前乗りも労働時間になる？出張時の経費削減方法を大解明

出張は会社から遠いところに出向いて仕事を行うため、移動時間がかかります。

この移動時間を短縮する目的から前乗りを希望する社員もいるでしょう。

しかし、会社は前乗りに対して特別な手当や日当を支払うべきなのでしょうか。

この記事では出張の経費削減に徹底的に解説します。

 

前乗りをすると移動時間の短縮に

前乗りをして前日から出張先に滞在をすると、当日の移動時間が短縮できます。

朝から現地で動けるようになると充実した会議などが可能になり、会社の売上や仕事の効率の向上が目指せるでしょう。

出張時にはスーツでの移動が基本となるケースが多いものの、前乗りの場合には、私服での移動が可能です。

好きな服装で新幹線に乗れることから、移動も快適だといます。

このような理由から、前乗りを希望する社員がめずらしくありません。

 

前乗りのデメリット

前乗りを選択をすると仕事がスムーズに進むでしょう。

しかし、会社にはデメリットがあるため、知っておくのがおすすめです。

 

前乗りをするとホテル代が高くなる

前乗りの場合には、通常よりも1泊多くなってしまうため、ホテル代が高くなってしまうでしょう。

会社が命じた前乗りでの出張の場合には、領収書があれば後日精算が必要です。

1泊分の宿泊料金が加算されますので、出張経費がかかりすぎることがあるでしょう。

 

前乗りでも休日手当を支払うべき？

月曜からの出張の場合には、日曜に移動することになるでしょう。

このとき、休日出勤となるのかが問題だといえます。なぜなら、会社は休日に社員を働かせると休日手当てを支給しなければならないからです。

しかし、前乗りの場合には休日出勤となるのでしょうか。

また、移動時間も労働時間としてみなされるのかについても考えていきましょう。

 

移動時間は労働時間とみなされない

労働基準法では何をしても自由な時間は拘束時間中の自由時間としてになされ、労働時間には当たらないとされています。

よって、新幹線などで出張先に移動している時間は会社に拘束されていないため、労働時間とならないでしょう。

したがって、月曜からの出張の前乗りとして会社の休日となる日曜日に移動をしても労働時間にはならず、会社は休日手当や残業手当を支払う必要がないのです。

この時間にけがをしても、労働時間内でないことから、労災と認められるのは難しいといえます。

ただし、会社から移動中に具体的な業務を命じられている場合には移動時間も労働時間としてみなされ、休日手当てや残業手当が必要です。

 

出張旅費規程の必要性

出張旅費を明確にする目的で、出張旅費規程を作成する会社も多いでしょう。

出張旅費規程を作成しておくと、会社にとってさまざまなメリットがあります。

ここからは、出張旅費規程の必要性について紹介しましょう。

 

宿泊費を社員に横領されてしまう問題

出張旅費規程によって出張旅費が明確に定められていない場合には、社員に出張費を横領されてしまう可能性があります。

前乗り分の旅費や、出張時の観光にかかった費用、勤務時間外で使用した食費や交通費までも請求されてしまう可能性があるでしょう。

本来自腹で支払うべきお金を会社に請求するケースは後を絶たないため、社員の出張管理をしっかりと行う必要があります。

 

出張コストを把握できる

出張費用の上限などをしっかりと記載しておくと、社員が不正に出張費用を請求できなくなるでしょう。

そのため、出張コストが把握しやすくなります。どのくらいの出張費用がかかるのかが大まかにわかると会社の経費管理がしやすくなるでしょう。

 

出張経費を削減する方法

出張経費は会社の経営を左右する重要な問題の1つです。

出張経費の節約が可能になると、会社の経営がスムーズになる可能性が高いでしょう。

そこで、出張経費を削減する方法を紹介します。

 

手当を支給する

出張時には手当を支給し、その手当の中で出張時の移動や宿泊にかかる費用のやりくりを社員に任せる会社があります。

手当から足が出た分の交通費や宿泊費は社員が自腹で支払うとしておくことで、出張経費を使い過ぎる心配がありません。

出張経費が常に明確で管理もしやすいことから、選ばれることの多い方法です。

ただし、手当は渡し切りであり、残った分を社員が払い戻す必要がありません。

したがって、手当の金額をよく考えて設定して置かないことには、経費がかかりすぎる可能性があるでしょう。

 

出張手配サービスの利用

出張管理を快適にし、社員の出張手配を簡単にできる方法には出張手配サービスの利用があります。

出張手配サービスであれば出張時のホテル代や交通費を安く抑えられるでしょう。

日当を支給するよりも経費が節約できるため、人気の方法の1つです。

ただし出張手配サービスの利用には月額料金がかかることがあります。

よって、出張がそれほど頻繁ではない会社ではお金がかかりすぎる可能性も考えられるのです。

 

出張手配サービスならエルクトラベル

出張手配サービスは大手の旅行会社などでも行っています。

しかし、おすすめなのがエルクトラベルでの出張手配です。

ただ、エルクトラベルではどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

 

労働効率のアップ

エルクトラベルの出張手配は非常にスムーズだと高く評価されています。

たくさんの仕事を抱える社員にとって、ホテルや交通機関の手配は重労働だと感じることがあるでしょう。

手配に時間が取れない場合には、労働時間後や休日に手配をする必要に迫られます。

また、手配のために時間を割いてしまうことで、労働効率が下がってしまう可能性もあるでしょう。

その点、エルクトラベルでは簡単に手配ができますので労働効率の向上が期待できます。

 

社員の出張管理が簡単に

エルクトラベルで出張手配を行うと、請求は会社に直接送られます。

どの社員が、どの新幹線を利用して、どのホテルに宿泊したのかが明確になることから出張管理がしやすくなるでしょう。

社員が立替払いを行い、領収書で後日精算をする際に起こりがちな、カラ請求や水増し請求といった不正が防げるようになりますので、安心して出張を命じられるようになるのです。

さらに、請求は全ての出張者の分をまとめて行われることから、経理担当者の負担も大幅に削減されます。

確定申告の処理が簡単になり、後日精算業務の必要がなくなりますので、経理担当者の労働効率も向上するでしょう。

 

航空券が格安

前乗りでは飛行機を利用することも多いでしょう。しかし、一般的な出張手配サービスが提供する安い出張パックなどでは、利用できる航空券の時間帯が限られている可能性があります。

休日の移動で新幹線の時間が早朝や深夜の場合には、それだけに振り回されてしまう可能性が考えられるのです。

その点、エルクトラベルであれば変更が可能な格安航空券が利用できますので、格安での移動が可能です。

前乗りで好きな時間に移動できるようになることから、余った時間に観光も楽しめるようになるでしょう。

休日を有意義に過ごしながらの前乗りが可能になります。

 

前乗りでも経費節約が可能な出張手配を

休日の前乗りは労働時間として考えられないことから、休日手当てなどを支払う必要がないでしょう。

ただし、前乗り時には宿泊代がかかることから、経費削減が大きな問題となります。

エルクトラベルの出張手配を利用すると、簡単で安く前乗り出張の手配ができるようになりますので、経費削減に効果が期待できるでしょう。

前乗り時でも好きな新幹線が選べるようになり、有意義な前乗りが可能です。

エルクトラベルで経費を節約しながら、快適な前乗り出張を実現させましょう。