事務仕事も管理もお任せ！横浜の出張手配を便利で快適にする方法

2021/01/26

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大きな港があり貿易などのビジネスでも注目が集まる横浜。
そんな横浜に出張をするときにはどのような出張手配を行うのが良いのでしょうか。

また、出張管理の方法が気になる人もいるようです。この記事では、横浜への出張手配について紹介しましょう。

横浜の特徴

神奈川県横浜市は、関東における主要都市の1つとして知られ、ビジネスが盛んな場所です。
東京からのアクセスの良い横浜駅周辺や新幹線が停車する新横浜を中心にビジネスエリアが広がり、多くの会社が集まっています。

また、横浜は羽田空港までのアクセスにも優れていることから、飛行機の利用にも便利なのが特徴です。
そのため、営業などで横浜へと出張をするメーカーや会社も多いといえるでしょう。

都心から少し離れているために物価が抑えられ、宿泊施設などが安く利用できるのも横浜の魅力です。
リーズナブルなレストランも多く、興味深い街としても知られています。

横浜への出張手配の問題

横浜へと出張をする会社は多いものの、横浜への出張手配にはさまざまな問題が生じることがあります。
そこで、横浜への出張手配で起こりがちな問題を紹介します。

秘書がつかないことが多い

出張手配は通常業務と並行して行われることが多いでしょう。
たくさんの仕事を抱えながら交通機関やホテルを手配するのは至難の業だといえます。

横浜への出張手配を秘書が担当してくれる会社もみられますが、ほとんどの会社では年収の高い秘書を雇うことは難しく、出張者が自分で出張手配をしています。

課ごとに秘書を設けるという方法もあるものの、この場合でも人件費がかかりすぎてしまうのが問題です。
このような理由から、横浜への出張は秘書をつけず、出張者が営業などの仕事をこなしながら自分で出張手配を行っています。

旅行と出張は異なる手配が必要

風光明媚な観光名所として知られる横浜に、旅行をした経験がある人も多いでしょう。

しかし、観光旅行と出張は目的が大きく違うため手配の方法も異なります。
出張経費は会社が支払うことから、観光パックではなく法人でも利用ができるパックなどを選ばなければならないのです。

そのため、出張手配の経験が少ない場合には困惑することもあるでしょう。
初めての出張を経験する人は、情報を検索することからのスタートであり、出張手配に時間がかかりすぎてしまうことがめずらしくありません。

勤務時間中に終わらず残業になることも

出張の経験が豊富でも、初めての場所への出張には手間がかかります。
また、自分の仕事と並行して出張手配を進める必要があり、出張の準備に追われながらの出張手配になるでしょう。

そういった理由から、勤務時間中に仕事が終わらず、残業となるケースもみられます。

残業代がつかない場合には、仕事へのモチベーションが低くなり、業務が効率化しなくなるのです。

出張管理が煩わしい

出張管理は総務が担当しているという会社は多く、出張数が増加することで総務の出張管理の仕事が増えます。

出張では出張前の出張申請から出張後の出張報告書までの事務仕事が必要ですが、これらの書類の管理をするのは総務だといえるのです。

出張報告書に添えられた領収書なども管理し、後日精算等の事務仕事もあるでしょう。

出張者が多い場合には総務の業務量が格段と増えることが問題とされています。

出張手配の業務を削減する方法

出張手配にかかる業務を少しでも削減するには、いくつかのポイントに注意することが大切です。
ここからは、出張手配の業務を削減する方法を紹介しましょう。

経験豊富なスタッフに任せる

出張が多い会社では、出張経験が豊富なスタッフも増えるでしょう。
こうしたスタッフは何度も出張を経験しているため、出張手配をスムーズに行えます。

そういった理由から、出張手配を経験豊富な一定の人材に任せるのも1つの方法でしょう。
そうすることで、出張者は営業などの仕事に専念でき、業務の効率化が目指せます。

ただし、出張手配を専門とする人材を正社員として雇うと、企業にとってコストがかかりすぎてしまうでしょう。
経費削減を目指すのであれば、派遣などの時給で働くアシスタントを募集するのが賢明です。

旅行会社に依頼

旅行会社というのは交通機関や宿泊施設を手配する専門家です。
横浜に精通したスタッフが働いている可能性も高いため、出張先に応じた宿泊施設の手配が可能でしょう。

何より、旅行会社は出張手配の経験も豊富ですので、安心して任せられるのが魅力です。

旅行会社特有の法人パックなどがあるケースでは、出張費を抑えることも可能でしょう。
海外出張にも対応している旅行会社もあり、海外航空券なども簡単に購入できます。

旅行会社に依頼するデメリット

旅行会社に出張手配を依頼すると、仕事と並行して出張手配が行えます。
旅行会社であれば経験も豊富ですので、万全のサポートが期待できるでしょう。

ただし、旅行会社は手数料や利用料がかかることを忘れてはいけません。

旅行会社のなかには、出張手配の月額料金が発生するところもあるのです。
毎月出張があり、利用する機会の多い会社であれば問題はありませんが、数カ月に1度の出張のために毎月の利用料を支払のは無駄だといえるでしょう。

また、航空券の発券手数料を料金連動型としているところはめずらしくなく、高額になる海外への航空券の場合には、発券手数料がかかりすぎてしまうことが多いのです。

さらに、1度の利用でもさまざまなデータが保存され、新着のお知らせなどの営業メールが次々と届くことがあります。

新着の営業メールは仕事中にも届くことから、業務効率が下がることも考えられるでしょう。

出張手配はエルクトラベルにおまかせ

出張手配にかかる費用や手間を抑えたいと考えるのであれば、株式会社エルクのエルクトラベルに相談してみるのがおすすめです。

株式会社エルクは、横浜の出張手配の経験が豊富ですので、快適な横浜出張が手配できるでしょう。

ここからは、株式会社エルクのエルクトラベルに横浜の出張手配を依頼するメリットを紹介します。

横浜の宿泊施設検索が楽に！

株式会社エルクのエルクトラベルは、楽天トラベル・じゃらんと提携しています。
そのため、豊富な宿泊施設の中から、自分に適した横浜のホテルが選べるのが魅力でしょう。
検索方法も簡単で、営業の仕事と並行して宿泊施設が探せますので、仕事が進まないといった問題が起こりにくくなります。

また、楽天トラベル・じゃらんの空室状況ともリンクしており、リアルタイムで利用できるホテルがわかるのも魅力です。
その結果、出張手配における事務作業や手間が削減できるでしょう。

新着もわかりやすく、横浜への出張経験がない人でも秘書を雇うことなく出張手配ができるようになるのです。

新横浜への新幹線の手配を安く快適に！

新横浜駅を利用すると新幹線でのアクセスが可能です。

したがって、新幹線を利用して横浜出張をする人も多いでしょう。
ただ、新幹線の手配を秘書に任せられない場合には、事務仕事が面倒だと感じることがあります。

その点、株式会社エルクンのエルクトラベルでは新横浜行きの新幹線の手配が簡単です。

ダイヤ情報などの問い合わせにも経験豊富な専門スタッフが対応しますので、出張の時間にぴったりの新横浜行きの新幹線が見つかるでしょう。

また、株式会社エルクでは、新幹線の切符の無料デリバリーもOKです。
自分でチケットを取りに行く手間が省けるため、仕事がスムーズに進み、業務効率が向上するでしょう。

海外の出張手配も簡単に！

羽田空港や成田空港へのアクセスも可能な横浜では、海外出張も多いといえるでしょう。

横浜へと出張し、そこから海外出張へと旅立つケースもめずらしくありません。
そのため、海外への出張手配ができるかもポイントだといえます。株式会社エルクでは海外の出張手配の経験も豊富です。
海外に出張すると、英語をはじめとした外国語が必要ですが、日本でしっかりと手配をしておくと不安を感じることがありません。

海外への出張経験がない場合でも、株式会社エルクのエルクトラベルの支援があれば秘書の力を借りなることなく海外出張手配が完結できるのも魅力でしょう。

また、株式会社エルクの海外航空券の発券手数料は一定に設定されているのも特徴です。
手数料が海外航空券の料金と連動していませんので、遠方へのフライトでも発券手数料が抑えられます。