出張手配に役立つ各種連携サービスを紹介
出張はビジネスにとって重要な業務の1つですが、経費がかかりやすく、出張手配によって業務の効率化が図れないこともあるでしょう。
そこで、各社から新しくリリースされているのが出張手配との連携サービスです。ただ、連携サービスを導入するメリットにはどのようなものが挙げられるのでしょうか。
新しい時代の出張手配と連携サービスについて解説します。
出張手配で起こりがちな問題
これまで企業が当たり前のように行ってきた出張手配では、出張者だけでなく経理担当者や経営者にさまざまな問題を起こしてきました。
まずは、出張手配で起こる問題をそれぞれの立場で紹介していきましょう。
出張者の問題
出張者は出張の度に自分で新幹線やホテルなどを予約し、それらにかかる費用を立て替えて支払うのが一般的です。
また、忙しい業務の合間を縫って出張手配をしなければならず、出張そのものが億劫になる社員もめずらしくありません。
出張前には上司に出張申請を提出して承認をもらい、出張後には出張報告書の作成・提出も必要です。出張によって書類作成や申請業務が増えるため、ストレスを感じることもあるでしょう。
加えて、出張旅費精算では出張で利用した交通機関や宿泊先の情報を正しく入力しなければならず、立替精算した領収書の管理・提出も求められるなど、オーバーワークになりがちです。
経理担当者の問題
出張の頻度が高い会社の経理担当者は、申請者から上がってきた書類の確認作業に追われることが多いでしょう。
出張旅費規程に則った出張か、不正はないかをチェックしなければならず、不審な点があれば差し戻して問い合わせをする必要に迫られます。
その結果、時間がかかりすぎる点が問題です。また、出張者が立て替えた分の精算業務や精算した出張費の仕訳など、一人で多くの仕事を抱えることが多く、業務効率が下がってしまうでしょう。
企業の経営者の問題
出張は経費がかかりやすいため、少しでも経費削減を目指したい経営者は多いものです。
けれど、出張者に出張手配を任せていると、水増し請求やカラ出張といった社員による不正が起こりやすいでしょう。
社員の管理は非常に難しく、経営の安定化やコスト削減がうまくいかないことがあります。
経費精算業務が生み出す悪循環
出張費を社員が立て替え、後日精算に対応している会社では、経費精算業務が重くのしかかります。
オフィスに戻ってすぐに領収書を広げ、出張で使った金額を手で入力していると、残業を余儀なくされてしまうことがめずらしくないでしょう。
それにより、社員は出張にストレスを感じるようになります。さらに、労働時間が長くなることで、企業は残業代を支払う必要にも迫られてしまうでしょう。
出張での経費精算業務によって双方に悪循環が生まれてしまいますので、経費精算業務そのもののカットが求められているのです。
連携サービスの導入で得られるメリット
出張手配と経費精算業務を分けて行うと、業務効率が下がってしまいます。
そこで、出張手配と精算業務を1つにした連携サービスが登場し、注目を集めているのです。
連携サービスの導入によって、企業だけでなく出張者にも大きなメリットがありますので、ここからの段落では連携サービスについて詳しく紹介しましょう。
経費精算をもっと簡単に
出張手配を行っているAI Travelは、外部システムとの連携による出張時のデータの読み込みを可能にしています。
また、経費精算システムとして知られる楽楽精算と連携サービスでつながっていますので、AI Travelを利用した出張手配のデータを楽楽精算にインポートすることが可能です。
システムを通してデータが直接転送できるようになり、申請書の入力ミスなどが防げるようになるでしょう。
上司や経理担当者も出張手配の内容を念入りに確認する必要がなくなり、差し戻しの手間も省けるのが魅力です。
支払も楽楽精算で一本化されますので、出張者の立替払いがなくなり、精算業務がカットできます。
出張手配から経費精算が1つのシステムで完結
旅行会社大手のJTBの出張手配でも連携サービスを導入しています。
JTBでは、JR線や新幹線、航空券、宿泊といったオンラインチケットの手配をJTBのチケット手配システムと連携しているのです。
国内出張だけでなく海外出張でも連携サービスが利用できますので、多くの出張に対応できるでしょう。
連携システムにより出張者が立替精算をする必要がなくなると、出張経費の経理業務がスムーズに進むようになります。
出張手配と精算システムが1つのシステムで行われることから、出張手配と経費処理の両方において業務効率アップが可能です。
旅費規定との照らし合わせが楽に！
JTBの連携サービスでは、経費精算だけでなく交通系ICカードとの連携も可能です。
また、スケジューラーやコーポレートカードとの連携サービスも行っていますので、旅費規程との照らし合わせが楽になると高く評価されています。
さらに、システムに会社の出張旅費規程を設定しておくと、日当の自動計算もできる機能も付いており、広がりのある連携サービスが利用できます。
出張管理が簡単！
SAP concurが提供する連携サービスでは、タクシーの配車アプリや宿泊予約サイトとの連携サービスを行っています。
また、社員がコーポレートカードで支払った出張費の情報は自動で取り込まれますので、不正の防止につなげることも可能です。
出張者の出張データが確認しやすく、出張管理がカンタンになるでしょう。
エルクトラベルの出張手配プラスがおすすめ
出張手配の連携サービスはたくさんありますが、経費削減を視野に入れているのであればエルクトラベルに相談をしてみましょう。
エルクトラベルには出張費の精算業務そのものをカットできる連携サービスがあり、業務効率の向上が可能です。
また、国内ホテルの検索システムは楽天トラベル・じゃらんと提携していることから、経費を抑えた出張手配ができます。システムの利用にかかる費用も無料のため、相談してみるのがオススメです。
連携サービスで快適な出張手配を
出張手配に連携サービスを導入すると、出張経費を抑えた出張手配が可能になります。
また、さまざまなシステムと連携している出張手配であれば、快適な出張ができるでしょう。エルクトラベルであれば、経費削減につながる出張手配ができます。
システムの利用料も無料ですので、経費削減を求めているのであればエルクトラベルに相談しましょう。
無料の出張管理システム「出張手配プラス」で、出張手配の手間とコストを削減！
出張手配プラス サービス概要資料
出張手配や出張費の可視化には、無料の出張手配管理システム「出張手配プラス」がオススメです。出張管理・予算管理など、毎月の手間やコストを大幅削減しながらリスク管理ができる仕組みを紹介します。
この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで2,300社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。
