく変わります。よって、どのBTMに委託するのかをしっかりと考えるのが良いでしょう。

 

費用で考えてもエルクトラベルが安心

数あるBTMを提供している会社なかでも、国内で人気を博しているのがエルクトラベルです。

エルクトラベルの大きな特徴は、初期費用がかからないという点にあるでしょう。システムを導入する際の費用が無料ですので、気軽に始められるのが魅力です。

また、月額利用料金も無料のため、出張が少ない国内企業でも利用しやすいといえるでしょう。

エルクトラベルにBTMを委託すると、そのほかにもたくさんのメリットが期待できます。

 

在宅勤務でも使える!

エルクトラベルにBTMを委託しても、ソフトなどをインストールする必要がありません。

エルクトラベルの出張手配はクラウドシステムを採用していますので、インターネット環境があれば利用できます。

在宅勤務を推奨している会社でも出張手配がしやすいと評判で、エルクトラベルに委託することで、新しい時代の働き方に対応できると人気です。

 

経験豊富なスタッフの配置

エルクトラベルでは、出張手配の経験豊富なスタッフを配置してお客さまの対応をしています。

オンラインで完結できず、細かなサポートが必要な場合には専門のスタッフへの相談が可能ですので安心感が得られるでしょう。

出張手配プラスのメールフォームに相談するだけで迅速に対応してもらえ、出張手配がスピーディーに完了します。

 

開始までが最短3日

エルクトラベルに委託すると、最短3日営業日での利用が可能です。

委託契約を結んでから利用開始までの時間が短いため、急な出張手配にも対応しやすいでしょう。

委託契約はエルクトラベル1社のみで完結するのも魅力で、複雑な手続きなどをはさむことなくスタートできます。

さらに、一部の部署のみでも始められますので、導入しやすいのも魅力です。

 

出張管理が手軽に

出張手配をエルクトラベルに委託すると、手配窓口が一元化されます。そのことにより、会社の管理者が出張者の利用状況を把握しやすくなるのです。

出張者の危機管理にもつながり、不正出張や予算を超えた出張費の使用などを未然に防ぐこともできるでしょう。

会社の経費節約にも大きく貢献しますので、エルクトラベルに委託してよかったという意見が多くみられます。

 

国内だけでなく海外出張にも対応

エルクトラベルの出張手配は、国内出張だけではありません。

海外の出張にも対応しており、海外出張の多い会社からも人気です。

海外出張では、現地でのレンタカーやレンタルWi-Fiの手配なども委託できますので、時間をかけずに海外出張の手配が完了するでしょう。

国内の出張は楽天トラベルと提携していることから、豊富なホテルの中から出張にぴったりの宿が見つかると評判です。

 

上手に委託して出張手配を簡単に

BTMを委託して出張手配を行うと、出張手配が簡単になるだけでなく出張管理までもが手軽にできるようになるでしょう。

出張者の出張状況が把握でき、より経費が抑えられるプランなども提案してもらえます。

その結果、出張がもっと快適になるでしょう。なかでもエルクトラベルにBTMを依頼すると、料金をおさえた安全な出張が可能です。

エルクトラベルに委託し、スムーズな出張手配を実現させましょう。

 

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