長期出張中の郵送物は転送サービスで解決
出張で長期間家を空ける際には、郵便物の受け取りが問題になるでしょう。この場合には、郵便物を滞在先へ転送してもらうのも1つの方法です。
この記事では、長期間の出張に便利な郵便物の転送について説明します。
不在時の郵便物の受け取り方法
業務内容次第では会社から長期の出張を命じられることがあるでしょう。出張の期間にもよりますが、自宅を離れる期間が長くなると郵便物がたまり、ポストに入りきらなくなってしまいます。届けられた郵便物の紛失や盗難を防ぐためにも、出張期間中に届く予定の郵便物には何らかの手続きをしておかなくてはなりません。
自宅を不在にする期間が30日以内の場合には、不在届の手続きがおすすめです。不在届を出すと、その期間中に届く郵便物が郵便局に保管され、届け出をした期間を過ぎるとすべて配達してもらえます。
郵便物の保管期間は最長で30日間とされていますので、30日以内の出張に適している方法です。30日以上の場合には郵便物の転送サービスを利用するのが良いでしょう。
長期出張におすすめの転送サービス
30日以内の出張では不在届を出す方法がおすすめですが、30日を超える出張は転居届を出します。長期出張で郵便物をすぐに受け取れないことには、支払い忘れの料金が延滞扱いなどになってしまう可能性があるでしょう。大切なお知らせや情報を逃してしまうこともありますので、転居の手続きをしておくのがおすすめです。
転送してもらえる期間は1年で、出張が終わって自宅に戻った際には再度転居届を出す必要があります。出張が終わった後に転居届を出さないことには、届くはずの郵便物が差出人へと戻されてしまいますので注意しましょう。
出張は引っ越しではありませんが、郵便の転居届は簡単に出せますので、滞在先の住所が分かり次第手続きをしておくのをおすすめします。
転送サービスの注意点
郵便局に提出した転送届は、どの荷物でも転送してもらえるわけではありません。日本郵便が取り扱う手紙や荷物の転送のみです。ヤマト運輸や佐川急便といった民間の宅配サービスでの転送手続きは別途行う必要がありますので注意しましょう。
出張後すぐに転送サービスを利用したいと考えるのであれば、出張に向かう日の前日までに手続きをしておくようにします。手続きや登録は出張先からでも可能ですが、手続きから登録までに数日～数週間が必要です。そういった理由から、出張が決まればできるだけ早く手続きを開始しておくようにしましょう。
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転送届の提出方法は？
郵便物の転送サービスを利用する方法は3つあります。
まず、転居届を郵便局でもらい、最寄りの郵便局へ持参する方法です。住所がわかるのであれば、転居届をもらった郵便局で必要事項に記入し、提出しておくと簡単でしょう。その場で住所が分からないのであれば、ポストに投函するという方法もあります。また、インターネットを利用して転居届を出すのも時間のない出張者には人気の方法です。
ここからは、それぞれの手続き方法を詳しく紹介します。
郵便局の窓口
転居届を最寄りの郵便局でもらい、窓口に提出します。このとき、運転本人免許証や健康保険証、マイナンバーカードといった本人確認書類が必要です。これらの書類によって、申請者が実際に旧住所に住んでいたことを確認しますので、必ず持って行くようにしましょう。
ポストへ投函
郵便局でもらった転居届は、ポストに投函することも可能です。この場合には、本当にその人が転送を希望しているのかを確認する必要がありますので、後日、転居の事実確認や本人確認が行われることがあるでしょう。ポストへ投函する際でも切手を貼る必要がなく費用等もかかりません。
e転居の利用
住所変更に関する届け出は、インターネットサービスのe転居からも可能です。スマホからでも簡単にサービスの申込ができますので、非常に便利なサービスとして人気があります。ただし、パソコンから転送サービスに申し込む際には、携帯電話のメールアドレスは使用できませんので注意しましょう。
どの住所に転送する？
長期出張でも一カ所に滞在先する場合には滞在先に郵便物を転送してもらうのが一般的です。しかし、出張中に滞在先を転々とするようなケースでは、家族が暮らしている先に郵便物を転送してもらうのをおすすめします。
会社宛てに郵便物を転送してもらう方法もありますが、同僚などに中身を見られてしまうという心配もあるでしょう。そういった場合には、友人宅など安心して郵便物を預けられる場所を見つけておくのをおすすめします。
延長も可能
郵便物の転送サービスは届け出日から1年間のみ有効です。4月1日に届け出を出すと、新しい住所に転送してくれるのは翌年の3月31日までとなります。
サービスは、届け出を提出した日からの開始されますので、出張が延長された場合などには注意が必要です。出張期間が伸びても、手続きを行うと転送サービスの延長は可能です。手続きの方法は転居届と同じですので、それほど難しくはありません。
出張中のマンションにかかる費用を抑えるコツ
長期出張に出かけても、戻ってきたときにすぐに暮らせる家が必要でしょう。家具などを保管する場所も求められますので、出張前の住まいを置いておくという人がほとんどです。
賃貸マンションなどの場合には家賃がかかるものの、ガスや電話・電気・水道などは不在の手続きをしておくことで費用が抑えられます。ガス会社や電話会社、電気会社、水道局でそれぞれ手続きをする必要がありますが、少しでも費用が節約できますので、長期出張の際にはしておきたい手続きでしょう。
郵便物の転送で快適な出張を
長期出張時には郵便物を滞在先へと転送すると、出張先でも郵便物が受け取れて非常に便利です。サービスの届け出方法も簡単ですので、挑戦してみるのが良いでしょう。
出張が1年を超える場合には延長も可能ですが、出張から戻ったときにはすぐにサービスの停止を手続きをします。また、長期出張の場合にはガスや電気などの一時停止の手続きも必要です。
長期出張はさまざまな手続きが必要となりますので、出張手配サービスを利用し、出張手配にかかる時間だけでも抑えるのが良いでしょう。エルクトラベルを選ぶと、快適な出張手配をサポートしてくれます。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,900社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。メディア運営会社：https://www.tehaiplus.com/company/outline/
