無駄な業務を削減して業務改善を実現するための手順とポイント

業務削減とは？経費削減や業務改善との違いは？

業務削減を行うためには、まずはその言葉の意味を正確に理解することが必要です。また、経費削減や業務改善との違いの認識も重要です。ここではまず、業務削減の意味や経費削減・業務改善との違いについて説明します。

 

業務削減とは

業務削減は、その名のとおり業務自体を削減することです。無駄な作業やコミュニケーションをやめることによって、作業の効率を向上させることにつながるのが、業務削減の特徴とも言えます。また、業務削減は、業務に連動している直接的なコストを削減しますが、実際にかかるコストだけでなく、人的リソースや働き方にもよい影響を与えることもあります。

 

経費削減との違い

経費削減はコスト削減とも呼ばれ、発生している経費を削減することを指します。たとえば、電気やガスなどの契約見直しや使用方法の変更などによって、光熱費を減らす取り組みを行うことは、経費削減のひとつです。また、レイアウト見直しや賃料引き下げ交渉などによってオフィスの賃料を減らすことも、経費削減となります。さらに、購入している備品をより安い価格を提示している取引先から購入することも、経費削減の具体的な事例です。経費削減を実施する場合には、オフィスの環境改善が成果に直結するケースも多くなります。

一方で、業務削減でも業務に連動している経費は削減されますが、賃料など業務と直接的な関係が薄いすべてのコストを対象とはしていませんので、その点は経費削減と異なります。また、経費削減は金銭的コストの削減を目的としていますが、業務削減では、金銭的コストだけでなく、品質や時間なども考慮し業務プロセスの無駄を削減することを目的とします。そのため広い経費削減よりも広い視野で取り組む必要があります。

 

業務改善と業務削減の違い

業務改善は、業務の目的やフロー全体の見直しを行うこと全般を指します。その中で、結果的に企業の利益を向上させる方法として、業務削減や経費削減による方法があります。業務削減を進めるにあたっては、経費削減、業務改善についても認識しておくことが重要でしょう。旗振り役となる経営者や部門責任者、人事・経理・総務などの間接部門だけでなく、実際に現場で仕事として業務削減タスクを実行する社員が、目的を認識・共有することも大切です。

業務改善と業務削減の違いは、通常業務の一環として行われるか、通常業務の枠外の取り組みとして行われるかにあります。業務改善は、日常業務の一環です。一方、業務削減は、日常業務そのものについて必要かどうかを検討し、削減していくことが特徴になります。また、業務改善は、業務目的や業務フロー全体の見直しが必要になるのが一般的です。業務削減よりも、総合的かつ長期的に検証を行うべきであることも特徴だと言えます。

 

業務改善とは、業務に関わる人・物・コストの流れを見直して改善することです。日常業務の見直しの一環として、常に業務改善を心がけている企業は多いと思いますが、先に述べた経費削減も、業務削減も、この業務改善の一環として行われる場合が多いでしょう。

業務改善の中で、コストに注目して実行するのが経費削減、業務そのものをなくす、削る、見直すことを目指すのが業務削減です。

 

▼業務削減と業務改善の違い
業務改善：業務の目的やフロー全体の見直しをすること。業務全般に対して、日常的かつ長期的に検証を行うべきこと
業務削減：日常業務の中で、作業・業務、コミュニケーションそのものについて削減を検討すること

 

業務削減の主な目的

業務削減の主な目的は、生産性の向上にあります。生産性とは、労働効率を示す指標のひとつで、各従業員が行っている業務がどの程度効率的に行われているかを数値で把握するためのものです。生産性を具体的に示すために、1人の従業員が算出する利益の額で表すケースが多いです。ただし、1人当たりの利益を使わずに、1人当たりの生産量などを使って生産性を表す場合もあります。

生産量などの数値も、最終的には利益に換算することも可能ではあります。特に、経営者にとっては、生産性が1人当たりの利益額で表現されたほうがわかりやすいでしょう。一方、従業員にとっては、日常の業務と直接つながりが深い生産量などの数値の方がわかりやすいケースもあります。そのため、生産量など現場の状況に合わせて、指標のベースになる数値が選択されることもあるのです。なお、生産性は、労働生産性と呼ばれることもあります。

 

削減対象を特定→改善の目標を明確に

業務削減を行いたい場合は、生産性を算出することによって、業務効率の時系列での比較や、各部署間・各従業員間の生産性の優劣を比較することが必要になります。生産性に違いがある場合、その違いを生じさせる原因が必ずあるはずです。生産性の分析をし問題点を解明する過程で、無駄な業務や無駄な時間がわかれば、業務削減の対象を特定し改善策を明確にできるでしょう。たとえ長時間労働をしても、それに見合った成果が上がらなければ無駄があるということになります。 無駄な業務を削減することによって、会社全体としてより大きな利益を生み出せる経営体質に変えることが可能です。

無駄な業務を削減するやり方としては、作業そのものを削減してしまう方法はもちろん、業務の効率を上げる、方法を変えることによって問題の解決策となる場合があります。具体的には、単純作業の効率化や過剰サービスの削減などです。業務の削減によって経営上の目標を達成することが、業務削減の最終的な目標であると明確に認識しておくことが大切です。

 

業務削減の手順

 

業務削減をスムーズに進めるためには、削減の手順を理解しておく必要があります。ここでは、業務削減の手順を紹介します。

業務削減に関する進め方は、3つのステップにわけると理解・実行がしやすいため以下の手順の通りに進めていきます。適切なステップを踏んで削減プロセスを進めることが、いちはやく成果が得られるコツです。

業務削減の手順
【STEP1】業務フロー・コミュニケーションリストを制作し、現状を把握する
【STEP2】業務の回数・支出・アウトソーシングを検討し、改善点を抽出する
【STEP3】改善点を反映した新しい業務フローを運用する

 

STEP1：現状を把握する

業務削減に関する進め方は、3つのステップに分かれている手順の通りに進めていきます。適切なステップを踏んで削減プロセスを進めることが、いちはやく成果が得られるようになるコツです。最初のステップは、現状の把握です。業務削減における現状把握のポイントは、業務の全体像をしっかりと押さえておくことです。細分化した個々の業務だけに注目していると、業務と業務のつながりを見落としてしまう可能性があり、的確に現状を分析することができなくなってしまいます。しっかりと現状分析を行うためには、業務フローを作成するのが効果的です。何事も現状把握から始めるケースが多いですが、業務削減も例外ではありません。

 

業務フロー・コミュニケーションリストの作成も有効

業務フローとは、個々の業務間の前後関係がわかるように作成された流れ図のことで、このフローを作成すれば業務の全体像を把握しやすくなります。作成にあたっては、それぞれの業務の前工程と後工程がどのようにつながっているかを確認しながら引いていきましょう。

業務フロー図が完成すれば、業務と業務のつながりだけでなく、時系列でどのように仕事が流れていくのかまで確認できるようになるはずです。業務フロー図を踏まえて現状分析を行えば、どの部分に課題があるかを見つけやすくなります。

また、コミュニケーションリストを作成して社員同士のつながりを把握することや、備品を確認しておくことも重要です。コミュニケーションリストを作成しておけば、どのように情報が共有されて伝わっていくのかがよくわかります。また、備品については、本当に必要なものかどうかを判断できるように、使用頻度や使用量をチェックしておくことが大切です。現状を把握して課題を抽出するこのステップがうまくいけば、以降のステップもスムーズに進みやすくなるでしょう。

 

STEP2：削減すべきポイントを見つける

業務削減の第2ステップは、改善すべきポイントを抽出することです。現状分析を行ったことによって業務の全体像がつかめたら、すべての業務を対象にして短縮・削減できる業務はないかを見つける作業に入ります。ただし、膨大な業務項目をただ眺めているだけでは改善すべきポイントを見つけることは難しいでしょう。効率よく改善ポイントを洗い出すためには、3つの切り口でアプローチするとうまくいく可能性が高くなります。業務そのものを削減できる項目はすくなくても、必ず削減できそうなポイントは見つかるはずです。

 

①回数を減らせないか検討

1つ目は、業務そのものは完全になくせないとしても、回数を減らす余地がないかどうかをチェックしてみることです。すでに行われている業務のほとんどは、何らかの理由があって行われています。いきなり業務をなくしてしまうことはハードルが高っくても、回数を減らすことは、比較的容易にできる場合もあります。たとえば、やり方を工夫する、2回分を1回で済ませるようにするなどです。よくある例でいうと、ミーティングの回数を減らすことは検討の価値があるでしょう。

 

②無駄な支出がないかチェック

2つ目は、無駄な支出がないかどうかをチェックすることです。支出に注目することで新たな削減ポイントが見えてくることもあります。たとえば、複数の部署ごとに同じタイプの備品を使用している場合は、共用にすることで備品への支出を抑えることが可能になるでしょう。支出自体の削減だけでなく、それに伴う作業の削減にもつながります。

 

③アウトソーシングの検討

3つ目は、アウトソーシングの検討です。社内の業務を外注することも有効な業務削減です。アウトソーシングによるコスト増加よりも社内のコスト削減効果のほうが大きければ、外注することも選択肢のひとつとなります。改善ポイントを抽出するステップでは、業務に関わるメンバーの意見を積極的に募ることも大切です。

 

STEP3：新しい業務フローを作成・運用する

業務削減の第3ステップは、新しい業務フローを立案して実行に移すことです。現状分析に基づき削減すべきポイントが見つかったら、改善点を反映した新しい業務フローの作成に取りかかります。会議回数を減らすなどの削減された業務があれば、新スケジュールに基づいて業務の流れを組み立てることが必要になるでしょう。備品の共用化などによって業務環境が変化した場合も、新しい環境に合わせた業務体制を検討することも考えなければいけません。さらに、アウトソーシングによって削減できた業務があれば、外注先との連携がうまくいくように業務フローを改めて見直してみましょう。

 

新フローでシミュレーション、効果検証も重要

新業務フローができあがっても、いきなり実行に移すのは問題があります。まずは、新業務フローに基づいたシミュレーションを行うことが必須です。効率化できた点や改善点をしっかり記録して残しておくことも大切になるでしょう。シミュレーションで問題がなかった場合は、会社全体でいきなりすべての業務を新業務フローで運用するのではなく、部署毎などで運用開始時期をずらして、徐々に新フローに移行することも場合によっては必要となります。新業務フローに無理がないかを慎重に確認しながら運用を始めることがポイントです。

運用を開始したら、業務削減後の改善案の目論見通り効率化できているかどうかのチェックもしておきましょう。新業務フローに移行しても、効果が出ていなければあまり意味がありません。PDCAサイクルを回しながら、狙い通りの効果が出るまで微調整をしていくことも忘れないようにしましょう。最終的には、どれだけムダな時間やコストが削減できたのかを測定して、社内で共有することも大切です。

 

スムーズに業務削減を進めるコツ

 

業務削減を行うにあたっては、主に3つの点に注意して進めることが重要です。以下では、業務削減におけるコツについて解説します。

業務削減のコツ
【POINT1】業務全体への影響を考慮する
【POINT2】効果測定を定量的に行う
【POINT3】システム・ツールを導入して業務削減を行う

 

POINT1：業務全体への影響を考慮する

1つ目は、個々の業務だけをみて業務を削減するのではなく、業務全体への影響を考慮した上で削減することです。部分的な業務削減を行った結果、不要と判断された業務に関するコストは削減できたとしても、業務全体では支障をきたすことになり、結果的に全体としてのコストが上がったり、業務効率が落ちてしまうこともあります。そういったことを避けるためには、業務削減の第1ステップで行った業務の現状分析に基づいて、業務全体への影響をしっかり確認することが欠かせません。業務削減後の新業務フローを綿密に作成し、 業務を削減したことによる悪影響がないかどうかを確認したあとで実行に移すようにしましょう。

また、現場で働く社員の理解を得ることも重要 です。業務を削減する場合、社員は新しい業務フローに対応することを求められます。従来のやり方に慣れている人は、業務方法が変わることによってストレスを感じることもあるでしょう。また、削減された業務を担当していた人は、モチベーションが下がってしまうこともあります。そういった人が従来と同様に活躍できる機会を確保することも大切です。業務を単なるコストの塊として捉えるのではなく、人が行うものだという点を忘れないようにしましょう。

全社的な取り組みとして業務削減を行う場合、削減によるコスト削減の効果は大きくなるでしょう。しかし、影響が社内全体に及ぶことに多いため、全体のバランスが崩れないよう十分な確認が必要です。社員のモチベーションにまで配慮しなければ、業務削減は失敗に終わってしまう可能性があることを認識しておくことが重要です。

 

POINT2：効果測定を定量的に行う

業務削減における2つ目のポイントは、効果の測定をしっかり行うことです。業務削減の目的は、コストを削減して会社の利益を向上させることにあります。そのため、効果の測定は「業務がすっきり流れるようになった」「不要な業務に時間を取られることがなくなり、作業効率が向上した」といった定性的なものでは不十分です。

効果測定は、最終的に金額など定量的に把握することが重要です。言い換えれば、利益に換算して把握するということです。効果を数値として可視化することができれば、経営者や管理部門が業務削減の効果を容易に判断できます。また、実際に現場で業務削減を行う社員も、成果の見える化により情報共有されることによって、削減活動へのやる気が高まるという効果も期待できるでしょう。

数値として業務削減を把握する場合、備品を減らす、出張回数を減らすといった事業の効果は、支出の減少として表れるため金額で把握しやすいと言えます。しかし「業務がやりやすくなった」といったことは、直接金額換算することは難しいです。そういった場合は、労働時間の減少をまず把握したうえで、人件費レートを掛けて金額換算するといった工夫が必要になります。また、業務の処理件数の減少といった形で把握し、1件当たりの作業時間を掛けたうえで金額換算するという方法もあるでしょう。数値として成果を把握しておけば、別の施策を検討する場合にも、その数値を参考にできます。

 

POINT3：システム・ツールを導入して業務削減を行う

業務削減における3つ目のポイントは、システムやツールをうまく活用して、効率的な業務内容や業務プロセスを実現することです。業務を単純にカットすることが難しいケースも多いでしょう。そういった場合は、業務改善に役立つシステムやツールを導入することで、人的に対応していた業務を機械に置き換えることも有効です。現状分析に基づいて業務改善策を検討する際には、システムやツールを使うことで通常業務を効率化できないかについても考慮することも重要です。

特に単純作業については、システムやツールを導入することで効率化につながる可能性が高くなります。単純作業で社員に求めることは、正確に多くの作業をこなすことです。そういったことは、システムやツールが得意とする分野であるため、導入することによって比較的簡単に効率化を実現できます。ただし、システム導入にあたっては、初期費用やランニングコストがかかるため、導入した場合のコストアップと業務削減のコストダウンを比較・検証してから導入を決めるようにすることがポイントです。

業務改善につながると期待できる主なシステムとしては、経費精算システムや営業支援システム、出張管理システムなどが挙げられます。経費精算は、正確さ・緻密さの求められる作業です。経費精算システムを導入することによって、事務作業時間を短縮し、それ以外の重要な業務に専念できる時間を生み出せるようになるでしょう。また、営業支援システムや出張管理システムの導入は、営業のタスク管理を容易にして効率的な出張ができるだけでなく、場合によっては出張の回数を減らすことができるなど効率的な営業につながります。昨今需要が高まっているBTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入して出張関連業務を削減するという選択肢もあるでしょう。

 

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ステップを大切に業務削減を実現させて利益向上へ！

業務削減に成功すれば、会社の利益を向上させることができます。削減にあたっては、確実に現状分析を行ったうえで改善ポイントを見つけ出し、新しい業務フローをしっかり作るというステップを踏むことが重要です。業務削減の実行にあたっては、効果を数値で把握して、社員のモチベーション維持にも配慮しながら進めましょう。

 

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