出張訪問のお礼メールはどう書く?注意点を説明し文例を詳しく紹介

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出張のお礼メールを文例を使って解説

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出張のお礼メールを文例を使って解説

出張は訪問時の対応だけでなく、会社に戻ってからのお礼メールも非常に重要です。出張先でのお礼が先方に正しく伝えられると、誠意なども伝わりやすいでしょう。

また、上司が出張に同行してくれた際にも、お礼メールを送っておくと印象が良くなります。そこで、基本的なお礼メールの書き方を文例を挙げて紹介しましょう。

お礼メールを書く際のマナー

出張では訪問先の担当者や同行してくれた上司など社外・社内を問わず、多くの人にお世話になるでしょう。

出張先でお世話になった人にはお礼メールを書くのが一般的ですが、その書き方にはマナーがあります。先方に失礼に当たらないためにも、お礼メールのマナーを知っておくことが大切です。

帰社した当日に送る

訪問先へのお礼メールは滞在先から無事に帰社したことを報告する意味も兼ねています。よって、帰社した当日にお礼メールを送るのがマナーでしょう。

滞在先から戻って何日も経ってからお礼メールを送るのは失礼に当たります。速やかにお礼を伝え、無事の帰社を報告することで、印象も良くなるでしょう。

遅くても翌日には送信する

忙しいビジネスマンというのは、出張から戻ってもたくさんの仕事が待っています。帰社直後から慌ただしくしていると、お礼メールを忘れてしまうこともあるでしょう。

送信を忘れてしまった場合でも、滞在先から戻った翌日にはお礼メールを送ることで誠意が示せます。

何日もお礼メールを送らずにいると、「出張時限りの付き合い」と思われてしまうことがめずらしくありません。

お礼メールが遅れると相手に不快な気持ちを与えてしまう可能性も考えられますので、遅くても翌日には送信することが大切です。

翌日になってしまった場合には、「ご連絡が遅れて大変失礼いたしました」などの一言を付け加えておくのが良いでしょう。

メールの書き方

お礼メールはビジネスメールの1つですので、基本的なルールに従って作成することが大切です。ここからは、お礼メールの書き方を紹介します。

件名

メールの件名は本文の内容が理解しやすいものを心がけます。出張先でお世話になったことを伝えるために送っていますので、一目で内容が分かるように工夫しましょう。

例を挙げると、「出張先のお礼」「ご面談のお礼」などがあります。件名の後に【】をつけて自分の会社名と氏名も添えておくと、分かりやすいでしょう。

宛名

ビジネスメールの本文では、1行目に宛名を書きます。まず会社名を書き、その次に部署名、役職名(肩書)と続く流れです。

その後、名前(フルネーム)+様(敬称)とするのが一般的でしょう。

時候の挨拶

宛名の次に時候の挨拶をします。季節ごとに文言が異なりますが、季節が感じられる文章を意識し、長くなりすぎないようにまとめることが大切です。

具体的な出来事を添えた感謝の言葉

一般的なお礼の文言を綴るだけでは、出張先での感謝の気持ちが伝わりにくいでしょう。

そこで、出張先でお世話になった具体的なエピソードを添え、自分中心にならないように意識して書きます。

「お食事をご一緒させていただいた中で、たくさんお話を伺い、自分自身がこれからどのように自己研鑽を重ねるべきかが見えてきたように思います」など、出張先で印象に残った部分を丁寧に分かりやすく書きましょう。

実際に起こった出来事を書くことで、誠実さが伝わりやすくなります。

今後につながる一言もポイント

お礼を書き終えると、今後の取引につながるような一言を添えておきましょう。「次回もぜひご一緒させていただき、お話をお聞かせいただけることを楽しみにしております。」など、取引先との末永い関係を望む表現を選びます。

結びの挨拶

お礼メールを丁寧に締めくくるため、最後に結びの挨拶を書くのがポイントです。結びの挨拶はごく一般的な「引き続き、どうぞよろしくお願い致します。」などで問題ありません。

注意すべきポイント

出張後のお礼メールを作成する際には注意すべきポイントがあります。場合によっては先方からの信頼を損ねてしまう可能性も考えられますので、送信する前にしっかりとチェックしましょう。

敬称の位置や二重敬語がないかをチェック

出張でのお礼メールをはじめとしたビジネスメールでは、会社名や役職名に敬称をつけないよう気を付ける必要があります。

敬称はメールを送信する相手の氏名の後付けるのがマナーであり「○○株式会社 △部 課長 山田太郎 様」となるのです。

相手が複数の場合や、部署内のすべての人宛てにメールを送信するケースでは、「各位」を使い、「○○株式会社 △部 各位」と書きます。

各位はすでに敬称ですので、各位の前に様等の敬称をつけてしまうと二重敬称になるため注意します。

取り急ぎは避けるのがベター

どれだけ急いで出張でのお礼メールを送信した場合でも、「取り急ぎ」という言葉を使わないのがマナーです。

取り急ぎには「とりあえず急いで」という意味合いがあり、相手によっては失礼だと感じられてしまうでしょう。

よって、取り急ぎは避け、「まずは、メールにてお礼申し上げます」などとしておくのがおすすめです。

一般的な例文

ここからは、出張先へのお礼メールの例文を紹介します。

件名:出張訪問のお礼【○×商事 営業部 山田 太郎】

株式会社△△

代表取締役 ○○ ○○ 様

平素より大変お世話になっております。

〇日に××の件でご面談のお時間を頂きました、○×商事営業部の山田太郎でございます。

ご多忙にもかかわらず貴重なお時間を頂き、

誠にありがとうございました。

また、美味しいお食事をご馳走頂くなど いろいろとお取り計らいいただき、心より感謝申し上げます。

これを機会に今まで以上のお引き立てとご指導のほどお願いいたします。

まずは、メールにてお礼申し上げます。

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署名

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上司など社内への出張のお礼も大切

出張でお世話になるのは取引先の担当者だけではないでしょう。出張に同行してくれた上司など、社内にも出張への力添えをしてくれた人がいる場合には、お礼メールを送って感謝の気持ちを表します。

出張後の正しいお礼メールでビジネスにチャンスを

出張で訪問した取引先などには、帰社後すぐにお礼メールを送信することで、良い印象を与えることが可能です。

また、社内でも出張に同行してくれた上司などがいる場合には、お礼メールを送っておくのが良いでしょう。

正しいマナーで書かれたお礼メールであれば誠実さが伝わり、ビジネスチャンスが広がることもあります。

送信するタイミングや文章に気を配り、上手な出張のお礼メールを作成してください。

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