事務職の仕事を軽減できる出張手配代行サービスの業務内容とは？

出張に関するコストを削減したいという会社は多いはずです。

出張にかかる経費を調査したら、想像以上に経費が掛かっており驚いた経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？

ある企業では、出張の経費を見直すために、出張に関するデータをまとめるために派遣社員を雇ったという話や、その業務のせいで残業が増えたという話もあります。

出張にかかる事務作業は多く、通常勤務の正社員だけでは手が足りなくなってしまったのでしょう。

そんな出張手配にかかわる事務作業、出張手配にかかわる経費の削減を実現するのであれば、派遣社員を雇うよりも出張手配代行サービスを利用するのがおすすめです。

そんな出張手配代行サービスの事務手続きや、サービスを利用してできる事務処理の内容に関して調べてみました。

 

出張手配代行サービスのサービス事務内容

出張手配代行サービスは、近年注目を集める仕事であり、大手企業はもちろん、出張業務の多い中小企業なども積極的に利用しているサービスになります。

とはいえ、まだ利用をしていない会社の方のために、まずは簡単に業務内容を解説していきましょう。

 

出張手配の代行が中心業務

出張手配の代行とは、出張者に代わり出張で必要となる鉄道チケット、航空券、ホテルなどを検索し予約、手配する事務手続きの代行を中心に行っています。

多くの会社では、出張が決まると出張者が自分で交通チケットやホテルを手配するかと思います。

出張者が個人で行う場合、まず航空券や鉄道チケットなどを購入するために、チケットを探し予約をします。

さらにホテルを探すために、多くの旅行予約サイトやホテル紹介サイトなどを見比べて、予約をする必要があります。

出張手配を自分で行った経験がある方なら想像できるかと思いますが、この予約という事務作業は非常に面倒で手間がかかるものです。

何もない時期の出張であればさほど苦労はしませんが、大きなお祭りと日程が被る、アイドルの大規模コンサートと被るなど、タイミングが悪いと非常に大変な思いをするものです。

業者によっては最短2分で手配が完了するケースもありますが10～20分程度あれば、どこの業者でも出張プランを提案してくれるでしょう。

出張手配の事務作業を代行してもらうことで、ほかの業務に時間を使えるなど、非常にメリットの大きいサービスといえるでしょう。

 

出張データの一元管理サポート

もうひとつ注目したいポイントが、出張データの管理です。

多くの出張手配代行サービスは、その会社で請け負った出張業務に関して、すべてデータ化してくれます。

誰が、いつ、どこに、どうやって出張に行ったのか？こういった細かいデータをまとめ、一括で納品してもらうことができます。

出張データの作成は、上で紹介した通り、会社によってはそのためにわざわざ派遣社員を雇うほど面倒な事務作業になります。

同じ経費をかけるのであれば、派遣社員を採用し給与を支払うより、出張手配とともに出張手配代行サービスに業務依頼するのがベストといえるでしょう。

 

事務手続きについて

実際に出張手配代行サービスを利用する場合、どのような事務手続きが必要となるでしょう？

もちろんどの会社に依頼するかで、多少なりとも事務手続きは変わるかと思いますが、一般的なケースに関してご紹介します。

出張手配代行サービスとの事務手続きは、「契約の際の事務手続き」、「出張手配の際の事務手続き」、「支払いの際の事務手続き」と3つのシーンに分けて解説します。

 

契約に関する事務手続き

出張手配代行サービスは、大手から中小まで多くの企業が参戦しています。

その中で共通しているのが、法人との契約という点です。

個人事業主を相手に契約するケースはほぼありません。

ただし、法人との契約とはいえ、会社全体との契約に限ることはないようです。

サービス提供企業によっては、会社全体ではなく、会社内の1つの部署のみとの契約ということも可能です。

もちろん出張が多い営業部のみという契約もできますし、出張の手配を秘書が代理ですることが多いのであれば秘書課とのみ契約ということも可能です。

会社全体での契約が難しい場合は、自身の所属する部署のみでの契約を考えてもいいでしょう。

事務手続きに関してはさほど難しいことはありません。

場合によっては専用のシステムを導入する必要が生じるケースもあるようですが、事務手続きというほど面倒な話にはなりませんし、契約に長期間時間がかかることもありません。

事務手続きとして考える場合、システムの導入などよりも契約前の打ち合わせについて知っておくといいでしょう。

多くの出張手配代行サービス会社は、契約の際にその会社における出張業務の社内規定を確認します。

特に大手企業などになると、出張に関する社内規定は細かく定められています。

大手とは言えない中小企業でも、ある程度の社内規定はあるかと思います。

そんな社内規定を事前に確実に伝えておきましょう。

社内規定を伝えておけば、出張手配代行サービス会社は、その規定範囲内の出張プランを提案してくれます。

 

出張手配時の事務手続き

出張手配を依頼する場合の事務手続きもさほど面倒なことはありません。

簡単に出張手配のフローを紹介すると、まず出張者が出張手配代行サービスに手配を申請します。

申請があったら、その申請に見合った出張プランがいくつか提案されます。

出張者はメールなどに掲載されたプランの中から、自身に都合や業務上の都合に合わせて最適なプランを選びます。

選ばれたプランを出張手配代行サービスが予約、確保し、必要であればチケットを出張者あてに送付して事務手続き完了です。

この基本的な流れは、出張をするのが役員などで、出張手配の申請を秘書などの代理人がサポートして行うときも同様になります。

依頼する側に多くの業務や事務手続きはなく、待っていれば最善のプランが提案されるということになります。

その他に、事務手続きという観点からみても、出張者および秘書などその代理人が行う事務手続きは、出張手配を申請する、提案されたプランから選択する、チケット等を受け取るの3つだけ。

出張手配における面倒な事務作業を一気に軽減することができます。

 

費用精算時の事務手続き

費用の精算は、多くの場合一ヶ月分まとめて精算する一括精算が採用されています。

その一ヶ月に出張手配代行サービスを利用した出張の費用を、会社の担当部署が一括で支払います。

経理部など、会社内の精算担当部署が行う業務としては、出張管理データと請求額に間違いがないかを確認する事務作業のみ。

この事務作業だけであれば、わざわざ派遣社員の求人を出し雇う必要もありませんし、事務処理の負担は大きく軽減されます。

経理部や人事部などに、出張関係の事務作業を専門に対応してくれる優秀なアシスタントを雇うイメージで間違いないでしょう。

 

出張手配代行サービスがおすすめな理由

出張手配代行サービスは、出張にまつわる多くの事務をアウトソーシングすることで、依頼した企業は大きなメリットを手にします。

そんなメリットに関して簡単にまとめておきましょう。

 

事務処理の簡略化で業務効率アップ

出張はその会社にとって必要不可欠な業務です。しかし、その出張にまつわる事務手続き、事務処理は非常に煩雑な部分があることは否めません。

その出張自体が必要かどうかを、上司や他部署を含め精査する必要がありますし、必要と認められても今度は出張費用に関する事務作業が関わってきます。

出張者は自ら旅行サイトや航空券取得サイト、チケット手配サイトにホテル予約サイトなど、多数の情報を集め、出張の手配を行います。

出張者が手配した出張プランは、経理部や人事部などにより、経費が適切かなどをチェックされ、不適当であれば再度手配のやり直しとなります。

出張もそのプランも問題がないと判断されても、経費が落ちるのは出張後であることが多く、会社からの経費支給がなければ、出張者が一時立て替えてチケットなどを取得します。

立て替えが難しい場合は、仮払いなど別の申請を行い、会社からの支給を待ちます。

このようにひとつの出張に多くの部署の人間が関与し、さらに多くの事務手続きが発生するのが現状です。

これは大手の企業でも中小企業でも概ね同じでしょう。

これらの事務手続きや事務処理を一気に解消できるのが出張手配代行サービスです。

煩雑な事務手続きをなくすことで、出張にかかわる多くの人の業務や時間に余裕ができ、結果会社の業務効率が高まることになるでしょう。

 

出張経費の削減・調整を実現

出張手配代行サービスは、依頼された企業の出張規定を遵守しながら出張プランを提案します。

そのため出張に関する経費も会社の想定内に収まることが多くなり、無駄なコストを削減することにつながります。

また、出張手配代行サービスが出張データを管理してくれることで、出張に関する経費のチェックも可能になります。

出張に関する経費を削減するためには、現状把握が重要です。その現状把握に力を発揮するのが出張データです。

 

社員の安全面も確保

特に海外出張が多い会社などの場合、出張は会社にとっても重要な仕事になります。

仕事面でも重要ですが、それ以上に重要になるのが出張する社員の安全面の確保です。

治安の問題がない地域への出張でも、すぐに連絡を取ることが難しい海外の場合、送り出す会社としても不安な面があります。

そんな海外出張の不安を解消するには、海外に出張した社員とすぐに連絡が取れる、もしくは連絡を取る方法が確立されている必要があります。

海外出張にも対応している出張手配代行サービスでは、そんな海外での安全面を考慮している会社があります。

例えば国内・海外出張ともに対応してくれる株式会社エルク(エルクトラベル)の出張手配プラスもそんな会社のひとつです。

海外出張の手配を行う場合、航空券、ホテルの予約はもちろんのこと、英語スキルに自信がない方の場合は翻訳スタッフや現地ガイドの手配調整も行います。

さらに現地での移動手段となるレンタカーの確保、現地鉄道チケットの予約も行います。

さらに渡航に必要や渡航ビザの申請手続きや、渡航保険の加入、現地での詳細なスケジュールと連絡先のチェックなども行ってくれますので、送り出す会社側も安心して出張に向かわせることが可能です。

 

どの出張手配代行サービスがおすすめ？

出張手配代行サービスには、大手から中小まで多くの企業が参戦しています。

ではどの企業がおすすめとなるでしょう？もちろん各サービス会社ともに特徴がありますので、一概にここがおすすめとは言いにくいのが現実です。

そこで、多くの出張手配代行サービスをいくつかの傾向と、イメージについて解説しておきましょう。

 

海外出張なら外資系？

出張手配代行サービスには外資系も参戦しています。

すでに海外でも実際がある大手の「SAP concur」やクレジット会社のアメリカンエキスプレスと日本旅行が中心となっている「GBT NTA」などが有名です。

外資が絡んでいるということもあり海外出張には確かに強さを見せるのは事実ですが、国内の同業他社が弱いということでもありません

必要な経費とサービス内容を比較検討して選びましょう。

 

有名旅行会社はホテル予約に強い？

大手旅行会社のJTBやじゃらん、楽天トラベルなども出張手配代行サービスを行っています。

旅行予約サイトの運営をしている関係上、旅行関係の業者はホテル予約に強いイメージがあるかもしれません。

このイメージは半分正解です。

ホテル予約に特別強いということはありませんが、旅行サイト独自の割引料金が適用されるケースがあり、よりお得に利用できるメリットがあります。

ただし、個人旅行会社系ではなくても、ホテル予約に関しては楽天トラベルと提携しているエルクトラベルなどの例もありますので、しっかりとサービス内容を確認することが重要です。

 

出張手配代行サービスメインの会社は検討不要？

外資系や旅行会社など、バックボーンがしっかりとしている大手企業のほうが、利用するには安心という方もいるかと思います。

しかし、中には出張手配代行サービスをメインにしている業者が弱いというのはイメージだけの問題です。

むしろ大手の後ろ盾がない以上、しっかりとしたサービスを提供しないといけないという面がありますので、むしろおすすめのケースもあります。

大手がやっている業者だけではなく、出張手配を専門にしている会社も候補に入れておくといいでしょう。

 

まとめ

出張手配代行サービスは、社員の出張手配を代行してくれる、そして出張のデータを一元管理してくれる会社になります。

出張の手配から管理までをまとめて依頼できるので、社内の事務作業を軽減することが可能です。

事務作業の軽減だけにとどまらず、出張に関するコスト削減も可能になりますので、出張の多い会社、海外出張がある会社、長期出張の多い会社はもちろん、出張の数が少なく、そのため出張費用の相場などがわからない会社などにもおすすめになります。

出張ひとつに多くの事務作業、事務手続きがある会社は、ぜひ一度導入について考えてみることをおすすめします。