前泊は出張に該当する？基準やポイントを紹介
出張で前泊となったとき、手当などは支給するべきなのでしょうか。
労働者との間でトラブルがおこらないよう、会社は基準を制定しておくことが大切です。
この記事では出張が前泊になったときの対応について紹介します。
早朝からの出張では前泊がベター
出張では取引先の都合で朝9時からの打ち合わせとなるケースもあるでしょう。
出張先までの距離にもよりますが、あまりにも遠方の場合には前日から関連会社や取引先のある地方へと移動し、前泊するとスムーズに進みます。
月曜の朝からの打ち合わせの場合には、日曜に移動して前泊するというケースもめずらしくありません。
前泊によって始発で移動する必要もなくなることから、出張者の身体的な負担が軽減されるでしょう。
朝ゆっくりと支度をし、冴えた頭で取引先に向かえるといったメリットも前泊にはあるのです。
職場から前泊を求めることも
災害や悪天候などで予定していた新幹線や飛行機がキャンセルとなることもあるでしょう。
そうなってしまった場合には、取引先との約束の時間に遅れてしまいます。
大切な商談や会議などの場合には、少しの遅れで先方の印象を悪くしてしまうこともありますので、会社の上司が前泊を命令することもめずらしくありません。
前泊のための電車移動は労働時間に含まれる？
月曜からの出張で前泊をする場合には日曜に移動しなければなりません。
電車での移動が労働時間として考えられるのであれば、移動に対して休日手当を支給しなければならないのでしょうか。
また、平日の仕事が終わってから移動するケースでは、残業手当がつくのか気になるものです。そこで、前泊と労働時間について考えてみます。
まずは労働時間の基準を考えよう
労働時間というのは、労働者が雇用主の指揮命令下に置かれている時間であり、労働基準法や会社ごとの就業規則で定められているのが特徴です。
定められた労働時間内の仕事であれば労働時間となりますが、出張での移動の時間は上司などが同行していない限り、出張者が自由に使えます。
使用者に指揮命令下にはない状況と考えられますので、移動時間は労働時間にはみなしません。
休日の移動でも休日手当の支給は不可
前泊のための移動であっても移動時間は労働時間には当たりません。
よって、休日に前泊目的で出張先に移動したというケースでも休日手当は支給されないのが基本です。
ただし、移動時間に上司からの命令により、業務に必要な機材や物品を搬入したというケースでは労働時間となるでしょう。
なぜなら、上司から移動の時間にも労働を命じられているからです。
残業手当も適用されない
平日に前泊で出張先に向かった場合には、1日の労働時間を超えることから、残業手当を支給する必要があるのではと考える人もいるでしょう。
しかし、先ほども説明した通り、出張の前泊を目的とした移動であっても労働時間とはみなされません。
したがって、残業手当も適用されないのです。公務員であっても出張の前泊の移動には残業手当を支給しません。前泊だけでなく、後泊の場合も同じだと考えましょう。
管理職は休日手当がつかないため注意を
前泊の移動中に上司からの命令によって機材や物品の搬入をした場合には休日手当が必要です。
しかし、管理職には休日手当が支給されません。ただし、管理職の中でも、労働基準法における管理監督者に該当していない管理職には休日手当が必要ですので注意しましょう。
管理監督者は経営者と一体的な立場で仕事をしており、勤務時間に自由な裁量を与えられている労働者をいいます。
さらに、賃金面などでも地位にふさわしい待遇がなされている必要があるでしょう。そういった管理職は休日手当の適用とはなりません。
出張旅費規程で基準の作成を
出張のための前泊で手当を支給する基準は、出張旅費規程に定めておくと便利です。
出張旅費規程とは出張に関する旅費について定めた規則であり、出張旅費はここで定めらた基準に基づいて支給されます。
会社の規定となりますので、社会保険や年金の手続きと同様に、労務士に相談して作成するのが一般的です。
また、出張旅費規程を作成しておくと、会社にとってもメリットが多いといえるでしょう。ここからは、出張旅費規程で得られるメリットを解説します。
税金の節約が可能
出張旅費規程で前泊の手当の基準を作成し、それに基づいて支給した金額は通常の給与とは異なり、非課税所得として扱われます。
法人税が発生しませんので、節税効果が期待できるでしょう。出張の多い会社であれば大幅な節税が可能になりますので、経営の効率化も目指せます。
ただし、出張旅費規程を作成せず、明確な基準もなしに手当を支給してしまうと、給与として扱われてしまいますので注意しましょう。
出張における事務処理が簡単に
出張旅費規程に定められた基準をもとに出張手当を支給しない会社では、出張者がそれぞれ立替精算を行い後日精算するというスタイルが多いでしょう。
しかし、後日精算では出張費として支払った領収書の提出が求められます。
忙しいビジネスマンにとって、領収書の管理は非常に面倒であり、後日精算のための書類作成にも手間と時間がかかるでしょう。
その点、出張旅費規程に定められた基準をもとに手当（日当）を支払った場合には、定額支給が可能になります。
時間のかかる事務処理が簡単になることから、従業員の負担も軽減され業務の効率化につながるのです。
手当の支給よりも経費が削減できる方法
前泊を含む出張で手当を支給すると立替精算の手間が省けます。
しかし、手当は渡し切りですので、出張者が安い宿に宿泊した場合にはその差額は出張者のポケットに入ってしまう点が問題です。
手当の金額を高く設定してしまうと、払い過ぎてしまうという問題もあるでしょう。
そこで、出張管理も可能な出張手配サービスの利用がおすすめです。なかでも、エルクトラベルであれば経費を削減しながらスムーズな出張手配ができると高く評価されています。
出張の状況が把握しやすい
出張は会社から離れた場所で行われますので、労働者がどのような交通手段を利用し、どんなホテルに宿泊したのかの把握がしにくい点が問題です。
しかし、エルクトラベルで出張手配を行うと、どの時間の新幹線を利用し、どのホテルに前泊したのかという細かな情報もすべてわかるようになります。
カラ出張や領収書の改ざんといった不正も防げるといった理由から、多くの会社がエルクトラベルに相談し、経費の削減を可能にしているのです。
一括請求で業務の効率化が可能
エルクトラベルで前泊をはじめとした出張手配を行うと、労働者が立替精算をする必要がありません。
すべての社員が利用した出張手配を会社にまとめて請求しますので、労働者の後日精算の手間と時間が省けるでしょう。
経理担当者においてもバラバラの領収書の管理や、仕分けなどの業務が削減され、労働時間の短縮につながります。
基準の作成で前泊ありの出張をスムーズに
出張の効率化を目指すため、前泊が必要となることも多いでしょう。しかし、移動は労働時間として認められませんので、残業や休日手当はつきません。
前泊に関しても出張旅費規程でしっかりと基準を作成しておくと、労働者との間でトラブルになることを防げます。
また、労働者の出張管理や出張手配にかかる時間や手間の削減を目指す場合には、エルクトラベルの利用がおすすめです。
エルクトラベルであれば安くてスムーズな出張を可能にするでしょう。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,600社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。メディア運営会社：https://www.tehaiplus.com/company/outline/
