東京出張の管理や経費削減もOK！業務も効率化する出張手配の方法とは

国内の出張先として多いのが東京でしょう。

日本の首都である東京は、国内のビジネスの中心地としても知られています。

そんな東京への出張手配は難しいと感じる人もいるようです。

そこで、東京への出張手配の問題点を解説し、改善策や会社が得られるメリットを紹介しましょう。

 

東京への出張の問題

東京への出張は国内のほかの出張先とは異なる問題が生じます。

人や建物が多く物価も高いことから出張手配が難しくなることが多いでしょう。

まずは、東京へと出張する際に起こりやすい問題を解説します。

 

東京の土地勘や経験が必要

東京都内は国内で最も交通機関が発達している場所としても知られています。

そのため、どのような場所でも簡単に行けると考える人も多いでしょう。

しかし、宿泊するホテルと出張先が目と鼻の先であっても、場合によっては時間がかかることががあります。

例えば、渋谷から六本木までの間は約2.7kmです。

徒歩での移動には時間がかかりすぎるため、渋谷から六本木まで東京メトロを使う人も多いでしょう。

しかし、この場合には乗り換えが必要です。

したがって、渋谷にホテルを予約し、六本木の出張先まで向か場合には、時間がかかりすぎてしまうといえるのです。

土地勘がない人が東京への出張手配をした場合や、初めての出張手配にはこのような問題が起こりやすくなります。

その結果、出張がスムーズに進まないことがめずらしくありません。

 

東京は宿泊費も国内No.1！出張費がかさみやすい

国内最大の都市である東京は地価や物価も高いことから出張費がかかりすぎる点も問題です。

同じクラスのホテルを予約しても、地方都市のとは比較できないほどの宿泊費がかかることもあるでしょう。

出張費は会社の経費において大きな幅を占めています。

そのため、少しでも出張費を抑えたいと考える会社は多いものです。

ただし、経費削減のために東京の安いホテルを手配した場合には、交通の便が悪く快適に過ごせないことから社員のパフォーマンスが悪くなってしまう可能性もあるでしょう。

 

スケジュールの調整や管理で休みを返上することも

東京への出張手配ではさまざまな事務処理などが必要です。

スケジュールの調整や出張手配の管理までを行わなければならず、勤務時間内にすべての作業が終わらない可能性もあるでしょう。

実際に東京へ出張をする社員自らが出張手配をしている会社は非常に多く、東京出張は社員にとっても難題だといえます。

土日の出勤に手当がつく会社の場合には問題ありませんが、サービス残業をこなして仕事を片付けることも多いでしょう。

東京への出張手配における事務仕事の多さは業務の効率化を妨げ、会社で働く社員の頭を悩ませています。

 

役員の場合には一般的な出張とは異なる

東京の本社などへの出張は、会社の社長などの役員が出向くケースも多いでしょう。

ただ、役員が東京へと出張をする場合には一般的な社員が東京へ出張する場合とは異なるため、細心の注意を払わなければなりません。

会社の役員の東京出張では経験豊富な秘書などが出張手配をすることがほとんどでしょう。

しかし、会社の経費を削減するため、経験の浅い社員にまかせるところもあるのです。

経験が浅い写真が出張手配をした場合には問題が起こりやすくなります。

したがって、会社の役員が東京へと出張する場合には経験豊富なサービスへと依頼するのがおすすめです。

 

出張手配をグルセクに任せる方法も？

会社における事務仕事を一手に引き受けるのが秘書です。

しかし、社員それぞれに秘書を雇うにはお金がかかるため、グルセクを取り入れている会社もあります。

ただ、グルセクとはどのようなものでしょうか。

ここからは、東京出張の手配に役だつグルセクについて紹介しましょう。

 

事務作業を一挙に管理してくれるのがグルセク

グルセクというのは、グループセクレタリーを略した言葉です。

直訳すると、グループのための秘書であり、グループ全体をサポートする業務をこなします。

グループ内における事務作業を任せられるのが特徴でスケジュールの管理や調整、電話応対、文書や資料の作成などを行う仕事です。

 

グルセクって秘書とは違うの？

出張手配もこなす秘書のメイン業務は、会社で上司と呼ばれる立場の人のサポートです。

特定の上司の個人付となるのが一般的で、会社における需要な人物の事務仕事などを引き受けるのが業務です。

一方のグルセクは、グループ全体のサポート業務をメインとしています。

グループ全体の業務が円滑に進むように働きかけるため、鋭い洞察力が必要とされるでしょう。

豊富な経験による事務仕事のアシストが受けられることで、業務が円滑に進みます。

 

グルセクを派遣するサービスも

経験豊富なグルセクを派遣するサービスもあります。

グルセクを派遣してもらうと、会社側もコストを抑えて業務を効率化させられるでしょう。

東京の出張の多い会社では、出張手配経験のあるグルセクを派遣社員として迎えているところもあります。

しかしながら、グルセクを雇うにもお金がかかるため、会社の経費節約にはつながりません。

 

国内の出張手配なら大手に任せると安心？

東京への出張手配には十分な知識や経験が必要なため、大手の旅行代理店に任せるという会社も多いでしょう。

しかし、大手の旅行代理店に東京への出張手配を依頼すると、次の問題が生じるのです。

 

知名度トップクラスの会社は利用料がかかりすぎる

大手の旅行会社などに国内出張手配を依頼すると、利用料がかかりすぎることがあるでしょう。

知名度の高い大手旅行会社は、充実したサービスを提供しています。

しかし、ブランド力も強いことから、その分だけ料金もトップクラスといえるのです。

東京への出張手配に費用がかかりすぎてしまうと、会社の経営が圧迫される可能性があるでしょう。

経費を少しでも削減したい会社は多く、利用料の高さが問題とされています。

 

新着などの営業メールが多すぎる

大手の旅行会社などは経験が豊富ですが、営業にも積極的です。

一度問い合わせをしただけでさまざまな情報が保存されていることが多く、新着が出るたびに連絡をしてくることがめずらしくないでしょう。

旅行会社からの新着メールに悩まされることもあり、新着通知を切らなければならないという声は多いものです。

出張がそれほど多くない会社にとっては、新着の通知が業務の妨げになることもあるでしょう。

 

旅行会社ではなく専門のサービスを利用する方法も

東京への出張手配サービスを行っているのは旅行会社だけではありません。

出張手配を専門としているサービスもあるのです。

ここからは、東京への出張手配を依頼すると、会社の事務仕事が削減できると評判の2つの主張手配サービスを紹介します。

 

東証一部上昇のグルセクならすべてを任せてOK

グループセクレタリーと同じ名称の出張手配サービスが「グルセク」です。

出張手配を任せられる頼もしい存在で、会社のグルセクとして活躍します。

また、グルセクは東証一部上場を果たした会社が運営するサービスでもあるため安心感も得られるでしょう。

グルセクでは経験豊富な派遣社員の求人も多くみられますで、東京での出張手配を全て任せてもOKです。

 

エルクトラベルは海外の出張手配にも対応

東京の出張手配では、エルクトラベルも人気があります。

エルクトラベルは、国内の出張だけでなく海外出張にも対応しているため、幅広い分野への対応がOKです。

国内外の出張における面倒な事務作業もエルクトラベルに任せられると評判で、エルクトラベルに依頼することで会社における多くの事務作業が削減できます。

その結果、会社の業務が効率化するでしょう。

 

東京の出張手配にエルクトラベルが良い理由

出張手配にはいくつかのサービスがありますが、エルクトラベルがおすすめです。

ただ、なぜエルクトラベルが良いのでしょうか。その理由を説明しましょう。

 

会社のニーズに合わせたサービス

東京への出張手配では、社員の業務量が増えることが問題とされてきました。

会社での業務をこなしながらの出張手配となり、さまざまな事務仕事も求められます。

さらに、出張手配から管理までを出張者がこなさなければならないケースも多く管理だけでも誰かに任せたいという声も多いのです。

その点、エルクトラベルでは出張手配の事務仕事を全て引き受けています。

面倒な領収書の管理などが不要となるため社員の手間が削減されるでしょう。

さらに、会社は出張する社員の管理も可能です。

このように会社のニーズに合わせたサービスを提供しているため、エルクトラベルが選ばれているのです。

 

経験豊富なスタッフにすべて任せてOK

エルクトラベルでは、経験豊富なスタッフによる出張手配を行っています。

不安な点などを相談しても、経験に裏付けされた知識で対応していますので、安心だといえるでしょう。

会社の業務をこなしながらの東京への出張手配は困難を極めるため、すべてを任せてもOKだといえるでしょう。

 

リーズナブルな料金で出張費の削減も可能

東京への出張は経費がかかりすぎるのが問題です。したがって、出張費を少しでも抑えたい会社も多いでしょう。

その点、エルクトラベルでは国内外の飛行機の発券手数料を一律に設定していますので、発券手数料がかかりすぎることがありません。

また、会社は月額利用料を支払わなくてもOKです。

月額の利用料だけでなく導入にかかる費用も不要となることから、会社の経費が大幅に削減できます。

 

出張手配の検索が簡単！

東京への出張手配をする際には、JRを利用するという企業も多いでしょう。

エルクトラベルのWebシステムである「出張手配プラス」を利用すると、JR券の空席の確認がオンラインでOKです。

空席を選択するだけで手配が完了しますので、驚くほど早い出張手配が経験できるでしょう。

また、国内航空券の場合には、航空会社によって料金が異なるため、複数の航空会社の料金を一度に知ることもできます。

検索方法も簡単で、料金の新着を受け取り、料金を比較しながらの事務作業可能です。

その結果、業務が大幅に効率化できます。

これまで秘書に任せていた業務が自分でできるようになることから、会社の経費の削減もOKでしょう。

 

一括請求で業務量が削減でき残業時間もカット！

エルクトラベルに東京への出張手配を依頼すると一括請求の依頼が可能です。

部署ごとへの請求もOKですので、出張手配の管理が格段にしやすくなるでしょう。

出張手配の管理は、会社の総務部を悩ませる問題でもあります。

出張手配の領収書や請求書などの管理業務がカットされると事務仕事の業務量の削減が可能です。

その結果、残業時間のカットにもつながり、会社の経費削減ができるようになるのです。

秘書を雇う必要もなくなるため、会社の経営が効率化します。

 

海外出張もエルクトラベルに任せて安心

国内だけでなく海外への出張がある会社もみられます。

エルクトラベルでは東京をはじめとした国内の出張だけでなく海外出張への対応もOKです。

東京への出張だけでも問題が多い出張手配ですが、海外出張の場合には、航空券からレンタカー・ビザの手配までが必要となります。

その分だけ事務作業が増えますので業務効率が低下してしまうといえるでしょう。

しかし、エルクトラベルであれば経験豊富なスタッフが出張手配を行いますので、通常の業務をこなしながらの出張手配が可能です。

 

出張手配で社員の管理も可能に！

出張手配を社員に任せると、会社の経費は削減できるでしょう。

しかし、会社には大きなリスクがあることを忘れてはいけません。

東京へと出張しているはずがカラ出張であった場合には、会社の経費を大幅に損なってしまうこともあるのです。

そのため、出張をする社員自体の管理が重要だといえます。

領収書の改ざんなどを防ぐためにも、出張の事実を管理できるサービスの利用が求められているでしょう。

社員の管理が会社の経営の効率化にもつながりますので、東京をはじめとした国内外の出張手配は経験が豊富で一括請求が可能なエルクトラベルに任せてOKです。

 

まとめ

エルクトラベルで東京への出張手配を依頼すると、出張そのものがスムーズになることから会社の業績向上が目指せます。

また、出張手配や管理における事務作業も大幅にカットできるため、業務の効率化にもつながるでしょう。

東京をだけでなく国内外の出張手配に経験豊富なエルクトラベルを選ぶと、会社にとって大きなメリットがあります。

また、社員も無駄な事務作業に追われる必要がなくなりますので、会社の発展にも大きく貢献するでしょう。