営業事務や秘書が出張手配をするべきか解説

出張時の新幹線やホテルの手配を担当する人物は企業によってまちまちです。

営業事務や秘書が手配をするケースもみられますが、出張者本人による出張手配も少なくありません。

ただし、出張手配の方法によっては、経費が大きな負担となってのしかかります。会社の経費を削減するため、誰がどの方法で出張手配をするべきかを考えていきます。

出張手配はどの部門が担当？

出張先で大きな成果をあげるためには出張手配業務が肝心です。そこで、国内企業ではどのような部門が出張手配をしているのかをみていきましょう。

営業事務

国内の企業では営業部に所属する営業事務に出張手配業務を任せている会社が多くみられます。

営業事務は出張に出かける営業担当者をサポートする業務がメインとなるため、スケジュールが管理しやすいのがポイントです。

営業事務であれば出張手配業務が円滑に進行しやすいことから、営業事務に出張手配業務を任せると出張がうまくいきやすいという声も聞かれます。

秘書

社長や管理職などの秘書は、スケジュール調整を得意としている仕事です。そのため、スケジュール調整が必要となる出張手配業務は秘書が担当する会社もあります。

従業員の出張手配は営業事務が担当するという企業でも、部長や課長といった管理職の出張手配業務は秘書が担当する場合もあるでしょう。

管理職の出張手配を営業事務ではなく秘書に依頼することで、出張先でのスケジュール調整がうまくいきやすいのもメリットです。

出張者本人

営業事務のほとんどは1人で複数人の従業員の事務仕事をこなします。従業員100人に対して事務が1人という会社も多く、たくさんの業務を同時にこなすのは非常に困難です。

また、秘書は会社の役員や管理職にしかつかず、従業員の多くは秘書に出張管理を依頼できません。

こうした理由で、出張者本人が出張手配業務を行うというケースは多いのです。

大手の株式会社などでは出張規定を制定し、あらかじめ決められた金額の範囲内で個々が出張手配を行っています。

出張手配のためだけに派遣社員を増やすと、会社の負担は大きくなるでしょう。よって、経費削減の観点からも出張者本人の出張手配は選ばれる傾向にあるのです。

出張経験のない秘書や営業事務に任せてOK？

出張の多い部門に配属された社員は、何度も出張を重ねることで経験値が高くなります。

けれど、秘書や営業事務は出張者に同行する機会が少ないため、出張の経験が得られません。

どのようなホテルに宿泊するとOKか、何時の新幹線に乗ると約束の時間に間に合うかの感覚がつかみにくいのです。

ここからは、出張経験の少ない秘書や営業事務に出張手配を任せるリスクを説明します。

出張手配にミスは許されない

出張手配は出張者が円滑に出張をこなすための重要な仕事です。

出張先でのミーティングに間に合わない新幹線を手配したり、取引先へのアクセスが悪いホテルを予約したりといった場合には、出張の目的が達成できなくなる可能性があるでしょう。

よって、出張手配でのミスは許されません。しかし、営業事務や秘書はほかにもたくさんの仕事を抱えていますので、出張者1人当たりに割ける時間が少なくなります。

また、どれだけ経験豊富な営業事務や秘書であってもミスを犯してしまう可能性はゼロではありません。

細心の注意を払って出張手配業務を行っていますのが、出張手配におけるミスは企業の業績に直結することもあるのです。

さらに、テレワークが進む現代では、出張者が在宅勤務でも出張手配の必要に迫られるといった問題もあるでしょう。

営業事務や営業アシスタントは派遣がほとんど

出張手配を任されることの多い営業事務は、営業部に配属された事務職をいいます。

毎日の営業活動に忙しく、会社での事務作業ができない営業マンに代わって事務作業を行うのが営業事務の仕事です。

営業職の力強い支えとなる役割であり、会社によっては営業アシスタントと呼ばれることもあります。

この営業事務に派遣社員を起用している会社はめずらしくありません。派遣社員としての勤務は時給での支払いが多く、会社の経費が抑えられるのが理由でしょう。

営業事務を担う派遣社員の求人は非常に多く、事務経験者からの応募が多い職業です。

時給で働く派遣社員でもその活躍が評価されると正社員へと登用されるケースもありますが、そのほとんどに契約期間が設けられています。

3年契約などの営業事務であれば、派遣社員の入れ替わりが激しく、出張手配の経験を積みにくいのが問題でしょう。

企業のスムーズな出張には欠かせない出張手配ですが、手配を行う人材の育成が難しいともいえます。

営業事務の仕事内容は？

営業担当者のサポートを行う営業事務ですが、その具体的な仕事内容に関して気になる人もいるでしょう。

時給で働く派遣社員の営業事務であっても、その仕事内容は同じです。営業事務は外回りの多い営業担当者の事務仕事を担います。

見積書や納品書、請求書を作成し、申込書などのチェックも重要な仕事でしょう。営業担当者の売上をパソコンに入力し、納期もしっかりと管理します。

また、会議の準備や電話・来客の応対といった業務も引き受けるのが営業事務です。

派遣の求人は経験者優遇

営業事務には非常にたくさんの業務があり、それぞれに高いスキルが求められるでしょう。よって、事務職の経験がない人が応募するのは難しいといえます。

即戦力としての活躍が期待されていることから、時給で働く派遣にも営業事務の仕事をイチから教える必要のない経験者が優遇されているのです。

ただし、どれだけのスキルがあったとしても、出張そのものの経験を持つ営業事務経験者は少ないでしょう。

したがって、実際の出張で起こり得る出来事は予想しづらいのです。そういった理由から、時給で働く派遣の営業事務に出張手配業務を任せるとミスが起こる可能性があります。

本人に出張手配をさせるデメリット

派遣として雇われた営業事務や管理職の秘書などではなく、出張者本人が手配を行うと、出張がスムーズに進みやすいでしょう。しかし、デメリットもあるため注意が必要です。

定時に仕事が終わらない

出張者本人が出張手配をすると、手配にかかる時間が長くなる傾向がみられます。

ホテルを手配するだけでも30～60分近くが必要という人も多く、条件に合ったホテルの検索だけでたくさんの時間を費やしてしまう可能性が高いのです。

出張手配業務が追加されることで通常の業務が滞ってしまうと、時間通りに仕事が終わりません。

出張手配業務のために残業をするという人も珍しくなく、労働時間が長くなる点が問題視されています。

不正出張がおこる可能性がある

出張者本人が出張手配をすると、出張費の水増しやカラ出張といった不正出張がおこる可能性があるでしょう。

会社が出張旅費規程を制定していない場合には、出張費を使いすぎる問題も考えられます。

出張は会社の目が届かないところで仕事をするといった性質上、出張管理はどの企業でも非常に重要な課題でしょう。

そういった理由から、出張者本人ではなく営業事務や秘書に出張手配を任せる会社もあるのです。

外資系企業の企業の出張手配も営業事務？

国内の企業では時給で働く派遣社員の営業事務に出張手配を行わせることが多くみられます。

しかし、グローバルに展開する外資系企業では営業事務ではなく出張手配を専門のトラベルマネージャーにゆだねるのが一般的です。

加えて、1つの購買チャンネルで行い、出張データも管理することで、作業の一元化が可能になります。

このように、営業事務ではなくトラベルマネージャーの起用で、業務効率が格段に向上するでしょう。

スムーズに出張手配を行うには

出張者にとって円滑な移動を可能にし、スムーズな出張を目指すためには出張手配の方法を見直すことも大切です。

どれだけ経験豊富な派遣の営業事務に出張手配を任せても、これまでと同じ方法では業務の効率化が目指せません。

そこで、出張手配から、出張管理までをスムーズに行う方法を紹介します。

フローの整備から始める

出張手配をスムーズに行うためには、出張手配フローの整備から始めましょう。

これまで、出張に関する申請書類に不備が多く、修正に時間がかかっていたのであれば、簡単に作成できるフォームなどを作成してみましょう。

ホテルや新幹線の手配に時間がかかっていた場合には、手配方法そのものを見直すことも大切です。

手配方法の見直しでコスト削減

出張が多い会社では交通費や宿泊費などの費用がかかりすぎることがあるでしょう。

そこで、出張手配の方法を見直すように促し、コスト削減に努めるのが重要です。出張に必要となる旅費は早めの予約で安く抑えることが可能です。

早期予約を選ぶことで、駅チカや主張先まで徒歩圏内のホテルが抑えられるようになるなど、出張者の満足度も向上するでしょう。

法人パックも上手に利用

出張手配に旅行会社や宿泊予約サイトを利用するのであれば、法人向けのパックなどの活用がおすすめです。

新幹線と宿泊がセットになったプランを利用すると別々で手配するよりも安く抑えられる可能性があるでしょう。

代行サービスの活用

旅行代理店などでは、出張手配を代行するサービスを積極的に展開しています。

代行サービスであればすべての手配を任せられますので、業務の効率化を目指せると人気です。

海外出張で英語に自信がない人でも、現地とのやり取りをすべて依頼してOKで、安心して出張に出かけられるでしょう。

旅行業界の経験が豊富な専門のスタッフに相談も可能ですので、充実した出張ができるようになります。

営業事務に任せるよりも法人契約を

事務仕事の経験が豊富な営業事務に出張手配を任せるのではなく、出張手配サービスと法人契約を結ぶのも1つの方法です。

出張手配サービスであれば、出張に特化した手配が可能になりますので、すべてを任せてOKでしょう。

また、交通機関や宿泊施設の予約だけでなく、出張管理も可能になります。

サービスの利用料がネックとなるケースもありますが、時給で派遣社員を雇うよりもコストの削減につながることが多いでしょう。

出張手配の効率化はエルクトラベルで可能に

出張手配を行っている会社は旅行代理店や宿泊予約サイトなど多岐にわたります。しかし、どれを選んでも良いとはいい切れません。

それぞれに異なった特徴があり、その手配方法にも違いがあります。そのなかでも、エルクトラベルは人気の出張手配サービスです。

エルクトラベルに依頼すると、会社の経費をこれまで以上にカットしつつスムーズな出張手配をOKにします。

エルクトラベルの魅力

株式会社エルクのエルクトラベルで出張手配を行うと、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。ここからは、エルクトラベルの魅力を解説しましょう。

出張コストの大幅な削減

エルクトラベルで法人契約を結ぶと、出張にかかるコストが大幅に削減できると評判です。

月額利用料は無料に設定されていますので、余分な費用を支払わずにサービスの利用がOKになります。

出張管理が任せられる

株式会社エルクのエルクトラベルで出張手配を行うと、請求は会社に一括で行われます。

企業は誰がどのような出張をしたのかが一目でわかるようになりますので、出張管理が楽になるでしょう。

営業事務に任せるよりも簡単な出張管理ができるようになり、派遣社員を雇う必要がなくなります。

時給とはいえ派遣社員を数名雇っている場合にはたくさんの経費が必要でしょう。それらのコストカットがOKになることから、会社の経営がスムーズに変わるのです。

事務に任せるよりも快適な出張を

営業事務は出張に出かける営業マンを支える重要な仕事です。

けれど、時給を支払って派遣の営業事務を雇い、営業事務に出張手配業務を任せると費用が膨大になります。

また、出張経験のない営業事務が手配すると重大なミスにもつながりかねません。そこで、出張手配は専門のサービスと契約するのがおすすめです。

エルクトラベルには、出張に関するすべての手配の依頼がOKで、時間も節約できます。

さらに、企業の経費削減にもつながるでしょう。手配サービスの導入を考えている企業はエルクトラベルを検討してみてはいかがでしょうか。