出張時のお土産は経費計上できる？

出張時に取引先へと持って行く手土産や会社へのお土産は経費としての精算が可能なのでしょうか。出張時にかかるお金で損をしないためにも、お土産と経費との関係について解説します。

出張は交際費がかかりがち

遠方へと出向く出張では、会社が置かれている地域の銘菓などを取引先へと持参することがあるでしょう。

手土産があることで取引先の心をつかみ、一気に商談へと話が進むケースもみられます。

話しのきっかけとなることもありますので、出張先への手土産は役に立つツールの1つとしても知られているのです。

また、出張先からのお土産として職場にお土産を買うケースもあります。

お土産を購入することが会社の風習として根付いている場合では、会社にお土産を買わないことには居心地が悪いと感じる人も少なくありません。

ただ、取引先への手土産や会社へのお土産はお金がかかるのが問題です。これらの費用を出張者が負担していると、出張を命じられるたびに気が重いと感じてしまうことがあります。

 

取引先への手土産は経費！

出張時に取引先へと手土産を購入した費用は経費としての精算が可能です。ここからの記事では、どういったお土産であれば経費になるのかを解説していきましょう。

 

あいさつ目的で菓子折りを持って行くケース

あいさつ目的で取引先に手土産を渡す行為は接待の一部として考えられます。よって、接待交際費として扱え、原則として損金不算入になるのです。

ただし、資本金の額が1億円を下回る中小企業は特例となり、年間800万円以内または飲食に要する費用の50％のいずれかが損金にできます

 

お弁当などの差し入れ

取引先の開催するイベントに出席する目的で出張をするとき、お弁当などを差し入れるケースは多いでしょう。取引先へお弁当などで差し入れをする際には経費としての計上が可能です。

お弁当の差し入れも、手土産と同じように接待交際費として扱います。しかし、1人当たり5,000円以下の差し入れであれば、会議費の科目に仕訳しても問題はないでしょう。

 

経営者がお土産を購入する場合

会社の経営者などが出張に出かけ、取引先などに手土産を購入した場合には、交際費の勘定科目で経費になります。

また、経営者が出張先で会社の従業員にお土産を購入した場合にも、経費としての計上が可能です。

このときの科目は福利厚生費となりますので注意するのが良いでしょう。しかしながら、個人事業主は福利厚生費の活用はできません。

 

お土産の勘定科目

出張時のお土産は接待交際費や会議費、福利厚生費の勘定科目に仕訳をするのが一般的です。

ただし、それぞれの科目への仕訳が難しいという声も聞かれます。

そこで、お土産が経費となる勘定科目について、記事のここからは詳しく解説していきましょう。

 

接待交際費

ビジネス目的で取引先などにおもてなしをする費用は接待交際費となります。

取引先にあいさつ回りをするときの菓子折りなどもおもてなしの気持ちの表れと考えられますので、接待交際費として経費に計上しましょう。ただし、接待交際費として経費に計上できる金額は決められています。

おもてなしだからといって、高額な金額を接待交際費として申告をすると、税務署からのチェックが入ることもあるでしょう。

中小企業の場合には、交際費の50％や800万円までの金額とされています。大企業には800万円までの上限がなく、交際費の50％までが経費です。

また、個人事業主は接待交際費の上限はありません。いずれのケースにおいても経費として申告する際には領収書の管理が求められます。

 

広告宣伝費

取引先へのお土産の勘定科目には広告宣伝費もあるでしょう。広告宣伝費は、会社の事業や商品の広告を作成するのにかかる費用をいいます。

例を挙げると、会社の名前がプリントされたカレンダーやうちわなどがあるでしょう。これらを取引先への手土産として持参する場合、広告宣伝費という科目になります。

手土産によって会社の宣伝を行っていると考えられますので、接待交際費への仕訳はできないのです。

 

福利厚生費

出張先で働く従業員にお菓子などを差し入れした費用は、福利厚生費への仕訳が適しています。

プロジェクトの受注祝として頑張ったスタッフにケーキなどをふるまった費用も福利厚生費として扱うのがよいでしょう。

 

会議費

接待交際費と間違えやすい項目に会議費があります。会議費は会議を円滑に進めるために必要となる費用ですが、会議の途中や休憩中に菓子などをふるまう場合にも会議費となるのです。

出張先での会議の途中や休憩中に持参した菓子をふるまうことで会議がスムーズに進むのであれば、会議費が適用されるでしょう。

接待を伴う飲食費の場合には接待交際費で処理するのが一般的ですが、1人あたり5,000円以下の場合には会議費の科目を選ぶことも可能です。

 

職場へのお土産も経費に？

遠方に出張した際、職場へとお土産を購入することもあるでしょう。

先ほども説明した通り、会社の経営者が従業員にお土産を購入する費用は福利厚生費として経費への計上が可能です。

しかし、社員が上司や同期などに出張先のお土産を購入しても経費にはなりません。個人的なお土産として考えられますので、身銭を切る必要があるのです。

出張の度に職場へのお土産を購入すると社員の負担は増大するといえるでしょう。

そのため、職場関連へのお土産を購入するときには、金額やお土産の必要性をしっかりと考えておくことが大切だといえます。

 

送別会などを欠席した社員へのプレゼントは経費に

出張先のお土産を職場に購入する際には経費にはなりません。しかし、社員旅行に出かけた際、参加しなかった社員へのプレゼント代は経費としての計上が可能です。

一部の社員だけが参加した旅行では、福利厚生費としての計上はできません。

社員旅行はあくまでも社員全員を対象にした慰安目的の旅行であり、誰でも参加できる旅行のみが福利厚生費に仕訳できるようになるのです。

ただし、日程が合わず、旅行に参加できない社員もいるでしょう。

そういったやむを得ない理由で旅行に行けなかった社員のためにプレゼントを購入した費用は福利厚生費になります。

ただし、社員旅行へ行けなかった従業員にお土産を購入した費用は福利厚生費として認められません。

 

品物の金額も重要

出張時に取引先へ持参するお土産は経費としての計上が可能です。

しかし、あまりにも高価なものを購入した場合には、経費として認められないことが多いでしょう。

豪華なアクセサリーなど、一般的なお土産の金額を超えたものを経費にして申告を行うと、税務署調査で否認されてしまうケースがほとんどです。

あくまでも相場をしっかりと考えて購入する必要があるでしょう。

 

経費にするには領収書の管理も重要

出張先へのお土産を購入し、経費として認められるには領収書をしっかりと管理しなければなりません。

購入時にどのような目的で購入したのかは、レシートを見れば判断できますが、時間の経過とともに経費として計上できる領収書かどうかが分かりづらくなってしまうでしょう。

そのため、受け取った領収書はできるだけ早く整理しておくのをおすすめします。

会社で後日精算を速やかに行うと、スムーズに領収書管理ができるでしょう。

また、経費となる領収書に簡単なメモを書いておくのも1つの方法です。

 

領収書の保管は大変！

出張先の手土産を購入した際の費用は、領収書があれば経費として計上できます。

けれど、たくさんの仕事を抱える出張者にとって、領収書の管理は非常に難しいのが問題です。

出張者は出張先への手土産の手配だけでなく、出張先へと移動する飛行機や新幹線の手配や、宿泊施設の予約もしなければなりません。

それらの領収書の管理も求められますので、非常に困難な作業だといえるでしょう。

また、出張者が立て替えた費用は後日精算をしてもらう必要もあり、作業量が膨大になる点も問題視されています。

 

エルクトラベルで出張手配を一括請求

手土産関連の領収書の管理は必要なものの、出張先への交通機関やホテルを手配した際の領収書を管理する業務はカットが可能です。

この方法を実現するのがエルクトラベルの出張手配でしょう。

エルクトラベルであれば、出張者が行った出張手配の請求を会社側にダイレクトに行いますので、出張者が領収書を管理する必要がありません。

面倒な後日精算業務も削減できることから、業務効率の向上が目指せるのです。

そのほかにもエルクトラベルの出張手配サービスを導入するメリットはたくさんありますので、ここからの記事で紹介していきましょう。

 

費用を大幅に削減

エルクトラベルで出張手配を行うと、出張費が大幅に抑えられると人気です。

出張に便利な法人パックの扱いもあり、新幹線を使った出張パック商品も利用できますので出張にかかる経費そのものが抑えられるでしょう。

また、システムの利用料などはかかりませんので、経費を抑えて安く出張に行けるようになります。

 

飛行機の発券手数料が一律

出張手配サービスでは、飛行機の発券手数料に料金連動型を採用しているのが一般的でしょう。

料金連動型の場合には、遠方への出張で発券手数料が高額になりやすく、海外出張では経費がかかりすぎる点が問題とされています。

一方、エルクトラベルは飛行機の発券手数料を一律に設定していますので、ヨーロッパなどへの出張でも発券手数料が高くなりすぎることがありません。

飛行機が安く利用できるようになるため、海外へのビジネスチャンスが増えたと感じる会社は多く、ワールドワイドな活躍をする企業からも注目されているサービスです。

 

より安いプランを提案

出張が多い場合には、出張経費の削減に悩みを抱えている会社も多いでしょう。

自分で出張手配をしていると、経費を抑える方法が見つからないケースもめずらしくありません。

その点、エルクトラベルではこれまで利用した実績をもとに、経費が抑えられるプランの提案をしています。

専門家によるアドバイスが受けられますので効率良く出張経費の削減ができるようになるでしょう。経費そのものが削減できると会社の資産を減らすことがなく、会社の経営にも大きく貢献します。

 

国内ホテルの手配も任せて安心

宿泊を伴う出張では経費が高くなりがちだといえるでしょう。しかし、エルクトラベルで国内のホテルを手配すると、経費を抑えながら便利なホテルが選べると高く評価されています。

その理由は、楽天トラベル・じゃらんとのオンライン提携にあるでしょう。

エルクトラベルが扱う国内のホテルは楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、豊富なホテルの中から出張に適したホテルが見つかります。

また、ホテルの空室状況もリアルタイムで分かり、効率良くホテルが探せるようになるのです。

 

出張時のお土産を経費にして節税を

出張時の取引先へのお土産は経費として認めらてもらうことができます。ただし、その目的によって勘定科目が異なるため、注意が必要です。

また、経費とするには領収書の管理も求められますので、しっかりと保管しておきましょう。出張手配に関する領収書の管理は、エルクトラベルの利用で削減できます。

エルクトラベルであれば経費を抑えた出張手配が可能になりますので、導入してみてはいかがでしょうか。