出張管理から経費削減まで出張手配サービスのシステムは？

近年多くの企業が利用しているのが、出張手配代行サービスです。しかし、まだ利用していない企業にとっては、どの程度利用するメリットがあるのか不透明な部分も多いかと思います。

また、出張手配を外部に任せるとなると、そのシステムも気になるところ。システムが複雑で使いにくいとなれば導入する意味がありません。

そこでこの記事では、一般的な出張手配サービスを利用する際のシステムの解説や、利用した際のメリットなどをまとめていきたいと思います。

出張手配代行サービスの機能やできること

まず、出張手配代行サービスを利用した場合、どのようなサービスを受けることができるかを確認しておきましょう。通常のチケット手配サイトや、出張予約サイトとの違いなども踏まえてご紹介します。

出張手配はすべてお任せ

まずは出張手配を行ってくれることが大前提となります。出張手配ということは、鉄道のチケットや航空券、ホテルの予約が中心となります。出張チケット手配だけであれば、出張者自身でも十分可能ですが、単純に予約を代行するだけではないのが出張手配サービスを利用するメリットとなります。

出張に関する社内規定を遵守

出張手配代行サービスは基本的に個人ではなく法人との契約のみとなっています。法人、つまり企業においては、出張に関する経費を管理、削減するために、企業内で規定を設けていることもあるかと思います。

出張手配代行サービスと契約を結ぶと、こうした出張に関する社内規定に関してもヒヤリングが行われ、サービス提供側は社内規定を遵守する中で最適な出張プランを提案するシステムを導入しています。

出張手配代行サービスを利用することで、社員の出張管理が手軽にできることになり、さらに社内規定に則った出張が増えることで、経費削減も目指すことができます。

出張に関するデータを一括管理

出張手配代行サービスを利用して行った出張に関しては、すべてサービス提供会社によってそのデータの一元管理が行われます。管理のやり方に関してはサービス提供会社ごとのシステム次第ですが、社内で管理をする手間と労力を考えれば非常にありがたいサービスとなるでしょう。

出張データが一括管理されることで、出張管理の手間がなくなり、出張に関する費用の見直しなども簡単にできるようになります。

出張手配代行サービスのシステムを解説

では、具体的に出張手配代行サービスを利用する場合のシステムについて解説していきましょう。出張手配代行サービスを利用するにあたって、難しいシステムの導入は必要ありません。一般的なチケット手配サイトを利用するような手軽さで利用できるシステムがほとんどとなります。

出張者はスケジュールを伝えるだけ

ここで紹介するのは基本的なシステムです。もちろんサービス提供会社によりシステムの差はありますが、どれも難しいものではありません。

出張者は、出張の予定が入ったら出張手配代行サービスに連絡をします。連絡方法としては、電話などオフラインの連絡に対応している業者もありますし、電子メール、サイトから申し込み、スマホアプリの導入などさまざまな方法があります。

社内の自分のデスクからPCや電話を利用した申し込みはもちろん、外出先からスマホやタブレットを利用しての申し込みなど、どんなシーンでも申し込めるシステムを用意しているのが一般的です。

出張のスケジュールを伝えると、出張手配代行サービスはそのスケジュールに合わせた出張プランの提案を行います。鉄道チケットや航空券、宿泊するホテルなどいくつか候補を提供するのが一般的です。

出張者自身が手配しようとすると、航空券のチケット手配サイトやホテル予約サイトなどをいくつもチェックしたり、実際に駅に行ってチケットを購入するなど時間と手間がかかりますが、出張手配代行サービスおシステム次第では最短2分でプランを提案する業者もあります。

出張手配代行サービスが提案したプランの中から、自身の希望するプランを選択し返信すれば、そのチケットを確保。これだけで出張の準備が整いますので、難しいシステムではありません。

代理人による申請もOK

出張者本人が忙しい場合などは、代理人による申請も可能です。代理人による申請の場合も、基本的には出張者本人による申請と同様の手順になりますが、代理人は申請の際、出張者についても併記し申請します。

出張者が併記されていることで、プランの提案など出張手配代行サービスとのやりとりは、代理人、出張者双方に届けられるシステムになっており、出張者と代理人の間でも出張管理に関する情報が共有できます。

出張に関するチケットなども、出張者本人に送付することもできますし、代理人に送付することも可能です。

出張者、および代理人などによる出張手配の申請は、出張者が務める会社の経理や人事といった他部署にも同時に連絡されるシステムもあり、会社としても誰がいつ申し込んだかなど出張管理に役立てることが可能なシステムになっています。

出張費用の精算は？

出張管理において、非常に面倒、手間がかかる事務処理として、出張経費の計上や立て替え経費の精算、仮払いなどの支給があります。これらの管理においても出張手配代行サービスは大きなメリットを持っています。

出張手配代行サービスを利用するということは、チケット手配はシステム上サービス提供会社ということになり、出張者が立て替えて出費することはなくなります。立て替えが不要ということは、仮払いのケースも減るため、これらに関する経理の仕事は軽減されることになります。

経費の精算に関しては、出張手配代行サービスとの契約によります。多いケースが月ごとの一括精算というシステムでしょう。出張手配代行サービスと契約している法人、もしくは法人内の部署が、その一ヶ月で利用した出張費用を、一括で支払うという契約システムです。

個別の出張において、その経費使用の正当性を確認しながらいちいち経費精算に対応するのは非常に手間がかかります。その点一ヶ月分をまとめて精算できるシステムは、大きなメリットといえるでしょう。

また、一括精算の際には、同時に出張管理のデータも提供されます。社内の経理部などは、このデータと精算金額に間違いがないかをチェックするのみ。これまで出張案件ごとに行っていた業務を一括で終わらせることができます。

代行サービスのシステムを有効な導入方法

出張手配代行サービスは、出張の多い会社、海外出張が多く、出張に関する経費が多い会社には便利なシステムというのは間違いありません。しかし、さほど出張が多くない会社でも、このシステムを有効に利用できるケースはあります。

出張手配代行サービスのシステムを有効に利用する方法をいくつかご紹介しましょう。

海外出張における特別なサービスを利用

特に海外出張となると、従業員を海外に送り出すのは、会社としても非常に不安が大きいものです。そんな不安を解消するサービスを提供している会社もあります。

海外出張におけるケアが手厚いのは、海外資本の出張手配代行サービス会社が中心となりますが、国内でも充実のサービスを提供している会社があります。出張手配プラスという出張手配代行サービスを提供する「エルクトラベル」は、もちろん海外出張の手配も代行しています。

海外出張手配の代行に関しては、航空券やホテルの手配はもちろん、渡航ビザの申請代行や、現地での通訳スタッフ、ガイドスタッフの手配も行っています。もちろん海外での移動に必要な鉄道チケットの手配、レンタカーなどの手配も一括で請け負ってくれます。

さらに海外渡航に関する保険加入も代行してくれますので、海外出張でも従業員の安全面も考慮したサービスになっています。これらの手続きを一括で代行してくれるシステムは、非常に使いやすいシステムといえるでしょう。

出張先での会議や講演も

例えば経営コンサルタントを行うコンサルティング法人などの場合、顧客のもとに赴き、さらに現地で講演を行うようなケースもあるかと思います。こういった講演が、顧客の社内でできれば問題ありませんが、できない場合は会場も用意しないといけません。

出張手配代行サービスの中には、出張先での講演に適した会場の手配をしてくれる会社もあります。

同じく大人数での会議、パーティーなどの会場の手配も依頼することが可能にですので、単なる出張以外でも利用価値の高いサービスといえるでしょう。

企業の社員旅行や研修旅行も

出張手配代行サービスは、出張のために航空券や鉄道チケット、ホテルの検索、予約を代行してくれる会社です。そのシステムを考えれば、社員旅行や社員研修などの手配にも対応可能ということになります。

社内研修の場合は研修会場、社員旅行の場合は広い宴会場などの会場確保も可能であり、いちいち旅行会社やチケット予約サイトを自身でチェックする必要がありません。

出張手配、出張管理だけではなく、多くの場面で利用できるのが出張手配代行サービスになります。

出張手配代行サービスの収益システムは？

出張手配から出張管理まで任せることができる出張手配代行サービスですが、その利用料はさほど高額ではありません。高額ではないということは、当然利用者にとっては大きなメリットです。

しかし、出張手配代行サービスの収益システムがはっきり理解できていないと、利用するのに躊躇してしまう部分もあるでしょう。初期費用などは安く、継続利用するといきなり高額な請求があるかもしれないということでは、なかなか利用に踏み切れません。

多く出張手配代行サービスは、きっちりとした収益システムを確立しており、後から高額請求というのは、よほどの悪徳業者に引っかからない限り心配ありません。そのあたりのシステムを解説しておきましょう。

収益の柱は出張管理

出張手配代行サービスを調べていると、出張手配に大きな費用が掛からない業者が多いことに気づかれると思います。これは出張手配代行サービス業者の主な収益が、出張管理によるものであるという証拠です。

なぜこれができるかというと、出張手配に関しては、手数料収入が見込めるからです。多くの航空会社や鉄道会社、ホテルに関しては、手配をすることで手数料が支払われるような契約になっています。つまり出張手配代行サービス業者は、利用者から費用を貰わなくても、航空会社やホテルからの手数料収入が見込めるということです。

よほどの悪徳業者ではない限り、契約後に手配に関する費用を上乗せしたり、高額な請求をすることはありませんのでご安心ください。

出張手配に関する費用が安めなのはこの手数料のため。出張手配代行サービスを利用する際に注目すべきは、出張管理にかかるコストということになります。どこまでデータを管理し、そのデータを利用してどの程度コスト削減効果が見込めるか、といった点でメリット・デメリットを考えるといいでしょう。

おすすめの代行サービス会社は？

では、実際に料金がリーズナブルで、提供サービスが幅広く、さらに使いやすいシステムを導入している会社にはどのような会社があるのでしょうか？ここでは出張手配プラスというサービスを提供している「エルクトラベル」をご紹介したいと思います。

もちろん、旅行サイト「楽天トラベル」が運営する「racco」、JTBが運営する「Bzit」、海外での実績を持つ「SAP concur」など、有名な出張手配代行サービス会社は多数あります。こういった大手の企業以外にも、注目すべき会社はあるという点でエルクトラベルをご紹介します。

JRのチケット1枚から利用可能

出張手配代行サービス会社の中には、システム上最低いくら以上の出張のみ対応という会社も存在します。しかしエルクトラベルはJRのチケット1枚から利用が可能となっています。

例えば比較的近場への日帰り出張の場合でも、チケット手配を任せることができますし、こうした細かい出張のデータも含めてデータ管理が可能になります。

海外出張にも対応

もちろん海外への出張に関する手配にも対応可能です。航空券にホテル、現地スタッフに通訳ガイド、レンタカー鉄道チケット、渡航ビザ申請に渡航保険加入など、ほぼすべてのサービスに対応しています。

特に海外出張が少ない企業などの場合、海外出張のノウハウがなく、何をどう準備したらいいのかというときに非常に心強いサービスになります。

ホテル予約は楽天トラベルと連携

国内ホテルの予約に関しては、大手ホテル予約サイト楽天トラベルと連携してサービスを提供するシステムを採用しています。楽天トラベル独自の割引プランなどの利用可能になっていますので、手間なくお得なホテルを予約できるシステムです。

連携といっても精算時に面倒なことはなく、精算はエルクトラベルへの一括精算が可能。手間なくお得なプランが利用できるシステムです。

まとめ

出張手配代行サービスは、出張手配に関する煩雑な事務手続きを簡略化し、さらに出張にかかる費用のコストカットも可能な非常に便利なサービスとなります。出張が多く、出張管理が難しくなっている企業や、海外出張での不安を解消したいという企業はもちろん、少ないとはいえ出張がある企業であれば、どんな企業でも利用するのがおすすめのサービスといえるでしょう。

出張手配代行サービスは、サービス提供会社によって採用しているシステムにも違いがありますし、契約のシステムにも違いがあります。できるだけ多くの会社を調べ、自身の会社に最適な提供会社を見つけましょう。