出張手配会社で予約するメリットは？サービスの内容とおすすめの１社を紹介

出張時のホテルや新幹線・航空券の手配は個人が行うという会社も多いでしょう。

けれど、出張手配サービスを導入し、会社単位で出張手配を行と経費削減や社員の行動管理にもつながります。

ただ、出張手配を行う会社ではどのようなサービスが受けられるのでしょうか。この記事では、注目を集める出張手配を専門に行う会社について説明します。

 

なぜ専門の会社を利用すると良いのか

出張手配では、インターネットなどで飛行機やホテルなどを検索する方法が一般的でしょう。インターネットはどこでも気軽に出張手配ができることから、人気のある方法です。

けれど、個人で出張手配をすると時間と手間がかかる点が問題とされており、簡単に手配ができる専門の出張手配サービスに人気が集まっています。

ただ、どうして専門の会社で出張手配をするのが良いのでしょうか。その理由を説明していきましょう。

 

法人は一般的な旅行パック商品が利用できないことも

新幹線とホテルがセットになった一般的な旅行パック商品は、それぞれを別々に予約するよりも安くなるのが魅力です。

けれど、これらの旅行パックは法人利用を不可としているものが多く、どれだけ安くとも出張では使えないことが多いでしょう。

なかでも、個人的な旅行を得意としている旅行会社は法人向けのパックを扱っていないケースがめずらしくなく、出張費の削減が難しいのが問題です。

その点、出張手配を専門としている会社であれば法人向けのパックが用意されていますので、出張にかかる費用が安く抑えられ経費削減につながります。

 

手配にかかる時間の大幅な短縮が可能

出張はビジネス目的で行うものですので、ホテルを選ぶ際でも旅行のような贅沢さや観光地に近い立地などを求めることが少ないでしょう。

出張時のホテル選びでは、仕事を持ち帰っても快適に作業ができる環境や取引先へのアクセスの良さなどが重要です。

その点、出張手配を専門に行う会社は出張手配に関するノウハウや実績が豊富ですので、これまでの経験をもとに出張に適した交通機関や宿泊施設の手配を迅速に行えます。

また、チケットなどのデリバリーサービスの取扱がある会社もみられ、オフィスで手軽に出張手配が完了するのも魅力です。

 

国内だけでなく海外の出張にも対応

グローバルな舞台で活躍する企業の場合には、出張先が海外になることもあるでしょう。海外出張は国内出張の手配よりも複雑ですので、個人の手配では難しくなります。

けれど、出張手配サービスを行っている会社に相談すると、海外出張もスムーズに手配できるでしょう。海外出張に欠かせない海外Wi-Fiのレンタルなどを手配してくれる会社もあり、海外出張のすべてを任せられます。

 

コスト削減に貢献

会社の経営においてコスト削減は非常に重要な課題です。けれど、具体的に何をどうすれば会社の経費が削減できるのかがわからず、頭を抱える経営者は多いものです。

また、経営側でだけでなく営業などを担う社員すべてにコスト削減の重要性を理解してもらう必要もあり、経費削減は非常に難しい問題だといえます。

ただし、海外出張時の渡航費やホテル代など出張にかかる費用が少しでも抑えられると、経費削減に大きくつながります。

そこで、出張手配を専門に行う会社のサービスを導入し、すべての出張手配を専門の会社を通して行う方法へと変更するのがおすすめです。

出張手配サービスでチケットの一括購入や発券手数料の安い航空券の予約などに徹底すると経費削減への理解が深めやすく、簡単に会社のコスト削減ができるようになるでしょう。

 

面倒な業務が削減できる

個人がインターネットのサイトなどから出張手配をすると後日精算が必要です。後日精算業務は出張者だけでなく会社の経理担当者にとっても面倒な業務の1つでしょう。

その点、出張手配サービスを行う会社に手配を依頼すると、利用したすべての経費が会社にまとめて請求されます。

一括請求になることで後日精算業務そのもののカットができ、新幹線や航空券、ホテル、レンタカーの請求もひとまとめになることから、経理担当者の仕訳業務の削減も可能です。

 

出張管理も簡単に

出張手配サービスを提供している会社のなかには、出張手配だけでなく出張管理もできるところがあります。

社員が利用した出張予約のデータが一目でわかるようになりますので、どのような出張が行われていたのかが可視化できるのが魅力でしょう。

出張管理を総合的に行うことで不正出張などが防げるようになり、社員の行動管理にもつながります。

 

おすすめはエルクトラベルの出張手配プラス

出張手配サービスを行う会社はたくさんありますが、なかでもおすすめはエルクトラベルです。エルクトラベルでは法人向けに「出張手配プラス」と呼ばれるサービスを展開し、人気を集めています。

ただ、エルクトラベルはほかの出張手配会社とどのような点が異なるのでしょうか。エルクトラベルの魅力を紹介します。

 

無料で利用できる

出張手配サービスのなかには、契約時の登録手数料やシステムの月額利用料がかかるところがあるでしょう。しかし、エルクトラベルでは初期費用だけでなく月額利用料も無料（2021年6月現在）ですので、申込みやすいのがメリットです。

 

国内ホテルの取扱数が豊富

エルクトラベルで国内のホテルを検索すると、その登録数の多さに驚くことがあるでしょう。

エルクトラベルの国内ホテル検索は、国内の旅行代理店大手として知られる楽天トラベル・じゃらんと提携しており、豊富な数の国内ホテルから出張に最適なものが選べます。

新着情報も豊富でホテルの空室状況の問い合わせがリアルタイムで行える機能もありますので、快適な国内ホテル検索が可能でしょう。

 

海外出張も任せて安心

出張手配を得意としているエルクトラベルでは、国内だけでなく海外出張の実績も豊富です。

英語が苦手な人でも現地とのやり取りを専門のスタッフに任せられますので、気軽に海外出張の手配ができます。

海外旅行保険や現地でのレンタカーの手配などの依頼も可能で、手間をかけずに海外出張が手配できるのです。

 

窓口の一元化で管理しやすい

エルクトラベルの法人向けサービスとして知られる出張手配プラスでは、国内出張や海外出張の手配だけでなく、会議室や貸切バスなどの予約もできます。

社員研修などの団体手配も簡単に行え、これらすべての手配窓口が一元化されますので、出張管理がしやすくなるでしょう。

エルクトラベルは提携しているサプライヤーと予約システムを連結していますので、交通機関の予約やホテルなど予約が1つにまとめられるのです。

手配の一元化によって、会社はすべての社員の利用状況が把握しやすくなり、国内外の出張でおこりがちな不正なども防げるでしょう。

会社が状況を把握しやすい環境を整備することで、出張者の危機管理を高めることも可能です。

さらに、経費を抑えるべきポイントも分かりやすくなることから、喜ばれているサービスだといえます。

 

専門のサービスへの依頼で便利な出張手配を

出張手配を専門のサービスに依頼すると、個人が行うよりもスムーズな手配が可能です。

豊富な知識と経験をもとにそれぞれの状況に応じた手配ができるようになることから、出張での成果が上げやすくなり、会社の業績向上にもつながるでしょう。

また、出張管理がしやすくなりますので不正なども防げます。出張手配の方法に悩んでいるのであれば、出張管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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