交通費の不正受給とは？有効な防止対策と対応方法を解説

交通費（通勤手当）の不正受給とは

会社から支給された交通費を社員が不当に請求して受け取ることを不正受給と呼びます。不正受給が会社に発覚した場合は当然、返還を求められます。それだけでなく、懲戒解雇等の重い処分を受けることもあり、過去には裁判まで発展した事例も多くあります。意図的・悪質なケースのほかに、気づかないうちに不正受給してしまっているケースも見受けられます。

交通費を不正受給することの責任の重さについて、社員に理解させる必要があります。交通費に含まれるものは、会社まで出勤してくる電車や車、自転車といった交通手段にかかる費用（通勤手当）と、出張や顧客を訪問するときの移動にかかった費用（出張費）などです。

※通勤や業務上でケガや病気を患った場合など、通院治療にかかる交通費が労災から支給される場合があります。

 

交通費（通勤手当）を不正受給する2つのケース

交通費の不正受給にもさまざまなケースがあります。よくあるパターンを理解しておくと参考になるでしょう。

 

▼交通費・旅費の不正受給

不正受給の中でもまず多いのが、実際には発生していない運賃や旅費を水増しして請求しているケースです。たとえば、出張時の交通費や宿泊代を事前に申請し、実際にはもっと安い宿泊先や移動手段を利用して差額を不正に受け取っているという場合がこれにあたります。そのほかにも、商談やセミナーに参加するといった目的で旅費を申請したにもかかわらず、実際は出張に行かないという、いわゆる「カラ出張」の事例も少なくありません。

 

▼通勤交通費の不正受給

上記と同じぐらい多いのが通勤手当の不正受給です。規定外の通勤経路を申告し通勤手当を不正受給しているケースは多く見られます。 通勤手当の支給については会社ごとに規定が設けられていることが多く、 個人の希望で申請する場合においても、会社がある程度の通勤経路を決めたり、一定の額を支給したりしているケースが一般的です。この通勤規定を無視して通勤手当を申請・受給してしまうと、交通費の不正受給に該当することがあります。

会社への申請漏れにより、不正受給に該当しているケースもあるようです。たとえば、社員が引っ越しをした時に、会社へ住所や交通費の変更手続きを行わず以前の経路の通勤手当を受給していた場合や、会社には電車やバスでの通勤方法を申告しているのに、実際は自転車通勤や徒歩通勤を行っていた場合も不正受給とみなされる可能性があります。 申告内容とは異なる通勤方法を行い、本来受け取る通勤手当と差額が生じてしまうのが原因といえるでしょう。 社員本人は不正受給しているつもりはなくても適切な手続きを怠っていると、結果的に不正受給となってしまっていることもあるのです。

不正受給の多くがこのようなうっかりミスによるものですが、中には故意に通勤経路を偽装して、虚偽の定期代を請求する悪質なケースも存在します。このような交通費の不正受給については、内部通報で発覚することもあります。会社が交通費の不正受給に気づけずに野放しになってしまっている可能性がないか、適切な対策が必要といえるでしょう。

 

交通費（通勤手当）の不正受給が起きてしまう原因

交通費の不正受給は主に次の5つの原因から起こります。不正受給を見逃さないように、原因となりえるものをここで確認しておきましょう。

 

本人の申請忘れ

不正受給は社員本人の申請忘れにより発生する場合もあります。申請忘れは故意ではなく、たとえば最初に申告した住所から引っ越して会社に近い住所になった場合は、経路が短くなるため支給される交通費は減額されます。

引っ越しに伴う申請忘れは悪質性が薄いといえますが、気づいてもそのまま受け取っているケースもあり、交通費の不正受給と捉えられてしまいます。人為的なミスであるため、定期的に住所や通勤経路を確認することが有効な対策といえるでしょう。

 

本人の計算ミス

本人の計算ミスとは、出張や外回りなどの交通費の申請により起こるミスです。外回りが多い部署であれば1か月で何度も交通費の申請が必要になることもありますが、まとめて申請する場合は忘れてしまい、曖昧な金額や間違えた金額で申請してしまうことも原因として考えられます。

交通費の精算書は金額のみでなく訪問先や乗車駅、降車駅など記載事項が多く煩雑で、1件ごとの手間は少なくても、まとめて入力すると時間のかかる作業です。会社によっては経理担当にすぐ提出するのではなく、まず上司の承認が必要になる会社もあるため、交通費の申請そのものが面倒になり金額を調べずに曖昧に打ち込むことも考えられます。

まとめて申告すると忘れがちですが、たとえば業務に必要な移動が社員の定期区間と一致して、移動に定期券を利用した場合にその分を請求してしまうと二重の受給となり、結果的に不正受給として認められます。

本人の負担にはなりますが、交通費の不正受給を防ぐためには、交通費が発生したらその都度申請することで防げます。申告漏れや申請忘れのような故意ではないミスが原因の場合は、注意や警告のうえ修正を求めましょう。

 

本人による意図的な不正受給

一番悪質な原因には、社員が意図的に不正受給していることが挙げられます。不正受給していることが判明していない場合は、周りにも「交通費を多く申請してもバレない」と吹聴する可能性もあり、常習化のおそれもあります。

意図的な不正受給には、以下のようなパターンが挙げられます。

 

対策としては社員への教育やルールを明確に定めること、交通費の請求を審査することなどが挙げられます。目撃情報の確認として、ほかの社員への聞き込みも有効な手段となるでしょう。社員の意図的な不正受給を発見した場合は、指導や処罰で対処します。

 

明確化されていない会社の規則

会社で交通費に関する規定が定められていないと、社員が実際に申請する際にどの部分の交通費が請求できるのかわからなくなります。その結果どのような交通費でも請求できると思い、業務に必須とはいえない交通費まで請求する可能性もあります。

たとえば、実家に住んでいた方が会社に近い場所に一人暮らしを始めたけれど、住民票では実家が住所だから申告する必要はないと思っているケースもありますが、結果的に不正受給に該当します。定期代を受け取っているにもかかわらず車通勤して定期代をガソリン代に充てている場合も、本人は正当な交通費としてそのまま受け取っている可能性はありますが、不正受給として認められてしまいます。

まずは交通費に関する規則や条件を明確にすることを第一として、不正受給した場合の返還方法や罰則まで規定することを目指しましょう。

 

上司の確認ミス

本来は出張や外回りの際に発生した請求に関して、上司が都度確認する必要があります。しかし、上司も業務内容や申請内容を確認していない場合は、不正受給が発生しやすい環境といえるでしょう。

本人はもちろんのこと、社内ルールを設けたり上司が念入りにチェックしたりなど、会社全体の意識を高めることが大切です。

 

交通費（通勤手当）の不正受給で会社がとるべき対応

交通費の概要や不正受給でよくあるケースについて述べましたが、ここからは交通費の不正受給を発見した場合に会社がとるべき対応ついて紹介していきます。

 

まずは証拠集めから

交通費の不正受給が発覚したら、まずはしっかりと調査するところから始めます。疑いがあるというだけで本人に問いただしても、正直に告白するとは限りません。しらを切られて証拠を隠滅される恐れもありますので、客観的な証拠を事前に集めておきましょう。

 

本人に確認する

証拠を集め終えたらいよいよ本人に事実確認を行います。事実確認をする際は、定期券や住民票などの提出を求め、合理的な判断ができる状態で実施します。

故意なのか過失なのかを見極め、従業員が故意に不正受給を行ったことを認めたらその場で自白内容を書面にし、本人に署名させます。言った言わないにならない為に、時間を空けずその場で署名させると良いでしょう。

 

交通費を不正受給した社員への処罰

交通費を不正受給した場合、社員に対して懲戒処分などの処罰が下るのが原則です。単純なミスで不正受給が起こった場合は注意や返還で済むことが多いですが、悪質な場合は詐欺罪や横領と認識し、懲戒解雇などの重い措置をとることもあります。中には、交通費の返還をめぐり弁護士を通じて裁判事件に発展したこともあるのです。悪質なケースを想定して、裁判例をいくつか確認しておくと参考になるかもしれません。

故意ではなかった場合は、懲戒解雇するなど重い罰則が認められる可能性は低いでしょう。しかし、不正受給した金額の一部もしくは全額の返還を求めることは可能です。（※民法703条、「不当利益の返還義務」） また、故意で悪意がある場合は、不正受給した金額に利息を付けるなどのペナルティを課すことがある（※民法704条、「悪意の受益者の返還義務等」）ので、問題の重大さについて従業員に理解させることが求められます。

懲戒解雇する場合には、解雇の有効性の判断に常習性や被害金額、他の就業規則違反の有無などいくつかのポイントがあり常に認められるわけではありません。そのため、懲戒解雇をした後に従業員側から裁判を起こされ解雇無効の判決を受ける場合もあるため、懲戒解雇は弁護士に相談したうえで判断すると良いでしょう。

 

再発防止策の策定・実行

最後に今後の不正受給を防ぐために、再発防止策の策定および実施をすることが最も重要です。具体的には、交通費精算の規程の再確認や従業員への周知徹底、監査の強化などの対策を実施することで、不正行為の防止につなげます。

 

交通費（通勤手当）の不正受給を防止する方法

 

交通費の不正受給を防止するためには、規則や規程を設け、社員に周知することが重要です。また経費精算システム等を活用すると多くの場合未然に防ぐことができます。

 

交通費の支給に関する規則・規程を設ける

交通費の不正受給は社員の認識不足によって起こり得ることがあるので、社内に交通費支給のルールについて理解を促すことが大切です。会社の就業規則や給与規程において、交通費支給に関するルールを具体的に設けておきましょう。

その際に、交通費申請に関する詳細な申請フローを作成しておくとより効果的です。たとえば、定期券や出張旅費にかかった費用を証明する目的で領収書の提出を義務付けるといったように、どのような書類や手続きが必要なのかを明確にしておくと良いでしょう。

あわせて、交通費の不正受給が発覚した際の返還請求に関する規定も設けておきましょう。たとえば、不正受給した際の返還方法として、本人同意のうえで賃金から控除する合意相殺や調整相殺の処分方法があることを明記しておきます。

たとえ、不正受給の金額がわずかだったとしても、年数を重ねるとそれなりの金額になり会社に不利益を与えていきます。罰則や返還方法を明確にすることで、交通費を不正受給する行為のリスクの高さを社員に認識してもらい、不正受給防止へとつなげていきましょう。

 

経費精算システムを活用する

経費精算システムを導入し、交通費の精算を自動化するのも有効策の一つです。手作業で交通費や経費を申請すると、どうしても入力ミスや確認漏れが発生しやすくなってしまいます。

また、経費精算システムを自動化することで、交通費の申請時に最も安い経路を検索できるようになったりと、不正受給防止にもはたらいてくれます。経費申請から承認、精算までを一元管理・チェックできるシステムを選ぶと、より業務が合理的かつ効率的にすすめられるようになるでしょう。

 

交通費（通勤手当）不正受給による懲戒処分の対応方法

ここまで交通費の不正受給の原因や防ぐ方法を解説しましたが、実際に取り組んでも完全に不正受給をなくすことは難しいかもしれません。

実際に不正受給を発見したらどのように対応すべきでしょうか。ここからは社員の不正受給に対する処分や対応方法について詳しく紹介いたします。

 

事実調査

まず「もしかして不正受給している？」と感じたら、事実調査のための証拠を集めましょう。まず交通費についての社内規定を確認して、既定の範囲を超えていたり仕組みに則っていなかったりなどを調べます。その後、社員が提出した書類を証拠として残し、普段の言動についてもチェックしましょう。

もし引っ越しを機に新たな住所から会社までの申告を忘れているなどの故意ではない場合は、事実調査ですぐに判明しますが、社員が故意で不正受給している場合は過去の書類のチェックや同僚への聞き込みなどで時間がかかるかもしれません。

ここで注意すべき点は、証拠がないのに社員に強く追及しないことです。たとえ怪しい言動や書類の不備が見られても、不正受給ではない可能性も大いにあります。事実無根なのに上司から交通費の不正受給を疑われた場合、社員は会社に対して強い不信感を抱きます。

 

懲戒処分の手続き

証拠を集めた結果不正受給していることが発覚したら、本人に事情の確認を取ります。交通費の精算時、普段から社員が交通費に関する書類を出していない場合は領収書や定期券のコピーなどを提出してもらいましょう。

その結果、不正受給が判明したらその後監査部門や上司に報告して、社員への処分が下されます。就業規則で不正受給により罰則を定めている場合、規則に則った処分を決定しましょう。規則がない場合、不正受給にあたることを知っていて黙っていたのか、本当に気づいておらず不注意による不正受給だったのか判断することは非常に難しいですが、故意と過失の場合で懲戒処分に差をつけるべきです。会社によっては不正受給が発覚した時点で弁護士に相談することもあります。

交通費に関する規定がない場合は、不正受給した金額や期間により悪質か過失か判断して処分を下しましょう。過失で本人が反省している様子であれば、減給や出勤停止の命令を下す場合もありますが、故意かつ常習的であれば、退職勧告や懲戒処分による処分が妥当といえるでしょう。ただし、懲戒処分という重い処分を下す場合は元社員から「処分が重すぎる」と訴えられる可能性もあり、会社が敗訴することも考えられるため、処分は慎重に下すべきです。たとえ不正受給が事実だとしても一方的に悪者にするのではなく、事情をよく聞くために弁明の機会を与えましょう。

 

交通費の不正受給に関して会社が敗訴した例

交通費の不正受給と認められたものの、懲戒解雇という処分が重すぎるとして元従業員が訴訟を起こした判例があります。

 

金額や期間を見ると妥当な処分と思う方も多いかもしれませんが、光輪モータース事件はこのほかにも事情があり、懲戒解雇を下すほど悪質ではないと判断されました。

一方で、出張にかかる旅費を不正受給したとして懲戒解雇が成立した判例もあります。

 

交通費の不正受給に関して会社が勝訴した例

こちらの判例は出張費の不正受給の発覚で懲戒解雇し、元従業員が不当な処分として訴訟したケースですが、不正受給行為が悪質であるため処分が妥当とされた判例です。

 

営業企画部調査役の元従業員が、出向先で営業所所長の立場にあった際におこなわれた出張費の不正受給です。

このように不当な処分を下すと会社に対して裁判を起こす可能性もあるため、たとえ悪質だと思っても、処分に迷う場合は弁護士に相談することもおすすめの方法です。

 

被害額の請求

交通費の不正受給は民法第703条の「不当利益の返還義務」に該当するため、払いすぎている部分のみ返還を求めることが可能です。もしも少額であれば、一括の支払いで終了しますが、過去の不正受給も明るみに出た場合は高額になっている可能性もあるため、分割返済の検討も必要です。

 

被害届の提出

交通費の不正受給でも、限度を超えた金額や悪質性が高い場合は詐欺罪にあたる可能性があります。たとえば引っ越しの際に交通費の申請を忘れていたのみでは悪質性が高いとはいえませんが、最初から自宅よりも遠い実家などを選択している場合は悪質な不正受給といえます。

また会社から預かっている金品を自身のものとすることを「業務上横領」といいますが、不正受給は本来受け取るべき金額を超えた額を受領するため、業務上横領ではなく「詐欺罪」にあたります。

 

会社にとって大きな損失！事前の対策で交通費（通勤手当）不正受給を防ごう

交通費の不正受給が多発、継続すると会社が受ける損失も大きくなってしまいます。交通費の不正受給は、故意によるものだけでなく社員の認識不足により起こることもあるので、社員に対して自覚を促すことが大切です。あわせて、経費精算システムを導入し、不正が起こりにくい環境を整えることで不正受給を防いでいきましょう。