出張手配代行サービス、経費精算・管理の効率化や導入メリットを解説

2020/12/28

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出張にかかる費用は決して少なくありません。

企業にとって大きな負担となる出張経費ですが、出張手配・経費精算の方法によってはさらなるコストがかかる可能性もあります。

そのため、出張が多い企業では出張手配や経費精算の方法やシステムを見直すことで、面倒な経費精算がスムーズにできたり、管理業務の手間を省いたり、コスト削減にもつながるでしょう。

ここでは、出張手配・経費精算に関する課題点や、コスト削減の具体的な方法、出張手配や経費削減がスムーズになる便利なサービスについてご紹介します。

出張手配でよくみられる経費精算の課題とは

出張手配は、出張に行く方が申請書を提出して承認を得て出張し、その後出張にかかった費用を経費精算するという流れで行われます。

ごく一般的な出張手配・経費精算の流れですが、場合によっては急な出張が決まったことで、申請ができず仮払金の支払いができなかったり、事後報告になってしまったりすることもあるでしょう。

すると、経費精算がスムーズに行われず、経理の業務に支障があらわれる、経費管理がしづらくなるという課題点が発生します。

また、出張を行う本人が交通手段や宿泊先を決める場合にも、会社にとって思わぬコストがかかることがあります。

たとえば、マイルが貯まりやすい航空会社を選ぶ、宿泊特典付きのホテルなどを選ぶなどした場合、出張する本人にとってはメリットが大きくなりますが、会社にはコストが大きくなる一方です。

こうした会社側と出張する人との思い違いが、後に大きなコストや業務への支障など、さまざまな点で課題となって浮き彫りになってきます。

さらに、出張手配や経費精算を行う際に、次のような課題も挙げられます。

課題その①申請時の手間

出張を申請する際には、企業のシステムによって異なるものの、多くの場合紙の申請書を用います。

出張する社員が記入し、上司や経理担当者によって確認・承認されますが、記入漏れが合った場合や内容不備で差し戻しがあれば、内容をすみずみまで確認する手間がかかります。

出張後の経費精算時も同様に、何にどれくらい費用がかかったのかを細かく記入して経費精算しますが、出張者への迅速な支払いを行う必要があり、経理担当者にとって大きな負担となるでしょう。

このように、出張手配や経費精算は経理の業務にも支障が出てしまうため、スムーズな出張手配が難しくなることもあります。

課題その②予約時の相違

企業によっては、出張する社員本人に交通手段や宿泊先を決めてもらう方針をとっているところもあります。

しかし、中には「会社のお金だから」という理由で少しランクの高いホテルを予約したり、多少他社より高くてもマイルが貯まりやすい航空会社を選ぶなど、社員にとってのメリットを優先した予約を行う場合があります。

経費精算の際に承認しづらかったり、出張者が社内規定を無視して不正を行ったりとデメリットです。

こうしたコストが積み重なると、会社にとっては大きな経費になるでしょう。

課題その③出張前の費用請求

出張にかかった費用は、出張中の領収書をもとに経費精算が行われるのが一般的ですが、出張後の経費精算ではなく、出張前に会社側に費用を請求することもよくみられます。

これは、遠方への出張のため交通費が大きくかかることがわかっている場合や、接待の予定があるなどの場合に申請を行う「仮払金」のこと。

出張中にかかった費用を立て替えることが難しい場合などに申請されますが、そのぶん申請書のチェックや仮払金の受け取りに手間がかかります。

これもまた、出張前・出張後の2回に渡る経費精算で経理担当者の業務に支障が出る可能性があります。

内容によっては承認されず、結局出張者の自腹になったり、出張後の経費精算時に再度申請があったり、精算が難しくなる可能性があるでしょう。

課題その④出張後のチェックと経費精算

出張が終わった後、社員はかかった費用を申請し、経理担当者がそのデータを照合して承認を行い、最終的な経費精算をします。

経費精算後、社員への支払いが行われますが、申請されたデータひとつひとつをチェックする作業や、不正な申請がなかったかどうかなどを確認するのは非常に手間がかかる作業です。

万が一不正な内容で経費精算の申請があった場合、会社にとっては大きなコスト増になることや、繰り返し不正が起こってしまう可能性も高まるため、手間がかかっても逐一チェックしなくてはなりません。

出張手配におけるコスト削減・効率化を図るには

出張手配・経費精算における非効率的な作業、会社が抱えるコストを少しでも削減するためには、さまざまな課題があることがわかりました。

これらの問題を解決するために、出張手配や経費精算をスムーズに行う方法を見てみましょう。

出張手配・経費精算のコスト削減方法

出張コストを少しでも削減できるよう、旅行会社や交通会社が展開しているサービスを積極的に利用しましょう。

早期予約割引(早割)の利用
出張向けプランの利用
インターネット予約の利用
ペーパーレス化
出張に関わるルールの策定
出張手配代行サービスの利用

ポイントとしては、社員のモチベーションを必要以上に下げないためにも「安い部屋」「安い交通手段」ばかりを探すのではなく、予約方法の変更や割安なプランを検討するのがおすすめです。

さらに、出張時のコスト削減だけでなく、出張前の社内ルールを変更することでもコスト削減や効率化を図ることができるでしょう。

早期予約割引(早割)使う

あらかじめ出張があるとわかった場合、ホテルでも交通会社でも、早く予約を行うと割引が受けられることがあります。

新幹線の場合は乗車する3～21日前までにチケットを購入すると割引になることが多く、飛行機の航空券の場合は約1ヵ月前の予約で割引を受けられます。

出張チケット手配をするなら、出張がわかった時点でできるだけ早めに移動手段を決めて手配をすれば、コスト削減につながるだけでなく交通費の管理などもしやすくなるでしょう。

出張向けプランを利用する

旅行会社の出張向けプランや、ホテルによる出張向けプラン・出張パックをうまく利用しましょう。

夕食は接待なので不要、朝食はホテルでしっかり…など、出張先での過ごし方によって選べるプランが変わります。

出張が急きょ決まった場合でも、お得に宿泊できる素泊まりプランもあります。

出張先の駅周辺にお得なプランを打ち出しているホテルがないかを調べ、コスト削減につなげましょう。

予約はインターネットで行う

予約は電話ではなくインターネットを介しての予約にすると、最安値であることも多いのが特徴です。

また、ホテル・移動手段の予約の際にも、Web限定のプランや割引が多くみられるため、うまく活用しましょう。

インターネットなら、どちらも一括で予約できるセットプランも充実しています。

ペーパーレス化を進める

出張の申請を紙の申請書で行っている企業が多くありますが、ペーパーレス化を進めることでコストだけでなく、出張手配や経費精算にかかるシステムの手間暇を削減することができます。

社内チャットツールを利用すれば情報共有がしやすく、申請書を上司や別の部署に持っていくという物理的な移動時間も減らせます。

計算や管理ツールの導入を行えば経費精算もスムーズにでき、金額の食い違いが発生する心配もありません。

新たなシステムを導入することで、社員・経理担当者・上司が連携しやすくなり、スムーズな出張手配や経費精算が可能になるでしょう。

出張に関わるルールを作る

出張にかかる交通費や宿泊費について、企業によっては細かなルールを設けているところも少なくありません。

出張費の上限を決める
適切な移動手段を使うよう指導する

このほか、出張の機会を減らすことでも大幅なコスト削減ができるでしょう。

出張に関する社内規定を設け、社員に周知・徹底させることが大切です。

出張には行かなくてはならない場合、出張に割く人員を減らすことや、不正を防止するために必ず申請内容のチェックを細かく行うなど、管理を徹底すればトラブル発生や余計な費用の発生を防ぐことができます。

どのようなものが経費精算できるか、上限額はいくらかなど、社員がわかりやすいようにルールを作りましょう。

出張手配代行サービスの利用

出張手配の管理や経費精算をするにあたり、これ以上人員や手間を割けないという場合には、「出張手配代行サービス」を利用するのもひとつの手段です。

出張手配代行サービスとは、経理担当者が行っていた出張手配・経費精算に関する手続きをすべて代行してくれるサービスのこと。

これまで抱えていた出張手配や経費精算に関する課題を解決し、大きな負担をかけることなく出張手配をしてもらえたり、場合によっては経費精算の代行をしてくれたりするサービスもあります。

申請書のペーパーレス化や新たなシステムを導入するなど、大がかりな変化のために費用を割くのが難しい場合、これ以上出張手配や経費精算の管理に手間をかけられない場合など、導入を検討することが多く見られます。

出張手配代行サービスがどのようなシステムなのか、経費精算にかかる業務や管理の手間をどのくらい省いてくれるのか、詳しく見てみましょう。

経費精算まで引き受けてくれる代行サービスとは

出張手配代行サービスは、出張手配を行う際の申請から承認、宿泊先や交通チケットの手配、出張後の経費精算といった一連の手続きを請け負ってくれる便利なサービスです。

経理担当者の手間や人員をこれ以上割けない場合や、出張手配・経費精算について課題を抱えている企業が導入しています。

出張手配代行サービスを利用して得られたデータをもとに、実際にどのくらい経費削減ができたかがわかったり、企業が抱えている課題を明確にできたりするメリットがあります。

大手旅行会社や人材広告会社などが展開しており、おもなサービスはこちら。

マイナビBTM(株式会社マイナビ)
Bzit(株式会社JTB)
AI Travel(AIトラブル株式会社)
Concur(株式会社コンカー)

企業によって行っているサービスに違いがあり、出張手配のみのサービス、出張手配と経費精算・自動支払いまでを行うサービスなど、欲しい機能のみを利用することも可能です。

また、経費精算システムとして多くの企業に導入されている「楽楽精算」はAI Travelとデータ連携を行っており、出張手配から経費精算までを一括して依頼することができます。

メリット①出張手配の経費削減につながる

出張手配代行サービスを利用すると、これまでの出張手配・経費精算にかかるとは異なる方法になるため、さまざまな工程で経費を削減できるようになります。

たとえば、出張の申請をペーパーレス化・オンライン化することで、印刷代や紙などの費用が削減できたり、事前の仮払金や出張後の経費精算で不正を防止できたりします。

システムによる精算金額の計算・管理も行うため、経理担当者による計算ミスが発生する心配もありません。

これまで細かなルールがなく、適切な出張費を支払うようにしたいと考えていた企業にとって、出張手配代行サービスの導入は大きなメリットと言えるでしょう。

メリット②大きな効率化を図れる

出張手配代行サービスは外部サービスのため、社内の経理担当者に新たな負担がかかることがありません。

また、利用する出張手配代行サービスによって利用できる機能が違うため、より多機能なものを活用すると、社内のさまざまな業務を代行してもらえます。

経理担当者の数が少ない場合や、任せている業務が多い場合、出張の回数が多い場合は一括で管理ができる出張手配代行サービスを導入すれば、それだけ業務を省くことができ、効率化を図れるでしょう。

もちろん、出張手配だけ・経費精算だけをそれぞれ代行サービスで利用するのもおすすめです。

自社にどのような機能(サービス)が必要なのかを考慮し、適切なシステムを導入しましょう。

メリット③データを活用できる

出張手配代行サービスは、申し込んだ出張の内容をデータ化し、活用できます。

たとえば、今まさに出張をしている社員の渡航データをリアルタイムで管理し、スムーズな安全確認が可能になったり、出張の日程を確認して変更があればすぐに対応できたりするなど、業務管理に役立ちます。

代行サービスがおすすめな理由

出張にかかる費用は決して安くないため、1回1回の出張経費を少しでも抑えることができれば、大きなコストカットにつながります。

業務上、どうしても出張の回数が多くなってしまうことはありますが、必要以上に出張の回数が多いと費用が予想以上に膨らんでしまったり、社内で定めたルールに沿っているのかがわからなくなったりします。

そのたびに何度も申請内容を確認しなくてはならない経理担当者の手間や管理の難しさなど、費用だけでなく業務に支障があらわれる可能性も高くなるでしょう。

これらの課題を解決してくれるのが、出張手配代行サービスです。

出張手配や経費精算にかかる手間やコストカットはもちろん、出張中の社員の安全確認をしたい場合、出張に関するデータを取りまとめたい場合にもおすすめです。

代行サービスを選ぶポイント

出張手配代行サービスを選ぶポイントは、次の3つです。

費用
機能
サポート

月額制のサービスなのか、出張手配を1件行うとその都度費用がかかるのか。

利用できる機能は他社とどのような違いがあるのか。

万が一のトラブル時に、サポート体制は整っているのか。

これらを基準にして選ぶと良いでしょう。

より詳しい出張手配代行サービスの選び方について、次でご紹介します。

出張手配代行サービスの選び方①費用について

出張手配代行サービスは、初期費用や月額利用料に加え、オプション費用がかかる形が一般的です。

サービスによっては、月額制のものと、出張手配を行った際に1件ごとに費用がかかるシステムのものがあります。

月あたりの出張回数が多い場合には月額制がおすすめですが、月あたりの上限人数が決まっているものもあり、追加費用がかかる場合も。

出張回数に波がある場合や、回数が少ない場合は、都度費用がかかるプランがおすすめです。

利用したい機能によってはオプションとなり、追加費用がかかることもあるため、自社のスタイルにあったサービスを選びましょう。

出張手配代行サービスの選び方②機能について

出張手配代行サービスの機能は非常に幅広く、利用できる機能・できない機能はサービスによって大きく異なります。

どのような機能やシステムを利用したいのかをよく比較・検討しましょう。

出張手配代行サービスで利用できる機能の一例をご紹介します。

スマホアプリからの出張申請
領収書のスキャンやスマホ撮影・読み取り
交通系ICカードとの連携
交通費の精算
経費精算と自動一括支払い機能

管理側(経理担当者)の手間を省く機能はもちろん、出張に行く・申請をする本人にとってもストレスなく、スムーズに手配をすすめられる機能が重宝されています。

特に、経費精算は経理担当者にとって大きな手間になるため、出張手配代行サービスによって経費精算を自動で行うことができれば、モチベーションアップにもつながるでしょう。

出張手配代行サービスの選び方③サポートについて

国外への出張の場合、現地の情勢を確認し、社員の安全管理を行う必要があります。

渡航条件の確認、現地の交通情報など、大事な社員の安全を守るためにも充実したサポート体制が大切です。

出張手配代行サービスによっては、現地サポートを行ってくれるもの、トラベルコーディネーターによる旅程を組んでもらえるものがあります。

また、万が一システムの不具合が起こった場合や、各種手続きでわからないところがあった場合など、すぐに対応してもらえるサポート体制の有無は重要です。

出張手配のコスト削減に関する注意点

出張にかかる費用を抑える方法として挙げられるのが「gotoキャンペーン」です。

観光需要の喚起策として打ち出されたキャンペーンのため、観光ではなく出張が主な目的の場合は対象外となりました。

観光需要の喚起策「Go Toトラベル」で、観光を主な目的としないものが対象から除外されることになりました。ビジネスでの出張や高額なサービスがついた宿泊プランなどが来月から除外され、連泊した場合は、割り引き対象となる日数の制限も設けます。 NHK NEWS WEBより引用(https://www3.nhk.or.jp/news/html/20201030/k10012687661000.html)

経費精算時に混乱するだけでなく、クーポンの利用は計算が煩雑になるため注意しましょう。

また、予約時の注意点としてもう一点。

コスト削減のために、出張に向かう社員のモチベーションを下げないよう、「最安値」にこだわりすぎないようにすることをおすすめします。

リーズナブルな料金で宿泊できるビジネスホテルは多くありますが、あまりにも低いグレードやランクの低い宿泊先を決めてしまうのは避けましょう。

出張する社員は何らかの業務を任されて出張しているため、ランクの低い宿泊先や長時間の移動よる疲れでモチベーションが下がってしまうと、うまく結果が出せなくなってしまう可能性があります。

会社としては費用を抑えるに越したことはありませんが、社員のモチベーションを上げながら費用の調整を行う管理能力も問われるでしょう。

そして、出張する社員にとって特にストレスになるのが、経費精算です。

事前に費用がかかることがわかっている場合の仮払金がどれくらい手に入るのか、自分でどれくらい立て替える必要があるのか、自身の家計と相談しながら出張に行くため、出張後の迅速な経費精算が求められます。

経理担当者の業務が多く、これまで経費精算に時間がかかっていた場合、出張手配代行サービスの導入によって経費精算もスムーズにいくでしょう。