タイムマネジメントを効率よく行うための方法やコツとは？

タイムマネジメントとは？

現代のビジネスパーソンに求められる「タイムマネジメント」は、もともとアメリカから持ち込まれた発想です。

一般的に、タイムマネジメントは「時間管理」と訳されます。しかし、実際のところ、時間を管理することだけがタイムマネジメントではありません。限りある時間の中で自分自身に課せられたタスクをいかに効率良く遂行できるか、与えられた時間をいかに有効活用できるかを問うのが「タイムマネジメント」といえます。

ここで混同されやすいのが「スケジュール管理」かもしれません。タイムマネジメントとスケジュール管理を同じ視点で見てしまうと、かえって業務効率が低下する可能性があります。まずはその違いを確認しましょう。

タイムマネジメントとスケジュール管理には大きな違いがある

スケジュール管理とは、目標に向けてやるべき業務の計画を立て、遅延なく着実に進んでいくよう予定をコントロールすることです。一方でタイムマネジメントは、時間の使い方を改善することで生産性を向上させ、仕事をコントロールすることを言います。スケジュール表に従って仕事を遂行するだけではなく、限られた時間をより効果的に活用するのがタイムマネジメントの特徴です。

スケジュール管理は、予定されているタスクの時間、期限などを把握しながら、やるべきタスクを進めます。たとえば予定表やTodoリストなどを活用し、ミーティングやタスクイベントのタイムスケジュールを管理するのが目的で、タイムマネジメントの一部ともいえます。

これに対し、タイムマネジメントの考え方は大きく異なるものです。やるべきタスクの目標を立て、それを達成するための時間を、いかに有効的に活用できるかを考え、行動します。単なるスケジュール遂行だけでなく、目標を達成するためのスキルアップや、より効率的でクオリティの高い作業を実現するための研さんも含まれているため、一見すると非効率に見えるケースもあるでしょう。しかし、長いスパンで考えると、全体の効率が上がり、結果的にビジネスクオリティの向上にもつながるのが大きな違いといえるかもしれません。

タイムマネジメントを行うためには、やるべきタスクの全容を正確に理解し、そのために必要な行動やスキルまで把握しておくことが大切です。「働き方改革」によって労働環境が変化するなか、仕事の「時短」は会社の利益にも影響します。単なるスケジュール管理で終わるのではなく、今後ますますタイムマネジメントを意識した働き方を社員へ提案する必要があるでしょう。

タイムマネジメントを上手に行うためのコツとは？

タイムマネジメントを活用した業務効率の向上を目指すとしても、これまでそうした意識を持つ機会がなかった社員に定着させるのは簡単ではありません。会社規模によっては多種多様な業種、職種に携わる人材すべてが共有できる「タイムマネジメントのマニュアル」はなく、確たる正解がないのも事実です。

しかし、タイムマネジメントは今後のビジネスシーンで欠かせないスキルであり、基本的な意識を共有する必要があります。職種や労働環境によって異なりますが、タイムマネジメントを実践するうえで基本となるポイントとして、以下の4つのポイントを意識してみましょう。

タスクの「見える化・優先順位付け」

タイムマネジメントにおいて最も重要なのが、タスクの明確化です。現在やるべきタスクが何かを把握し、それぞれのタスクに優先順位をつけながら進めます。ただし、業務内のタスクは複合的に絡み合っているため、シンプルに1業務の効率化だけに注目してしまうと、課題が残る可能性があります。

タスクの全容を把握しながら、可能な限りわかりやすく目標を確認するために、おすすめしたいのが「見える化」です。たとえば、単純にタスクのリスト化から始めるのもよいでしょう。やるべきタスクが明確になれば、計画を立てやすくなります。さらにタスクの優先順位を決め、「何を」「いつまでに」やらなければならないかをクリアにすることがタイムマネジメントのスタートです。

さらに、タイムマネジメントを進める上で大切なのが、優先順位と時間の割り振りです。「優先順位の高いタスクには時間を多めに割り振り、逆に優先度の低いタスクには時間をかけない」といった判断が必要です。可視化したタスクリストに、それぞれ「高」「中」「低」といったマークを付け、それぞれ色分けしたり、時間を設定したりすることで、視覚的に把握しやすくなります。シンプルにタスクの優先順位がわかるような工夫を取り入れてみましょう。

タスクの優先順位を決める際は、「アイゼンハワーマトリクス」のフレームワークが有効です。タスクを重要度と緊急度の2軸で整理して考えます。重要度の基準は「成果につながるか」、緊急度の基準は「納期が近いか」どうかで判断しましょう。

基本的な優先順位は上図の①②③④の順番で決定します。この際、①の重要かつ緊急な仕事を最優先で取り組むことはもちろんですが、②と③の順番を間違えないことが肝心です。②の重要ではあるが緊急でない仕事を優先的に着手すべきところを、③の重要ではないが緊急な仕事に時間を奪われるケースが多くあるため、日ごろから順番を意識して取り組むことが大切です。

目標を設定する

タスクの見える化によって優先順位を付けたら、すべてのタスクに目標を設定します。タイムマネジメントは時間を有効活用することが目的であり、「どの程度のクオリティ」で「いつまでに」遂行するかを決めることで、細やかな業務の効率化を検討できます。それぞれのタスクに目標を設定したら、さらに細分化して、より具体化したプランを作成し、ゴールまでの明確な道筋を描いてみましょう。目標ごとのステップを具体的に把握することで、さらなる効率化が期待できるでしょう。

タイムマネジメントにおける目標設定の意義は、ただ時間内に目標を達成することではありません。時間内にいかに質の高いタスクの遂行が実現できるようになるかを考える必要があります。スキルアップを目指し、より効率良く時間を活用してタスクを遂行できるかがタイムマネジメントにつながるのです。

質の高いタスクの遂行を目指すためには、それぞれのタスクについて「いつまでに」「何をすべきか」だけでなく「どのレベルで」という視点を持つことによって、効率化のポイントが変わります。個々の社員がタイムマネジメントスキルを身につけることができれば、生産性の向上につながり、「働き方改革」による企業利益にもつながることでしょう。

タスクを4つに分類する

目標設定後には、さらに作業効率を高める工夫を行いましょう。タスクを難易度や要する時間で以下の4種に分類し、作業の順番や優先度を見直します。

現在、抱えているタスクを分類・整理して、作業の順番を決めることもタイムマネジメントにつながります。

例えば、まとまった時間が取れない日は単純作業を優先し、とにかくタスクをこなすことに専念したり、集中しやすい午前中に頭を使う仕事を進めたりといったマネジメント方法が検討できます。

また、時間がかかる仕事を小分けにして、1日の作業量をマネジメントするのもよいでしょう。タスクの可視化を行った時点で、「これは時間がかかりそうだ」という目安はついているはずです。

目標達成への道のりに時間がかかる作業は、ストレスを感じてしまうかもしれません。タスクを細分化することで、目標達成時間を短縮化し、ストレスを緩和しながら作業効率を高めるのもひとつの手です。

1日のタイムマネジメントを振り返る

タイムマネジメントは、タスクの可視化や目標設定、細分化などを経て、実行していきます。しかし、日々増えていくタスクのなかで、過去の計画にとらわれているとかえって効率が下がってしまう可能性も。計画通りに進めるだけなら、スケジュール管理と同じです。

タイムマネジメントのプランを立てた後は、どの程度達成できているかを必ず振り返り、軌道修正を行いましょう。実際、計画したプラン通りにすべてが進行するとは限りません。イレギュラーなタスクが入ったり、予期せぬ事態が発生したりすることで、プランが乱れてしまうこともあるでしょう。

イレギュラーな事態が起こった場合、その後のタイムマネジメントにどんな影響が出たのかを記しておくことで、今後のプランに反映できるはずです。こうした振り返り作業は「KPT（Keep Problem Try）法」とも呼ばれ、タスクの現状分析と対処方法を明確にする手段として、多くの企業で採用されています。

KPT法はアメリカのアリスター・コーバーン氏というコンピューター科学者が著書で提唱した手法で、「The Keep/Try Reflection」を元にした概念です。KPTによる振り返りは、以下のポイントで分類します。

Keep…続けること　　Problem…問題点　　Try…試してみること

KPT法によって分類された内容について、より効率の良い方法を探ります。特に、「Try」に分類されたプランやタスクについては、新たなツールの導入で解決することもあるでしょう。たとえば、ミーティングにかかる時間を減らすためにコミュニケーションツールを活用したり、急な出張に伴って発生した手配業務や経費精算といった雑務を簡素化する管理システムを導入したりすることで、タイムロスを防げます。

特にタイムマネジメントが求められるのが出張時

KPT法によって浮き彫りになったイレギュラーな事態の多くは、突発的なスケジュールの変更です。タイムマネジメントには、こうしたイレギュラーな事態に対応することもスキルの内に含まれます。しかし、どれだけスキルがあっても、イレギュラーなタスクに時間をとられると、ほかの業務に差し障ってしまうのが難点です。

そこで検討したいのが、突発的に発生する雑務を省力化、簡素化するITツールの導入です。タイムマネジメントに役立つITツールの活用は、雑務にかかる時間を軽減するだけでなく、本当に重要なタスクに集中できるというメリットがあります。

イレギュラーな事態として代表的なのが、突発的な出張でしょう。不測の事態が起こり、出張を余儀なくされた場合、その手続きや手配は時間がかかります。しかも、出発までの時間という限られたスケジュールの中で、どうすれば効率よく手配できるのか、どの資料を準備する必要があるかを改めて考えなければいけないという手間もかかってしまいます。そうした問題を解消するために活用したいのが、次項で説明する出張手配をスムーズにするためのITツールです。

急な出張も「一元管理」で効率的に

出張の多くは、不確定要素が大きいイレギュラーなタスクになりがちです。質の高いビジネスを行うためには、よりきめ細かいタイムマネジメントが求められますが、先述した通り、一度の出張だけでも事前の手配や戻ってきてからの経費精算など、通常のタスクを圧迫してしまうさまざまな作業が発生します。これが連日にもなれば、出張の手続きだけで社員のコア業務が停止してしまいかねません。

そうした出張に関する雑務を効率化するためにおすすめしたいのが、出張管理システムの導入です。社員にとっては出張にかかる手間を大きく減らすことになり、会社にとっては出張経費を見える化し、余計なコストを削減できるというメリットがあります。

「出張手配プラス」は、無料の出張管理システムとして、出張申請・手配・精算などの出張に関わる業務の一元管理のサービスです。シンプルな操作で、最短2分で宿泊施設や交通手段などの予約が完了します。そのほか、出張先で必要なレンタカーの手配、支払いなど、「出張手配プラス」が一括管理することで、出張にかかる業務を効率化します。

出張手配プラスは、「いつ、どこへ、誰が、どのような」出張をしたかをリアルタイムに把握でき、すべてのデータを一元化して可視化します。さらに出張データを分析すれば規定遵守や改定へのPDCAに活用できるのも大きな特徴です。

そして、出張費用も一元化できるので精算業務を効率化。 急な出張で経費を立て替えなければならないといった社員のストレスを軽減するだけでなく、後日の経費精算にかかる手間もなくなります。

働き方改革によって求められるタイムマネジメントは、社員個々に任せるだけではなく、それを推進する会社の在り方が問われます。より良い働き方を選択できる環境づくりによって、タイムマネジメントによる業務効率化も高められるでしょう。

結果として、働き方改革が会社の利益につながるよう、管理体制の見直しが迫られているのが現状です。「出張手配プラス」のようなITツールを導入することで、労使ともに満足できるタイムマネジメントを進めましょう。

タイムマネジメントを活用して「働き方改革」をプラスに！

日々のタスクに追われてしまうばかりでは、社内の働き方改革もままなりません。自分がやるべきタスクは何か、優先順位の高いタスクはどれか、どういう順番でタスクをこなすべきなのかなど、意識的に進めることでタイムマネジメントのスキルが身につきます。

それでもイレギュラーな事案は常に発生してしまうもの。特に手間のかかる出張業務を効率化できれば、社員のタイムマネジメント力も飛躍的に高まることでしょう。本来、「働き方改革」は労使双方に大きなメリットを生むものです。さらなる事業拡大のためにも、効率化とともにコストダウンに役立つツールを活用し、社内全体のタイムマネジメントを進めてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

エルクトラベル編集部

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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,800社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。

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