ホテルの出張手配は手間？コストを削減してスムーズに手配する方法

国内出張では、ホテルの予約が必要となることも多いでしょう。

社員自らがホテルなどの出張手配をする会社も多くみられますが、業務量の増加やコストがかかりすぎるなどさまざまな課題があります。

そこで、この記事ではホテルなどの出張手配を安くスムーズに行う方法を紹介しましょう。

 

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課題の多い国内出張でのホテル手配

国内出張では新幹線などの手配とともに、ホテルの手配が必要となるケースが多いものです。

ただ、交通機関だけでなくホテルまで手配するとなると、さまざまな問題が生じるでしょう。

そこで、企業の国内出張におけるホテル手配の課題を説明します。

 

自分で予約すると手間がかかりすぎる

大企業であっても、国内出張の手配は社員自らが行うケースが多くみられます。

交通機関を検索し、ホテルなどの宿泊施設を探すとなるとそれなりの時間がかかるでしょう。

それだけでなく、上司に出張の確認を取る必要もあります。
対応が遅れるとその分だけ手間も時間もかかってしまうでしょう。

さらに、社員が自分で予約した場合には、あらかじめ立て替えて支払い、後日会社から精算してもらう流れで進みます。

後日精算のための申請も必要で、手間がかかりすぎるといえるでしょう。

 

領収書の管理が難しい

出張をした社員は、領収の管理も求められます。

領収書が発行されない場合や、領主書を紛失してしまったケースでは精算が不可能となり、損をしてしまうこともあるでしょう。

領収書の管理は非常に難しいことから、できるだけ避けたいという社員は多いものです。

 

出張管理がアナログで総務の業務が効率化できない

秘書などが出張手配を行いホテルなどの予約をした場合でも、総務はそれらの請求を全て引き受けなくてはなりません。

出張者が多い場合には、バラバラになった領収書や申請書を確認し、管理までをこなさなければならないのです。

エクセルなどを使用したアナログ作業で出張管理をしている企業も多く、総務の業務の効率化には悩まされているといえるでしょう。

 

合理的に出張の予約ができる方法は？

ホテルなどの出張手配が簡単でき、総務の業務も効率化できるような合理的な出張手配はないのでしょうか。

この記事では、合理的な出張手配や管理の方法を2つ紹介します。

 

旅行会社などのサイトから予約

出張手配は旅行会社に依頼することもできます。大手の旅行会社のなかには出張パックなどの便利なサービスを提供しているところもあり、簡単に予約ができるでしょう。

大手の旅行会社であれば、扱うホテルの種類が多いのも特徴です。

希望する立地のホテルが予約できる可能性が高くなり、利用しやすいと感じるでしょう。

 

出張手配サービスの利用

出張手配を専門的に行うサービスを利用するのも1つの方法です。

出張は一般的な観光などの旅行とは異なり、法人での利用となります。

旅行会社が提供する2020年のGo Toトラベルのような旅行パックの場合、法人は対象外です。

したがって、法人に特化したサービスを選んでコストを削減しなければなりません。

出張手配サービスであれば扱うホテル数が豊富で海外出張にも対応しているところが多いため、出張手配を安心して任せられます。

 

旅行会社や出張手配サービスなどを利用する際の注意点

旅行会社や出張手配サービスを利用すると、出張者の手間が削減でき、総務の業務量のカットにもつながるでしょう。
しかし、いくつかの注意点もあります。

 

料金が高くコスト削減が難しい

出張手配サービスの場合には、出張パックなどの料金は安くても。サービスを導入するための費用や利用料がかかるでしょう。
その結果、出張経費がかさんでしまうことがあります。

出張経費は経費のなかでも大きなウエイトを占めることが多く、企業の経営を圧迫する可能性が高いのが問題です。

したがって、出張にかかる経費を少しでも抑え、コストを削減できるかがポイントとなるでしょう。

 

複数でシステムを利用することへの不安がある

出張手配サービスを利用する場合には、複数の社員でシステムを共有します。

したがって、情報の漏えいなどが気になるという企業も多いでしょう。

複数人でのシステムの利用には不安があるという企業も多く、出張手配サービスの利用は問題視されています。

 

ホテルの出張手配はエルクトラベルがおすすめ

ホテルの出張手配を簡単で便利にするのであれば、株式会社エルクのエルクトラベルがおすすめです。

エルクトラベルでは、国内だけでなく海外のホテルや航空券の予約が可能で、出張管理も確実に行えます。

 

楽天トラベル・じゃらんとの提携で商品が探しやすい

株式会社エルクのエルクトラベルで扱うホテルは、楽天トラベル・じゃらんと提携しています。

登録されているホテル数が多く、条件にぴったりのホテルが見つかりやすいと、実際に利用した人からも多くのコメントが寄せられているのです。

また、ホテルの空き状況も連動していることから、宿泊可能なホテルを簡単に見つけられるでしょう。

 

発券手数料が安く経費削減につながる

飛行機のチケットを購入するときにかかる発券料を安く抑えるのであれば、株式会社エルクのエルクトラベルがぴったりです。

エルクトラベルでは、海外向けの航空券の発券手数料を一律に設定しています。

料金連動型のように発券手数料が高くなりすぎることがありませんので、経費削減につながるでしょう。

さらに、JR券の場合には、無料デリバリーのサービスもあり、安く快適に利用できます。

 

便利なシステムが充実

出張手配サービスのなかには国内の出張パックのみの扱いのところもみられます。

しかし、株式会社エルクのエルクトラベルでは、海外の出張にも対応が可能です。

2020年には、小口精算システムへの連携も可能となり、より充実したシステムが使えるようになったのです。

 

一括請求で業務の流れがスムーズに

株式会社エルクが提供するエルクトラベルでは、出張手配の管理がしやすい高く評価されています。

出張手配プラスというクラウドサービスを利用すると、請求が一括で会社に送られることから、領収書を管理する必要がなくなります。

その結果、総務の業務が削減できるでしょう。出張手配プラスの導入にかかる時間は最短３営業日と早く、すぐに使えるのも魅力です。

 

無料で利用できコスト削減にも貢献

サービス内容が充実していると評判のエルクトラベルですが、利用料が気になる人もいるでしょう。

一般的な出張手配サービスの場合には月額利用料や導入費用がかかりますが、株式会社エルクのエルクトラベルでは月額利用料だけでなく導入費用も無料です。

出張先のホテルの予約が簡単で、領収書の管理の必要がなくなるだけでなく、無料で利用できることから、国内の多くの法人企業から支持されています。

 

エルクトラベルでホテルの出張手配を快適に

この記事で紹介した株式会社エルクのエルクトラベルは、法人の利用に特化した極めて便利な出張手配サービスです。

これまで経営を圧迫してきた出張時のホテル代を大幅に抑えられるようになり、経営が効率化するでしょう。

また、ホテル代や交通機関の請求も一括で送られるようになることから、総務の業務が大幅にカットできます。

これらのサービスが無料で利用できますので、ホテルなどの出張手配が必要な場合にはエルクトラベルに相談してみるのがおすすめです。

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